Notify Party

Notify Party adalah orang atau perusahaan yang dicantumkan untuk menerima pemberitahuan ketika kargo tiba di pelabuhan tujuan. Carrier atau penerbit arrival notice memakai data kontak tersebut untuk menyampaikan informasi kedatangan. Peran ini berfokus pada komunikasi dan tidak dengan sendirinya memberi hak mengambil atau menguasai barang.

Consignee adalah pihak yang menerima konsinyasi menurut kontrak pengangkutan atau dokumen transportasi. Notify party dapat merupakan perusahaan yang sama, tetapi dapat pula berupa pihak berbeda seperti agen tujuan atau pihak yang mengoordinasikan proses kedatangan. Nama pada tiap kolom menentukan peran dalam dokumen itu.

Perbedaan Notify Party dan Shipper

Shipper berada di sisi pengiriman dan menyediakan informasi kargo untuk proses pengangkutan. Notify party berada di sisi komunikasi kedatangan. Keduanya dapat saling berhubungan dalam satu transaksi, namun penempatan pada kolom yang berbeda menunjukkan fungsi yang berbeda. Identitas pihak tidak dapat ditentukan hanya dari kedekatannya dengan barang.

Bill of Lading atau waybill menjadi tempat utama untuk membaca siapa yang ditetapkan sebagai notify party. Nama perusahaan, alamat, surel, nomor telepon, negara, dan referensi kontak perlu ditulis secara konsisten dengan instruksi dokumentasi. Singkatan yang tidak jelas dapat menghambat penyampaian informasi pada saat kargo mendekati tujuan.

Notify Party dalam Data Manifest

Data pihak pada dokumen pengangkutan dapat diteruskan ke Manifest atau pengajuan kepabeanan sesuai rezim yang berlaku. DCSA juga mengenal also notify, yaitu pihak tambahan yang diberi pemberitahuan bersama notify party utama. Jumlah kolom, urutan pihak, dan kewajiban pengisiannya mengikuti model data serta aturan pengajuan terkait.

Delivery Order berfungsi pada tahap pelepasan kargo, sedangkan pemberitahuan kedatangan memberi tahu bahwa shipment dijadwalkan tiba. Menerima notifikasi belum berarti semua persyaratan release sudah selesai. Dokumen transportasi, identitas penerima, ketentuan lokal, dan instruksi pelepasan tetap menentukan siapa yang dapat menerima barang.

Informasi yang Diterima Notify Party

Arrival notice dapat memuat referensi shipment, kapal dan perjalanan, perkiraan tiba, Port of Discharge, serta instruksi operasional dari penerbitnya. Isinya berbeda menurut sistem dan jenis pengiriman. Notify party menggunakan informasi tersebut untuk mengoordinasikan dokumen, penerima, atau pihak tujuan tanpa mengubah status hukum dokumen pengangkutan.

Tahap Delivery terjadi setelah kargo dilepas dan diteruskan ke titik serah yang disepakati. Notify party dapat membantu koordinasi, tetapi pihak yang menerima pengantaran ditentukan oleh dokumen dan instruksi shipment. Pemisahan ini penting ketika agen menerima pemberitahuan sementara consignee atau penerima aktual berada di lokasi lain.

Contoh Penempatan Notify Party

Sebagai contoh, sebuah B/L mencantumkan pembeli sebagai consignee dan agen tujuan sebagai notify party. Ketika kapal mendekati pelabuhan, agen menerima arrival notice lalu meneruskan informasi yang relevan kepada pembeli. Agen membantu koordinasi kedatangan, sedangkan hak penerimaan serta proses pelepasan tetap mengikuti dokumen shipment yang berlaku.