Unit of Measure atau UoM adalah satuan dasar untuk menentukan bagaimana kuantitas barang dihitung, disimpan, dipindahkan, dibeli, maupun dijual dalam sistem inventory. Sistem warehouse juga dapat menggunakan conversion rate agar satu barang dapat diproses menggunakan beberapa satuan yang berbeda tanpa kehilangan akurasi stok.
Dalam aktivitas warehouse, jumlah barang tidak selalu dihitung dengan cara yang sama. Satu produk dapat dibeli dalam carton, disimpan dalam pallet, tetapi digunakan atau dijual per pcs. Jika satuannya tidak diatur dengan jelas, perbedaan pencatatan dapat menimbulkan selisih stok, kesalahan receiving, hingga ketidaksesuaian antara invoice dan inventory.
Untuk itu, kamu perlu tahu perhitungan UoM dalam warehouse dan inventory agar perhitungan antara barang masuk dan keluar tetap stabil. Simak informasinya di artikel ini!
Apa Itu UoM?
UoM adalah singkatan dari Unit of Measure, yaitu satuan yang digunakan untuk mengukur atau menghitung jumlah suatu barang. Dalam warehouse, UoM digunakan saat perusahaan menerima, menyimpan, memindahkan, menghitung, mengambil, dan mengirim barang.
Contoh paling sederhana adalah produk yang dikemas dalam carton, misalnya susu. Supplier mungkin mengirim 10 carton, tetapi setiap carton berisi 24 pcs susu. Warehouse dapat mencatat transaksi receiving dalam carton, namun sistem akan mengubah perhitungan menjadi 240 pcs sebagai stok utama (24 pcs dikalikan 10 carton).
Perubahan perhitungan unit dari carton ke pcs inilah yang memungkinkan terjadinya ketidaksesuaian unit. Makanya, perusahaan perlu menggunakan satuan yang sesuai untuk setiap proses tanpa mengubah jumlah barang sebenarnya. Di sini peran UoM sangat dibutuhkan.
Lebih jauh, UoM juga dapat disebut sebagai stocking unit, sales unit, atau purchase unit tergantung fungsi yang digunakan dalam sistem. Beberapa warehouse menetapkan satu primary UoM sebagai satuan utama untuk mencatat stok, lalu menggunakan satuan lain untuk transaksi pembelian, penjualan, atau pergerakan barang.
Maka dari itu, UoM bukan sekadar singkatan satuan seperti pcs atau kg. Dalam inventory management, UoM menjadi bagian dari struktur data SKU yang menentukan bagaimana kuantitas barang diproses oleh sistem.
Apa Fungsi UoM dalam Warehouse?
UoM membantu warehouse menjaga konsistensi pencatatan barang dari proses receiving hingga outbound.
- Menyeragamkan pencatatan stok: Setiap SKU memiliki satuan yang jelas sehingga quantity tidak ditulis secara berbeda-beda oleh setiap bagian.
- Mempermudah stock opname: Tim inventory dapat menghitung barang menggunakan satuan yang konsisten dengan data pada WMS.
- Mengurangi kesalahan quantity: Conversion rate membantu mencegah kesalahan ketika barang diterima dalam carton tetapi dicatat sebagai pcs.
- Memudahkan purchasing dan receiving: Tim procurement dapat membeli dalam carton atau pallet tanpa kehilangan akurasi jumlah stok di warehouse.
- Membantu perhitungan kapasitas warehouse: Informasi pallet, carton, dan unit membantu warehouse merencanakan kapasitas penyimpanan dan kebutuhan slot.
- Mendukung integrasi WMS: Sistem dapat menggunakan UoM yang berbeda untuk receiving, inventory, dan fulfillment selama conversion antar unit telah ditentukan.
Apa Saja UoM yang Umum Digunakan?
Jenis UoM yang digunakan warehouse bergantung pada karakteristik barang dan cara perusahaan menjalankan proses inventory. Berikut ini beberapa yang umum digunakan:
- Pieces (pcs): Digunakan untuk menghitung barang satuan seperti botol, spare part, pakaian, atau komponen elektronik.
- Unit: Digunakan untuk barang yang dihitung berdasarkan satu unit produk, misalnya satu mesin, satu kendaraan, atau satu perangkat.
- Box: Digunakan untuk barang yang dikemas dalam kotak dan dipindahkan atau dijual dalam satuan box.
- Carton (ctn): Umum digunakan untuk kemasan yang berisi sejumlah unit produk, terutama dalam proses receiving dan outbound.
- Pallet: Digunakan ketika barang dihitung berdasarkan satu unit pallet yang berisi sejumlah carton atau produk.
- Kilogram (kg): Cocok untuk barang yang perhitungannya lebih relevan berdasarkan berat, seperti bahan baku, bahan kimia tertentu, atau komoditas.
- Liter (L): Umum digunakan untuk cairan seperti oli, bahan pembersih, atau produk kimia.
- Meter (m): Digunakan untuk barang dengan panjang sebagai ukuran utama, seperti kabel, kain, atau pipa.
- Roll: Cocok untuk material yang digulung, seperti kabel, film plastik, atau material packaging.
