Booking

Booking adalah pemesanan atau reservasi ruang muat untuk suatu pengiriman. Dalam pengiriman laut, proses ini menghubungkan kebutuhan shipper dengan rencana transportasi carrier. Booking request merupakan permintaan yang diajukan. Booking confirmation baru tersedia setelah booking tersebut dikonfirmasi.

Perbedaan request dan confirmation perlu dipertahankan sejak awal. Nomor atau status permintaan membantu melacak proses pengajuan, sementara rincian transport plan dibaca dari booking confirmation yang benar-benar tersedia untuk shipment tersebut.

Booking Request dan Booking Confirmation

Booking request berisi rute, layanan, dan detail awal kargo yang diminta. Pengajuan dapat dilakukan oleh shipper atau melalui freight forwarder. Data yang diminta berbeda menurut moda, layanan, dan sistem carrier, sehingga formulir aktual menjadi acuan untuk melengkapi permintaan.

Dalam contoh Maersk, booking confirmation tersedia setelah booking dikonfirmasi dan memuat rincian yang relevan dari cargo transport plan. Halaman pengelolaan shipment-nya menampilkan contoh informasi seperti port, vessel, waktu keberangkatan atau kedatangan, container, serta dokumen. Ini adalah contoh carrier, bukan format tunggal untuk semua booking.

Quotation menjelaskan penawaran harga dan cakupan layanan. Booking confirmation mencatat hasil proses booking dan transport plan yang tersedia, sedangkan Bill of Lading mencatat informasi pengangkutan dan berfungsi sebagai dokumen pengangkutan. Ketiga dokumen tersebut menjawab kebutuhan yang berbeda.

Informasi yang Digunakan untuk Booking

Pada alur pemesanan digital, pengguna memilih rute dan jenis layanan lalu memasukkan detail pengiriman yang diminta. Informasi tersebut menjadi dasar proses booking dan konfirmasi operasional berikutnya. Kolom yang perlu diisi harus mengikuti formulir serta instruksi pada layanan yang dipilih.

Dangerous Goods dalam bentuk kemasan yang diangkut melalui laut mengikuti ketentuan IMDG yang berlaku, termasuk klasifikasi, pengemasan, penandaan, dokumentasi, dan penataan. Karena itu, detail muatan berbahaya tidak diperlakukan seperti data general cargo biasa.

Hubungan Booking dengan Dokumen dan Batas Waktu

Shipping Instruction menyediakan informasi yang digunakan carrier untuk menyiapkan Bill of Lading. Dalam alur Maersk, batas akhir pengiriman Shipping Instruction dapat terlihat pada booking confirmation. Batas seperti ini disebut Cut-off Time dan harus dibaca dari confirmation atau antarmuka shipment yang berlaku.

Untuk packed container yang akan dimuat ke kapal dalam cakupan SOLAS, shipper wajib memberikan Verified Gross Mass cukup awal agar stowage plan dapat disusun. VGM merupakan syarat sebelum pemuatan ke kapal. Maersk, sebagai contoh carrier, menyampaikan batas deklarasi VGM pada saat booking melalui booking confirmation.

ETD dan ETA dalam Booking

ETD adalah perkiraan waktu keberangkatan, sedangkan ETA adalah perkiraan waktu kedatangan. Keduanya membantu pembaca memahami transport plan di sekitar booking. Karena keduanya berupa estimasi waktu, pembaruan shipment perlu dibaca dari informasi carrier yang tersedia.

Contoh Alur Booking

Sebagai ilustrasi, seorang shipper mengajukan booking request untuk satu kontainer pada rute dan minggu keberangkatan tertentu. Setelah booking dikonfirmasi, booking confirmation tersedia dengan transport plan dan tugas dokumen yang perlu diselesaikan. Confirmation tersebut menjadi acuan untuk tugas operasional setelah booking.

Shipper kemudian melengkapi Shipping Instruction. Setelah kontainer dikemas dan ditimbang, shipper menyampaikan VGM sebelum cut-off yang tercantum pada booking confirmation jika pengiriman berada dalam cakupan aturan tersebut. Tugas lain mengikuti rincian pada shipment. Jika rincian pengiriman perlu berubah, fungsi amendment pada sistem carrier merupakan salah satu cara memperbarui booking; hasil terbaru perlu dibaca dari shipment details yang telah diperbarui.

Peran Booking dalam Proses Pengiriman

Booking menghubungkan permintaan pengirim dengan transport plan carrier. Request memulai pengajuan, confirmation menyajikan hasil proses booking, dan tugas dokumen melengkapi tahap operasional sesudahnya. Urutan ini menjelaskan fungsi booking tanpa menyamakan permintaan, konfirmasi, dan dokumen pengangkutan.