RFQ (Request for Quotation)

RFQ adalah Request for Quotation, yaitu permintaan kepada pemasok untuk memberikan quotation atau penawaran atas kebutuhan yang dijelaskan. Dokumen ini lazim digunakan ketika organisasi ingin memperoleh dan membandingkan harga, tarif, atau biaya untuk barang maupun layanan dengan spesifikasi yang cukup terdefinisi.

Permintaan dapat memuat jenis dan jumlah barang, spesifikasi, lokasi, jadwal, masa berlaku harga, biaya tambahan, serta syarat penyerahan yang perlu dihitung pemasok. Semakin seragam ruang lingkup dan asumsi yang diberikan, semakin mudah pembeli memahami apakah quotation membandingkan layanan yang setara. Detail komersial yang berbeda tetap perlu ditandai.

Membandingkan quotation secara setara

Harga total mungkin menggabungkan komponen yang berbeda: biaya dasar, penanganan, biaya tambahan, pajak, atau layanan opsional. Pembeli perlu melihat apa yang sudah termasuk dan asumsi apa yang digunakan. Penawaran yang nominalnya lebih rendah belum tentu mempunyai ruang lingkup identik bila layanan, jangka waktu, atau pengecualiannya berbeda.

Sebagai ilustrasi hipotetis, dua Contractor diminta menghitung layanan angkutan untuk jenis barang dan lokasi yang sama. Penawaran pertama mencakup penjemputan, sedangkan penawaran kedua menghitung biaya itu secara terpisah. Tabel perbandingan dapat memisahkan tarif dasar, komponen tambahan, waktu berlaku, dan cakupan agar perbedaan terlihat.

Perbedaan RFQ dari RFP

RFQ berpusat pada quotation untuk spesifikasi tertentu, sedangkan RFP meminta proposal tentang cara memenuhi kebutuhan yang mungkin lebih terbuka. Dalam RFP, pendekatan, metode pelaksanaan, serta kemampuan vendor dapat menjadi bagian penting evaluasi. Dalam RFQ, pembanding harga lebih menonjol, walaupun informasi teknis tetap dapat diperlukan untuk memastikan kesetaraan.

Dalam pengadaan federal Amerika Serikat, FAR Part 13 membedakan quotation dari offer pada kondisi yang diatur di dalamnya. Efek hukum tersebut merupakan konteks proses pemerintah A.S. dan tidak boleh diasumsikan berlaku sama pada pengadaan komersial atau di Indonesia. Arti praktis dokumen harus dibaca bersama undangan, syarat, dan aturan yang berlaku.

RFQ membantu mengumpulkan penawaran yang dapat ditinjau berdampingan, tetapi penerimaan quotation belum selalu berarti kontrak terbentuk. Organisasi tetap perlu mengikuti otorisasi dan prosedur pemilihannya. Ketika kebutuhan belum dapat dibandingkan melalui harga saja, permintaan proposal yang lebih luas mungkin lebih sesuai daripada hanya mengumpulkan quotation.

Setelah penawaran diterima, tim dapat mengklarifikasi asumsi, memeriksa kesesuaian spesifikasi, dan mendokumentasikan alasan pemilihan. Simpan pula versi quotation serta masa berlaku yang disampaikan pemasok agar pembahasan berikutnya merujuk pada dasar yang sama. Langkah ini membantu menjaga keterlacakan proses pembelian dari permintaan hingga keputusan.