- Set: Digunakan ketika beberapa komponen dianggap sebagai satu kesatuan produk, misalnya satu set spare part atau satu set peralatan.
Adanya berbagai pilihan UoM membuat perusahaan dapat memilih mana satuan yang paling sesuai dengan karakteristik barang dan kebutuhan warehouse mereka masing-masing.
Perbedaan UoM, Quantity, dan Unit Price
Ketiga istilah ini sering muncul bersamaan dalam invoice, purchase order, sales order, dan sistem inventory sehingga mudah tertukar.
- UoM: Satuan yang digunakan untuk menghitung barang, seperti pcs, carton, kg, atau liter.
- Quantity: Jumlah barang berdasarkan UoM yang digunakan. Misalnya 20 carton.
- Unit price: Harga untuk setiap satu unit berdasarkan UoM transaksi. Misalnya Rp150.000 per carton.
Sebagai contoh, invoice dapat mencantumkan:
Quantity: 20
UoM: Carton
Unit Price: Rp150.000/carton
Maka nilai barang sebelum pajak atau biaya tambahan adalah:
20 × Rp150.000 = Rp3.000.000
UoM pada invoice harus konsisten dengan quantity dan harga yang ditagihkan. Jika invoice menyatakan 20 carton, tetapi packing list menyebut 480 pcs tanpa conversion yang jelas, pihak warehouse atau finance dapat membutuhkan verifikasi tambahan.
Bagaimana Menentukan UoM yang Tepat untuk Barang Gudang?
Pemilihan UoM sebaiknya mengikuti bagaimana barang dibeli, disimpan, dipindahkan, dan digunakan. Beberapa sistem warehouse bahkan memungkinkan satu item memiliki primary UoM sekaligus UoM transaksi lain dengan conversion factor yang spesifik untuk item tersebut.
1. Tentukan satuan dasar barang
Kamu bisa mulai dengan menentukan satuan yang paling umum digunakan untuk menjadi UoM utama. Jika barang digunakan satu per satu, pcs dapat menjadi pilihan. Untuk material yang dipakai berdasarkan berat, kg mungkin lebih relevan.
Misalnya, spare part forklift digunakan satuan per komponen. Warehouse dapat menetapkan pcs sebagai primary UoM meskipun supplier mengemasnya dalam box.
2. Sesuaikan dengan cara barang diterima
Perhatikan satuan yang digunakan supplier saat mengirim barang. Jika barang selalu datang dalam carton, gunakan carton sebagai purchase UoM atau transaction UoM, lalu tetapkan conversion ke primary UoM.
Contohnya, purchase order memesan 50 carton, sementara inventory menyimpan stok dalam pcs. Sistem harus mengetahui berapa pcs yang terdapat dalam satu carton sebelum receiving dilakukan.
3. Buat conversion rate antar-UoM
Conversion rate harus berdasarkan hubungan yang benar-benar berlaku untuk SKU tersebut.
Misalnya:
- 1 carton = 24 pcs
- 1 pallet = 40 carton
Jangan menggunakan conversion umum apabila setiap SKU memiliki jumlah isi per kemasan yang berbeda. Sistem WMS modern bahkan dapat menggunakan conversion yang spesifik per item untuk menjaga akurasi inventory.
4. Gunakan UoM yang konsisten di seluruh dokumen
Pastikan purchase order, invoice, packing list, receiving report, delivery order, dan WMS memiliki hubungan UoM yang jelas.
Jika PO mencatat 100 carton, invoice juga menggunakan carton, sementara sistem inventory mengonversinya menjadi pcs, seluruh pihak harus menggunakan conversion rate yang sama. Konsistensi tersebut membantu mencegah selisih quantity dan masalah rekonsiliasi dokumen.
5. Sesuaikan dengan kebutuhan operasional
Satu barang tidak selalu harus memiliki satu UoM untuk semua aktivitas. Barang dapat dibeli dalam pallet, diterima dalam carton, disimpan dalam pcs, dan dijual dalam box selama conversion antar unit sudah didefinisikan.
Terpenting, tim procurement, warehouse, sales, finance, dan sistem inventory wajib menggunakan aturan yang sama. Dengan begitu, perubahan satuan tidak membuat jumlah stok aktual menjadi ambigu.
Sudah Paham UoM dalam Pengelolaan Gudang?
Jadi, UoM adalah satuan yang digunakan untuk menghitung dan mencatat barang dalam aktivitas inventory, warehouse, purchasing, maupun transaksi penjualan. Satuan tersebut dapat berupa pcs, carton, pallet, kg, liter, meter, roll, hingga set, tergantung karakteristik barang dan kebutuhan operasional.
UoM menjadi semakin penting ketika satu barang diproses menggunakan lebih dari satu satuan. Dengan conversion rate yang jelas, warehouse dapat menerima barang dalam carton, menyimpan stok dalam pcs, dan memproses order dalam box tanpa kehilangan akurasi jumlah.
Penetapan UoM sebaiknya dilakukan sejak SKU dibuat dan disepakati oleh tim procurement, warehouse, sales, finance, serta pihak yang mengelola inventory system agar selalu konsisten ke depannya.
