Pernah mengalami barang yang harusnya dikirim, tapi malah nyangkut di gudang karena dokumen nggak jelas? Atau pesanan pelanggan tertunda karena ada kesalahan administrasi?

Nah, di sinilah Delivery Order (DO) berperan penting. Tapi, sebenarnya apa itu DO? Kenapa masih banyak yang keliru membedakannya dengan surat jalan?

Yuk, kita bongkar satu per satu!

Apa Itu Delivery Order?

Delivery Order (DO) adalah dokumen yang berisi perintah untuk mengeluarkan dan mengirim barang ke penerima. Biasanya, DO dibuat oleh pemilik stok barang, seperti distributor atau supplier, lalu diberikan kepada kurir atau ekspedisi yang akan mengantarkan barang.

Di Indonesia, DO banyak digunakan dalam berbagai bisnis, seperti ritel, manufaktur, dan e-commerce. Dengan adanya DO, proses pengiriman jadi lebih terstruktur dan meminimalkan risiko kesalahan, seperti barang salah kirim atau jumlah yang tidak sesuai pesanan.

Dalam sistem logistik modern, DO sering dibuat secara digital dan terintegrasi dengan teknologi seperti Warehouse Management System (WMS) dan Enterprise Resource Planning (ERP).

Tanpa DO yang jelas, proses pengiriman bisa berantakan. Beberapa masalah yang bisa terjadi antara lain:

• Barang tertahan di gudang: Tanpa DO, gudang tidak punya instruksi resmi untuk mengeluarkan barang, jadi barang bisa saja tetap di tempat dan tidak dikirim.
• Kurir bingung di jalan: Kurir butuh dokumen sebagai bukti pengiriman. Kalau DO tidak ada atau tidak jelas, kurir bisa kesulitan saat mengantar barang.
• Pelanggan menerima barang yang salah: DO berisi daftar barang yang harus dikirim. Jika tidak ada DO, bisa saja gudang salah mengemas atau mengirim barang ke alamat yang keliru.

Intinya, tanpa DO, pengiriman bisa kacau dan menyebabkan keterlambatan, salah kirim, atau bahkan barang tidak sampai ke pelanggan.

Baca Juga: Estimasi Pengiriman Kok Lama? Ini Penyebab dan Solusinya

Apa Manfaat dan Fungsi Delivery Order?

Kenapa DO itu penting? Nah, berikut beberapa manfaatnya:

• Sebagai Bukti Permintaan Pengiriman: DO memastikan bahwa barang yang dikirim memang sesuai dengan pesanan pelanggan.
• Mengurangi Kesalahan dalam Pengiriman: Dengan DO, pihak gudang dan logistik punya referensi yang jelas mengenai jumlah, jenis, dan penerima barang.
• Mempermudah Pelacakan Barang: Dalam sistem manajemen logistik, DO membantu melacak status barang, apakah sudah diproses, dikirim, atau diterima.
• Dokumen Pendukung untuk Administrasi dan Audit: DO sering dijadikan bukti dalam pencatatan keuangan atau audit bisnis.

Bagaimana Proses Delivery Order?

Proses delivery order cukup sederhana, tapi harus dilakukan dengan teliti agar tidak terjadi kesalahan. Ini tahapannya:

1. Pelanggan Memesan Barang: Pelanggan memesan barang lewat email, marketplace, atau sistem bisnis seperti ERP.
2. Penjual atau Distributor Menerbitkan DO: Setelah pesanan masuk, penjual akan membuat DO yang berisi detail barang, jumlah, dan alamat penerima.
3. Gudang atau Logistik Memproses DO: Tim gudang membaca DO dan menyiapkan barang sesuai pesanan.
4. Kurir Mengirim Barang: Setelah siap, barang dikirim oleh kurir atau jasa ekspedisi sesuai alamat di DO.
5. Pelanggan Menerima Barang: Saat barang sampai, pelanggan menandatangani bukti penerimaan (bisa digital atau cetak) sebagai tanda bahwa barang sudah diterima.

Baca Juga: Arti dan Pentingnya Lead Time dalam Pengelolaan Logistik

Apa Bedanya Delivery Order dengan Surat Jalan?

Banyak yang masih salah kaprah dengan DO dan surat jalan. Meskipun keduanya terkait dengan pengiriman barang, tapi fungsinya berbeda, lho. Berikut perbedaan utamanya:

Apa Tantangan dalam Implementasi Delivery Order?

Meskipun DO sangat penting, ada beberapa tantangan yang sering dihadapi dalam penggunaannya di Indonesia:

• Kesalahan dalam Input Data: Jika data dalam DO tidak sesuai dengan pesanan sebenarnya, bisa menyebabkan keterlambatan dan ketidaktepatan pengiriman.
• Kurangnya Digitalisasi: Banyak bisnis yang masih menggunakan metode manual dalam pembuatan DO, sehingga lebih rentan terhadap human error.
• Koordinasi dengan Pihak Eksternal: Dalam rantai pasok yang kompleks, komunikasi yang tidak efektif bisa menghambat eksekusi DO dengan tepat.
• Kurangnya Standarisasi Dokumen: Beberapa perusahaan memiliki format DO yang berbeda-beda, sehingga bisa membingungkan pihak logistik.

Baca Juga: Perbedaan Just in Time dan Just in Case dalam Logistik

Pantau Pengiriman secara Real Time dengan forwarder.ai

Jadi, sekarang kamu sudah tahu apa itu delivery order, manfaatnya, prosesnya, dan perbedaannya dengan surat jalan. Jangan biarkan masalah pengiriman barang menghambat bisnis kamu.

Kalau selama ini pengiriman masih manual dan ribet, saatnya coba forwarder.ai. Dengan platform digital modern, kamu bisa memantau pengiriman secara real time lewat dashboard pribadi, booking dan pembayaran yang mudah, serta mendapat kuotasi instan.

Yuk, nggak perlu pusing lagi soal logistik, mulai pakai forwarder.ai dan nikmati kemudahan pengiriman barang!