Cara mengurangi biaya operasional yang paling aman adalah memangkas pemborosan lebih dulu, bukan langsung memotong kapasitas bisnis. Cek pengeluaran yang tidak lagi dipakai, proses yang membuat pekerjaan berulang, kontrak yang sudah tidak sesuai, serta biaya yang naik tanpa hasil yang jelas. Setelah itu, ukur dampaknya terhadap kualitas, kecepatan kerja, dan pelayanan.
Biaya operasional bisnis adalah pengeluaran yang dibutuhkan agar aktivitas sehari-hari tetap berjalan. Bentuknya bisa berupa gaji, sewa, utilitas, langganan perangkat lunak, pemeliharaan, administrasi, penyimpanan, hingga distribusi. Pada bisnis yang menjual barang, sebagian biaya ini berkaitan langsung dengan logistik dan supply chain. Karena fungsinya berbeda, setiap pos perlu diperlakukan dengan cara yang berbeda pula.
Mulai dari Biaya yang Benar-Benar Boros
Pengeluaran terbesar belum tentu menjadi target penghematan terbaik. Biaya yang besar bisa saja menopang penjualan, keamanan, kualitas produk, atau kemampuan tim memenuhi pesanan. Sebaliknya, pengeluaran kecil yang berulang dan tidak lagi dibutuhkan dapat terus menggerus anggaran tanpa banyak terlihat.
Sebelum memangkas biaya, kelompokkan pengeluaran berdasarkan tindakan yang paling masuk akal. Kerangka sederhana berikut membantu tim menentukan prioritas tanpa memberi potongan yang sama rata ke semua bagian.
- Hentikan biaya yang tidak lagi memberi manfaat, seperti langganan aplikasi yang sudah tidak digunakan.
- Perbaiki biaya yang masih dibutuhkan tetapi prosesnya boros, misalnya entri data yang dilakukan berulang di beberapa sistem.
- Negosiasikan atau sesuaikan biaya yang masih relevan tetapi kapasitas atau harganya sudah tidak sesuai kebutuhan.
- Pertahankan dan pantau biaya yang menjaga kualitas, keamanan, atau kelancaran layanan, seperti pemeliharaan aset penting.
Dengan urutan ini, penghematan lebih terarah. Tim tidak perlu mengejar angka pengurangan biaya semata, tetapi bisa melihat apakah setiap rupiah masih menghasilkan nilai yang dibutuhkan bisnis.
10 Cara Mengurangi Biaya Operasional
1. Audit Pengeluaran yang Berulang
Mulai dari transaksi yang muncul setiap bulan atau setiap periode. Cek langganan perangkat lunak, biaya penyimpanan, layanan pihak ketiga, kontrak pemeliharaan, fasilitas, dan pengeluaran administratif.
Cari biaya yang sudah tidak dipakai, fungsi yang tumpang tindih, atau kapasitas yang dibayar lebih besar daripada kebutuhan. Periksa juga siapa yang bertanggung jawab atas setiap langganan dan kontrak. Biaya sering terus berjalan karena tidak ada pemilik yang mengecek apakah layanan tersebut masih diperlukan.
2. Pisahkan Biaya yang Mudah Diubah dan Sulit Diubah
Tidak semua pengeluaran bisa dikurangi dengan kecepatan yang sama. Biaya seperti pemakaian listrik, bahan pendukung, atau beberapa langganan biasanya lebih mudah disesuaikan. Sewa jangka panjang, struktur tenaga kerja, atau kontrak besar membutuhkan perencanaan lebih matang.
Pemisahan ini membantu bisnis menentukan langkah cepat dan langkah struktural. Tim juga bisa menghindari keputusan tergesa-gesa pada biaya yang dampaknya luas.
3. Negosiasikan Ulang Kontrak dengan Pemasok
Kontrak yang dibuat satu atau dua tahun lalu belum tentu masih cocok dengan kondisi bisnis sekarang. Volume bisa berubah, kebutuhan layanan berkurang, atau bagian dari paket sudah jarang digunakan.
Sebelum berpindah pemasok, cek apakah ruang lingkup layanan, kapasitas, periode pembayaran, atau komponen biaya dapat disesuaikan. Bandingkan total dampaknya, bukan harga awal saja. Pemasok yang lebih murah dapat menambah biaya lain jika layanan sering terlambat atau menimbulkan pekerjaan ulang.
4. Otomatiskan Pekerjaan yang Polanya Jelas
Otomatisasi paling berguna pada pekerjaan yang dilakukan berulang dengan aturan yang relatif tetap. Contohnya adalah pemindahan data, pembuatan laporan rutin, pembaruan status, notifikasi, atau sinkronisasi informasi antartim.
