Saat menyiapkan pesanan, petugas gudang bisa menemukan jumlah barang di rak berbeda dari yang tercatat pada sistem. Selisih ini bisa menyulitkan tim gudang saat memastikan ketersediaan barang untuk memenuhi pesanan pelanggan.
Shrinkage adalah istilah untuk menggambarkan kekurangan persediaan ketika stok fisik tidak mencapai jumlah yang tercatat dalam sistem. Kekurangan tersebut belum tentu menandakan barang hilang. Perusahaan perlu memeriksa penyebabnya terlebih dahulu sebelum mengambil tindakan.
Lantas, bagaimana cara menghitung selisih stok dan mengetahui penyebabnya? Yuk, simak penjelasan lengkapnya dalam artikel berikut!
Memahami Shrinkage sebagai Selisih antara Stok Sistem dan Fisik
Shrinkage adalah penyusutan persediaan yang terlihat ketika hasil penghitungan fisik lebih rendah daripada saldo pada sistem. Penyebabnya bisa berupa barang hilang, kerusakan yang belum dicatat, atau kesalahan administrasi.
Dengan mengetahui penyebabnya, perusahaan bisa menentukan tindakan yang tepat untuk mengatasi selisih stok. Karena itu, pemantauan inventory control menjadi penting untuk menjaga kesesuaian antara pergerakan barang dan data persediaan.
Setiap aktivitas barang masuk dan keluar akan memengaruhi jumlah persediaan dalam sistem. Ketika petugas tidak memperbarui catatan sesuai pergerakan barang, jumlah stok bisa berbeda dari kondisi sebenarnya.
Perbedaan tersebut mungkin tidak langsung terlihat, terutama jika tim terkait jarang memeriksa persediaan secara fisik.
Cara Menghitung Inventory Shrinkage dari Hasil Stock Opname
Langkah awal yang bisa dilakukan adalah stock opname, yaitu menghitung barang secara langsung dan membandingkan hasilnya dengan data persediaan dalam sistem.
Sebagai contoh, sistem mencatat persediaan sebanyak 500 unit untuk satu jenis produk, tetapi hasil pemeriksaan fisik hanya menemukan 485 unit. Selisih sebanyak 15 unit tersebut dapat dihitung dengan rumus berikut:
Inventory shrinkage (%) = (stok sistem − stok fisik) ÷ stok sistem × 100%
(500 − 485) ÷ 500 × 100% = 3%
Hasil perhitungan menunjukkan kekurangan stok sebesar 3% dibandingkan jumlah yang tercatat dalam sistem.
Namun, perusahaan tetap perlu memeriksa penyebab selisih tersebut untuk memastikan apakah barang benar-benar hilang atau hanya terjadi kesalahan pencatatan.
Baca juga: Arti Stock Opname, Cara Kerja, dan Manfaatnya
Dari Mana Selisih Stok Biasanya Muncul?
Selisih stok tidak selalu disebabkan oleh kehilangan barang. Berbagai aktivitas operasional gudang juga bisa memunculkan ketidaksesuaian antara catatan sistem dan jumlah persediaan sebenarnya.
Berikut beberapa penyebab yang perlu kamu ketahui:
Salah Pencatatan, Salah Picking, Kerusakan, dan Kehilangan
Selisih stok bisa bermula dari aktivitas sehari-hari di gudang. Petugas mungkin salah memasukkan jumlah barang saat penerimaan atau mengambil produk yang keliru ketika menyiapkan pesanan (picking).
Kesalahan pada proses picking di gudang dapat membuat barang yang keluar tidak sesuai dengan pesanan maupun catatan persediaan.
Barang yang rusak juga dapat menyebabkan perbedaan stok jika petugas belum memperbarui catatannya. Jika hasil pemeriksaan tetap menunjukkan kekurangan barang, perusahaan perlu menelusuri kemungkinan kehilangan melalui riwayat transaksi dan pengawasan gudang.
Kesalahan UoM, Retur, serta Perpindahan Lokasi yang Tidak Tercatat
Bayangkan petugas mengirim dua dus minuman, masing-masing berisi 12 botol, tetapi sistem hanya mencatat pengeluaran sebanyak dua pcs.
Kesalahan satuan atau unit of measure (UoM) seperti ini membuat jumlah stok dalam sistem lebih banyak daripada kondisi sebenarnya. Padahal, sebanyak 24 botol sudah keluar dari gudang, bukan hanya dua botol.
Masalah pencatatan juga bisa muncul ketika pelanggan mengembalikan produk atau petugas memindahkan barang ke rak lain.
Jika transaksi dan perpindahan tersebut tidak tercatat, data persediaan bisa berbeda dari kondisi gudang. Meski barangnya belum tentu hilang, petugas tetap bisa kesulitan memastikan jumlah dan lokasi stok saat memproses pesanan berikutnya.
Baca juga: Apa Itu SKU? Pengertian, Fungsi, dan Cara Membuatnya
Cara Menelusuri Akar Masalah Berdasarkan Pola Selisih
Untuk menelusuri penyebab selisih stok, tim gudang bisa memeriksa apakah masalah sering muncul pada produk, lokasi, atau waktu tertentu.
