Shipping Instruction

Shipping Instruction adalah kumpulan data pengiriman yang disampaikan untuk melengkapi reservasi pengangkutan dan menjadi dasar pembuatan Bill of Lading. SI berfungsi sebagai data tambahan yang dikirim pengirim setelah reservasi. Instruksi ini memuat fakta dan arahan yang dibutuhkan carrier untuk menyusun dokumen angkutan.

Shipping Instruction sering disingkat SI. Dokumen atau pesan ini bukan pengganti kontrak pengangkutan dan tidak memiliki status hukum tersendiri. Nilainya terletak pada data operasional yang diteruskan ke dokumen dan proses berikutnya.

Data yang Diisi dalam Shipping Instruction

Data pihak mencakup pengirim dan Consignee, serta pihak pemberitahuan bila diperlukan. Nama legal, alamat, kontak, dan referensi perlu mengikuti struktur dokumen tujuan. Penggunaan singkatan internal yang tidak dikenali pihak lain dapat menyebabkan hasil dokumen berbeda dari maksud pengirim.

Data rute mencakup Port of Loading dan Port of Discharge, berikut tanggal atau referensi perjalanan yang relevan. Informasi kargo dapat meliputi uraian, jumlah, volume, berat, tanda kemasan, serta instruksi khusus. Bidang wajib mengikuti carrier, jenis muatan, dan rute.

Alur dari SI ke Dokumen Angkutan

Setelah SI diterima, data diproses menjadi draft dokumen angkut. Draft tersebut memberi kesempatan untuk mencocokkan ejaan pihak, angka kargo, pelabuhan, dan instruksi release dengan sumber aslinya. Persetujuan draft sebaiknya dipahami sebagai persetujuan data yang tampil, bukan verifikasi fisik kargo.

Carrier dapat menyediakan kanal daring, unggahan berkas, atau format lain untuk pengajuan SI. Contoh antarmuka satu carrier tidak menjadi aturan universal. Status submitted, pending, accepted, dan amendment perlu dibaca menurut definisi sistem yang digunakan.

Koreksi dan Perubahan Data

Bila data berubah setelah SI dikirim, koreksi dilakukan melalui alur amendment yang berlaku. Perubahan pada nama pihak, rute, uraian kargo, atau instruksi khusus dapat memengaruhi draft dan proses lain. Dampak, batas waktu, dan biaya koreksi mengikuti ketentuan carrier serta tahap penerbitan dokumen.

Sumber koreksi harus jelas. Berat diperbarui dari hasil pengukuran yang relevan, jumlah koli dari data pengepakan, dan nama perusahaan dari identitas legal. Mengubah satu kolom tanpa menelusuri sumbernya berisiko memindahkan ketidaksesuaian ke dokumen berikutnya. Nomor referensi serta waktu perubahan membantu menghubungkan versi lama dan versi terbaru.

Perbedaan SI, Booking, dan Bill of Lading

Booking adalah reservasi rencana pengangkutan. SI melengkapi reservasi dengan data untuk dokumentasi. Dokumen angkut merupakan keluaran yang mencatat hubungan pengangkutan menurut jenisnya. Ketiganya terhubung, tetapi status satu tahap tidak membuktikan bahwa tahap lain sudah selesai.

Sebagai contoh, reservasi telah dikonfirmasi dengan perkiraan berat, lalu angka final diperoleh setelah pengepakan. Shipper memperbarui data melalui SI dan memeriksa angka itu pada draft dokumen. Contoh tersebut menunjukkan aliran data serta perlunya membedakan angka perkiraan dari angka final, tanpa menganggap perubahan selalu diterima setelah batas operasional tertentu. Riwayat perubahan pun tetap dapat ditelusuri secara utuh.