Dispatch

Dispatch adalah proses operasional untuk menugaskan dan memberangkatkan kendaraan atau kurir agar order pengiriman berjalan sesuai rencana. Proses ini mengubah daftar order menjadi pekerjaan yang mempunyai pengemudi, kendaraan, urutan, dan waktu keberangkatan.

Dispatch dapat dilakukan manual oleh dispatcher atau dibantu Delivery Management System. Sistem membantu menampilkan data, tetapi keputusan tetap mengikuti kapasitas, aturan kerja, kondisi kendaraan, dan kebutuhan layanan.

Data yang Dibutuhkan untuk Dispatch

Dispatcher memerlukan alamat, waktu layanan, jumlah dan ukuran muatan, kebutuhan penanganan, serta prioritas order. Data Fleet menunjukkan kendaraan yang tersedia beserta kapasitasnya, sedangkan data pengemudi menunjukkan kesiapan dan batas tugas.

Manifest atau daftar muatan membantu mencocokkan barang dengan kendaraan. Sebelum berangkat, jumlah koli, urutan kunjungan, dokumen, dan instruksi khusus perlu menggunakan referensi order yang sama.

Tahapan Proses Dispatch

Proses dimulai dengan mengelompokkan order, memilih kendaraan, menetapkan pengemudi, lalu menyusun urutan keberangkatan. Pada operasi hub, kendaraan dapat diberangkatkan dari Distribution Center setelah pemuatan dan pemeriksaan muatan selesai.

Ketika kendaraan bergerak, status dispatch dicatat bersama waktu aktual. Perubahan rute, kendaraan pengganti, order yang dibatalkan, atau keterlambatan perlu diperbarui agar tim berikutnya tidak bekerja dari rencana lama.

Dispatch, Delivery, dan ePOD

Dispatch terjadi saat pekerjaan dialokasikan dan diberangkatkan. Delivery mencakup perjalanan serta serah terima barang. Karena itu, status dispatched tidak berarti barang telah diterima oleh pelanggan.

ePOD dicatat setelah serah terima atau percobaan penyerahan, sedangkan dispatch berada di awal perjalanan. Keduanya dapat muncul pada satu sistem, tetapi merekam peristiwa yang berbeda.

Status dan Perkiraan Waktu

Status assigned berarti order sudah mempunyai penugasan, sementara dispatched biasanya menunjukkan kendaraan telah diberangkatkan atau memasuki tahap perjalanan menurut definisi sistem. Arti setiap status harus didokumentasikan agar laporan antartim konsisten.

Delivery Estimate dapat dihitung setelah rute dan waktu berangkat diketahui. Estimasi tersebut perlu diperbarui ketika urutan drop, kondisi lalu lintas, atau waktu layanan berubah.

Contoh Dispatch

Sebagai contoh, delapan order dibagi ke dua kendaraan berdasarkan kapasitas dan wilayah. Dispatcher menetapkan urutan kunjungan, menyerahkan manifest, lalu mencatat waktu berangkat. Ketika satu kendaraan bermasalah, order yang belum dikirim dialihkan dan status penugasannya diperbarui.

Laporan dispatch sebaiknya memisahkan waktu assigned, waktu kendaraan benar-benar berangkat, dan waktu order selesai. Pemisahan ini mencegah keterlambatan persiapan dianggap sebagai keterlambatan perjalanan, atau sebaliknya.

Catatan alasan perubahan juga penting ketika penugasan dialihkan. Data tersebut menjelaskan apakah perubahan berasal dari kapasitas, kendaraan, pengemudi, alamat, atau prioritas order.

Untuk serah terima antar-shift, catatan operasional sebaiknya memuat order aktif, kendaraan, posisi terakhir, kendala, dan tindakan berikutnya. Struktur ini membantu dispatcher berikutnya melanjutkan penugasan tanpa menebak status terakhir.