Jangan membeli sistem baru sebelum alur kerjanya jelas. Proses yang berantakan tetap akan berantakan meski dijalankan dengan perangkat yang lebih canggih. Jika bisnis menggunakan banyak aplikasi yang tidak saling terhubung, evaluasi apakah integrasi proses bisnis dengan ERP memang dibutuhkan atau masalahnya cukup diselesaikan dengan alur kerja yang lebih rapi.
Baca juga: Warehouse Management System (WMS): Pengertian, Cara Kerja, dan Manfaatnya
5. Kurangi Pekerjaan Ulang
Salah input, dokumen tidak lengkap, informasi yang berbeda antartim, dan persetujuan yang bolak-balik membuat waktu kerja terpakai untuk memperbaiki pekerjaan yang seharusnya selesai sekali.
Cari proses yang paling sering dikoreksi. Lalu lihat akar masalahnya. Kadang penyebabnya bukan kekurangan orang, melainkan formulir yang membingungkan, instruksi yang berubah-ubah, atau data yang tersebar di terlalu banyak tempat.
Perbaikan kecil pada proses dapat lebih masuk akal daripada langsung menambah tenaga kerja atau membeli aplikasi baru.
6. Sesuaikan Persediaan dengan Pola Permintaan
Stok berlebih menahan modal dan membutuhkan ruang penyimpanan. Stok yang terlalu tipis juga berisiko membuat pesanan tidak terpenuhi. Targetnya bukan memiliki persediaan sesedikit mungkin, melainkan menjaga jumlah yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Lihat barang yang bergerak lambat, waktu pengadaan dari pemasok, pola penjualan, dan selisih antara stok tercatat dengan stok aktual. Data tersebut membantu tim pembelian menentukan kapan harus menambah persediaan dan kapan harus menahan pemesanan.
Jika stok sering tidak sesuai catatan atau tim kesulitan menentukan kapan harus membeli lagi, masalahnya mungkin ada pada proses pencatatan dan pemantauan. Prinsip inventory control membantu bisnis menjaga ketersediaan stok tanpa membiarkan persediaan menumpuk terlalu lama.
Baca juga: Apa yang Dimaksud Gudang dalam Logistik dan Fungsinya
7. Kendalikan Biaya Logistik sebagai Pos Tersendiri
Untuk bisnis yang menjual barang fisik, ongkos kirim hanya satu bagian dari biaya logistik. Ada pula biaya penyimpanan, penanganan, pengemasan, waktu tunggu, pemilihan moda, dan frekuensi pengiriman.
Karena komponennya cukup luas, jangan menjejalkan seluruh strategi logistik ke audit biaya operasional. Pisahkan evaluasinya agar rute, konsolidasi muatan, moda transportasi, dan biaya penyimpanan bisa dilihat lebih spesifik. Untuk langkah yang lebih rinci, gunakan panduan cara menurunkan biaya logistik sebagai pembahasan lanjutan.
Baca juga: Biaya Logistik Gak Sesimpel Ongkir, Ini Jenisnya Biar Gak Salah Hitung!
Jika kebutuhan distribusi banyak menggunakan jalur darat, bandingkan volume, frekuensi, tujuan, dan jenis muatan sebelum memilih skema pengiriman. Informasi mengenai layanan pengiriman kargo darat dapat menjadi referensi saat memetakan kebutuhan tersebut.
8. Evaluasi Fungsi yang Layak Dialihdayakan
Alih daya layak dipertimbangkan ketika sebuah fungsi membutuhkan keahlian khusus atau tidak perlu dikelola penuh sepanjang waktu. Namun, keputusan ini tetap perlu melihat biaya secara utuh.
Bandingkan biaya internal dengan biaya penyedia eksternal, termasuk waktu koordinasi, pengawasan, kontrol kualitas, kebutuhan akses data, dan risiko ketergantungan. Fungsi yang dekat dengan pelanggan atau memengaruhi kualitas utama bisnis mungkin tetap membutuhkan kontrol internal yang lebih kuat.
9. Cek Ruang, Energi, dan Aset yang Menganggur
Ruang kantor, gudang, kendaraan, mesin, dan perangkat tetap menimbulkan biaya walau jarang digunakan. Periksa apakah kapasitas yang tersedia masih sesuai dengan volume kerja saat ini. Jika sebagian besar biaya ada di area penyimpanan, cek kembali fungsi warehouse yang benar-benar dibutuhkan operasional.
Jadwal pemakaian aset juga dapat dirapikan agar tidak banyak kapasitas kosong. Untuk energi, mulai dari hal yang mudah diukur seperti jam penggunaan peralatan dan fasilitas yang tetap menyala saat tidak diperlukan.