Misalnya, jika kekurangan barang sering muncul setelah pengiriman, tim gudang perlu memeriksa proses picking dan pencatatan barang keluar.
Tim gudang juga perlu memeriksa surat jalan, riwayat perpindahan barang, dan catatan retur untuk mengetahui sumber selisihnya. Pencatatan melalui kartu stok barang dapat membantu menelusuri kapan persediaan bertambah atau berkurang dan mencocokkannya dengan dokumen transaksi.
Hasil pemeriksaan tersebut membantu perusahaan menentukan langkah perbaikan yang tepat. Setiap temuan sebaiknya dicatat agar masalah serupa lebih mudah dikenali pada pemeriksaan berikutnya.
Peran Cycle Count, Barcode, WMS, dan Kontrol Akses
Pemeriksaan stok secara berkala membantu perusahaan menemukan ketidaksesuaian sebelum jumlahnya semakin besar. Namun, keakuratan data juga bergantung pada bagaimana petugas mencatat dan mengawasi setiap pergerakan barang.
Berikut beberapa metode yang bisa membantu perusahaan menjaga persediaan tetap terkendali:
- Cycle count memeriksa sebagian SKU secara rutin agar tim menemukan masalah tanpa menunggu stock opname besar.
- Barcode membantu memverifikasi kode barang saat penerimaan, pemindahan, dan pengeluaran.
- Warehouse Management System (WMS) mencatat lokasi serta riwayat pergerakan stok jika petugas menjalankan prosedurnya dengan konsisten.
- Kontrol akses membatasi siapa saja yang boleh masuk ke area penyimpanan atau melakukan penyesuaian data.
Penggunaan barcode dalam operasional gudang membantu mengurangi risiko kesalahan input dengan memverifikasi identitas barang saat terjadi pergerakan stok.
Sementara itu, Warehouse Management System (WMS) membantu mencatat lokasi dan riwayat barang dari penerimaan, penyimpanan, picking, hingga pengiriman.
KPI yang Perlu Dipantau agar Shrinkage Tidak Terlambat Terdeteksi
Perusahaan perlu memantau selisih stok secara berkala agar masalah tidak terus menumpuk tanpa terdeteksi. Pemeriksaan ini juga membantu tim gudang mengetahui apakah jumlah barang yang tercatat sudah sesuai dengan kondisi sebenarnya.
Ada tiga indikator yang bisa digunakan untuk memantau kondisi tersebut:
| Indikator | Fokus Pengukuran |
|---|---|
| Persentase shrinkage | Persentase kekurangan stok dibandingkan jumlah yang seharusnya tersedia |
| Akurasi stok | Kesesuaian stok fisik dengan sistem |
| Penyelesaian selisih stok | Jumlah kasus selesai dan waktu penyelesaian |
Hasil pemantauan tersebut membantu perusahaan menentukan barang mana yang perlu mendapat perhatian lebih. Misalnya, produk dengan selisih berulang bisa menjadi prioritas pemeriksaan agar penyebabnya segera diketahui.
Baca juga: Stock Take: Arti, Metode, dan Bedanya dengan Stock Opname
Langkah Koreksi Data setelah Selisih Ditemukan
Jangan langsung mengubah saldo ketika hasil penghitungan berbeda dari sistem. Lakukan hitung ulang, periksa lokasi lain, lalu cocokkan seluruh transaksi pada periode terkait.
Jika menemukan transaksi terlewat, perbaiki catatannya sesuai bukti. Jika barang memang hilang atau rusak, dokumentasikan hasil pemeriksaan.
Mintalah persetujuan petugas berwenang sebelum melakukan penyesuaian inventaris. Simpan alasan koreksi dan riwayat perubahan agar pemeriksaan berikutnya dapat menelusuri keputusan tersebut.
Shrinkage adalah salah satu masalah inventaris yang dampaknya bisa meluas hingga proses pengadaan dan pengiriman barang.
Ketika data persediaan tidak mencerminkan kondisi sebenarnya, perusahaan berisiko mengambil keputusan berdasarkan jumlah stok yang keliru. Masalah tersebut bahkan bisa tetap terjadi meskipun selisih sebelumnya sudah dikoreksi.
Menjaga keakuratan persediaan membutuhkan lebih dari sekadar pemeriksaan stok secara berkala. Perusahaan juga perlu memastikan setiap pergerakan barang tercatat dengan benar, mulai dari penerimaan hingga pengiriman.
Cara ini membantu tim gudang mengenali masalah lebih awal sebelum mengganggu aktivitas operasional.
Agar pengelolaan pengiriman lebih terstruktur dan mudah dipantau, perusahaan dapat memanfaatkan solusi logistik yang terintegrasi. Forwarder.ai membantu bisnis mengelola pengiriman secara efisien dalam satu platform, mulai dari perencanaan hingga tracking kargo secara real-time.
Cek layanan Forwarder.ai untuk berbagai pilihan pengiriman terbaik, cek rute, hingga cek biaya kirim sesuai kebutuhan bisnismu!
Kirim Barang Tanpa Ribet. Semua Bisa dari Satu Platform!
Nikmati voucher hingga 200K untuk pengiriman pertamamu. Langsung berlaku dan otomatis terpotong saat checkout.
