Stock Opname

Stock opname adalah penghitungan fisik persediaan untuk membandingkan barang yang benar-benar tersedia dengan catatan stok. Hasilnya membantu menemukan perbedaan jumlah, lokasi, atau identitas item. Bentuk penghitungan dapat berupa hitung menyeluruh atau pemeriksaan berkala pada bagian tertentu.

Sebelum menghitung, organisasi biasanya menetapkan area, tanggal, petugas, dan cara merekam hasil. Pergerakan barang selama penghitungan perlu dikendalikan atau dicatat agar satu unit tidak terlewat maupun dihitung dua kali. GAO menjelaskan penggunaan count sheet, tag, dan sistem lokasi sebagai cara mengendalikan kelengkapan hitung.

Penghitungan dan pembandingan

Petugas menghitung barang pada lokasi yang ditentukan, lalu merekam identitas dan jumlahnya. Penggunaan SKU atau penanda lokasi dapat membantu memisahkan varian dan rak. Jika dilakukan cycle count, sistem dapat menghasilkan daftar item atau lokasi yang perlu dihitung pada suatu hari.

Sebagai contoh hipotetis, catatan sistem menunjukkan 48 unit pada satu rak, sementara hitungan fisik menemukan 46. Selisih dua unit perlu ditelusuri melalui transaksi penerimaan, pengambilan, perpindahan, atau catatan kerusakan sebelum saldo diperbarui. Angka dalam contoh tidak mewakili tingkat selisih normal.

Pemeriksaan silang membantu memastikan semua item yang tercatat benar-benar dihitung dan tidak ada barang fisik yang tertinggal dari catatan. GAO menekankan pengendalian kelengkapan, pencatatan count, dan rekonsiliasi. Selisih yang telah dikonfirmasi dapat diproses melalui otorisasi dan prosedur penyesuaian yang berlaku.

Menangani selisih dengan tertelusur

Stock opname berbeda dari sekadar melihat stok di layar. Penghitungan fisik menghasilkan bukti mengenai barang yang ditemukan pada saat hitung, sementara catatan sistem menunjukkan posisi yang tercatat. Membandingkan keduanya membuat perbedaan terlihat, tetapi penyebabnya masih perlu diperiksa.

Warehouse Checker dapat membantu memeriksa jumlah dan kecocokan barang dalam kegiatan penerimaan atau pengiriman, sedangkan stock opname memusatkan penghitungan pada akurasi persediaan. Dua pekerjaan ini dapat menggunakan data yang sama, tetapi cakupan dan waktu pelaksanaannya tidak selalu sama.

Jadwal stock opname dapat berbentuk tahunan, per kategori, atau cycle count, tergantung risiko dan kebutuhan pencatatan. Yang penting, metode, cakupan, hasil, dan tindak lanjutnya terdokumentasi. Catatan hitung yang dapat ditelusuri memudahkan rekonsiliasi sekarang dan pemeriksaan pada periode berikutnya.

Hasil penghitungan dapat disimpan bersama tanggal, area, petugas, SKU, jumlah, dan referensi dokumen yang diperiksa. Jika ditemukan selisih, catat pemeriksaan lanjutan dan keputusan penyesuaian dalam jejak yang sama. WMS atau Inventory dapat menyimpan sebagian informasi tersebut, sementara lembar hitung membantu memandu pekerjaan fisik. Rekaman yang terhubung mendukung rekonsiliasi berikutnya.