Jangan menghemat dengan mengabaikan perawatan penting. Biaya pemeliharaan perlu dilihat bersama risiko gangguan operasi jika aset rusak.
10. Libatkan Tim yang Menjalankan Proses
Orang yang mengerjakan proses setiap hari biasanya tahu bagian mana yang paling sering menghabiskan waktu. Mereka juga bisa melihat formulir yang tidak perlu, alur persetujuan yang terlalu panjang, aplikasi yang jarang dipakai, atau tugas yang terus diulang.
Gunakan pertanyaan yang spesifik saat meminta masukan. Misalnya, proses mana yang paling sering harus diulang, pengeluaran apa yang jarang memberi manfaat, dan bagian pekerjaan mana yang bisa disederhanakan tanpa mengurangi kualitas.
Masukan dari tim membantu bisnis menemukan biaya tersembunyi yang tidak selalu terlihat dari laporan keuangan.
Biaya yang Jangan Dipangkas Sembarangan
Pemangkasan biaya yang terlalu agresif dapat memindahkan masalah ke bagian lain. Biaya memang turun, tetapi proses menjadi lambat, kesalahan meningkat, pelanggan menunggu lebih lama, atau aset lebih sering bermasalah.
Sebelum menerapkan perubahan, tentukan batas yang harus tetap terjaga. Bentuknya tergantung bisnis, tetapi beberapa area yang perlu diperhatikan antara lain kualitas produk, keamanan kerja, ketepatan pemenuhan pesanan, pemeliharaan aset penting, keamanan data, serta layanan pelanggan.
Penghematan juga perlu melihat biaya tersembunyi. Harga pemasok yang lebih rendah tidak banyak membantu jika tim harus menghabiskan lebih banyak waktu untuk koreksi. Ruang penyimpanan yang lebih kecil tidak efisien jika barang terlalu sering dipindahkan. Aplikasi murah pun belum tentu hemat jika membuat pekerjaan manual bertambah.
Cara Mengukur Hasil Penghematan
Total pengeluaran bulanan berguna, tetapi belum cukup untuk menilai efisiensi. Biaya bisa turun karena aktivitas bisnis sedang berkurang. Agar perbandingan lebih adil, gunakan ukuran yang terkait langsung dengan volume kerja.
Contohnya adalah biaya per pesanan, biaya per pengiriman, biaya per unit produksi, atau biaya per proyek. Pilih satuan yang sesuai dengan model bisnis. Setelah perubahan diterapkan, bandingkan angka tersebut dengan periode sebelum perubahan.
Lalu periksa indikator penjaganya. Jika biaya per pesanan turun tetapi waktu proses bertambah tajam atau kesalahan meningkat, penghematan tersebut belum tentu memberi hasil yang baik.
Tidak semua strategi harus dinilai dalam periode yang sama. Menghapus langganan yang tidak dipakai bisa terlihat dampaknya segera. Negosiasi kontrak, perubahan pola persediaan, atau investasi teknologi perlu dilihat dalam periode yang cukup untuk menunjukkan pola.
Kapan Evaluasi Biaya Perlu Diulang
Audit biaya tidak harus menunggu akhir tahun. Evaluasi ulang masuk akal ketika kontrak besar mendekati masa perpanjangan, volume penjualan berubah, pemasok mengubah harga, bisnis menambah lokasi, proses baru mulai digunakan, atau biaya per unit naik tanpa penyebab yang jelas.
Bisnis yang tumbuh juga perlu menerima bahwa sebagian pengeluaran memang akan meningkat. Fokusnya bukan mempertahankan biaya serendah mungkin, tetapi memastikan kenaikan tersebut mendukung kapasitas, kualitas, atau pendapatan yang relevan.
Potong Biaya Tanpa Mengganggu Operasional
Cara mengurangi biaya operasional yang efektif berawal dari visibilitas. Ketahui biaya apa yang dibayar, siapa yang menggunakannya, proses apa yang didukung, dan hasil apa yang dihasilkan. Dari sana, bisnis dapat menghentikan pemborosan, memperbaiki proses, menegosiasikan kontrak, serta menyesuaikan kapasitas tanpa terburu-buru memangkas bagian yang masih penting.
Jika biaya pengiriman menjadi salah satu area yang ingin dievaluasi lebih dulu, cek voucher pengiriman forwarder.ai untuk melihat penawaran yang tersedia sesuai syarat dan ketentuan.
Kirim Barang Tanpa Ribet. Semua Bisa dari Satu Platform!
Nikmati voucher hingga 200K untuk pengiriman pertamamu. Langsung berlaku dan otomatis terpotong saat checkout.
