Saat barang yang kamu butuhkan tidak tersedia, operasional bisa langsung terganggu. Produksi bisa tertunda, keterlambatan pengiriman, dan pelanggan harus menunggu pesanannya lebih lama. Situasi seperti ini sering terjadi bukan karena permintaan tinggi, melainkan pengadaan yang tidak terencana dengan baik. Kalau alurnya tidak jelas, masalah seperti ini akan sering terulang. Procurement adalah cara untuk memastikan seluruh proses pengadaan agar tetap efisien dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Yuk, kita bahas selengkapnya mengenai proses pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan bisnis dalam artikel ini!
Pengertian Procurement dalam Bisnis
Procurement adalah keseluruhan proses dari suatu perusahaan untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan bisnis, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga transaksi selesai. Proses ini tidak hanya soal membeli, tetapi juga memastikan barang yang didapat sesuai spesifikasi, harga, dan waktu pengiriman. Di dalamnya ada pertimbangan supplier, negosiasi, hingga pengaturan pengiriman. Kalau proses ini tidak berjalan dengan baik, bisnis bisa mengalami keterlambatan produksi atau kehabisan stok. Oleh karena itu, pengadaan punya peranan penting dalam menjaga operasional tetap berjalan sesuai rencana.
Baca Juga: Pengertian Sistem Logistik, Proses dan Cara Kerjanya
Tahapan dalam Proses Procurement yang Perlu Kamu Pahami
Procurement terbagi menjadi beberapa tahapan yang saling terhubung dan punya dampak masing-masing mempengaruhi hasil pengadaan:
Identifikasi Kebutuhan dan Persetujuan Anggaran
Proses dimulai dari menentukan apa yang benar-benar dibutuhkan. Tim harus memahami jumlah, spesifikasi, dan waktu penggunaan barang tersebut. Setelah itu, anggaran disiapkan agar pengadaan bisa berjalan sesuai rencana. Kalau tahap ini tidak jelas, risiko salah beli atau overbudget bisa terjadi. Perencanaan rapi di awal membantu menghindari pembelian yang tidak sesuai dan harus diperbaiki di tengah proses.
Seleksi dan Evaluasi Supplier
Setelah kebutuhan jelas, langkah berikutnya adalah mencari supplier yang sesuai. Tidak cukup hanya melihat harga, kamu juga perlu mempertimbangkan kualitas, kapasitas produksi, dan konsistensi pengiriman. Supplier yang sering terlambat bisa mengganggu seluruh alur operasional. Oleh karena itu, evaluasi tidak hanya dilakukan di awal, tapi juga secara berkala.
Baca Juga: Membangun Hubungan Kuat dengan Supplier: Strategi, Manfaat, dan Tantangan
Negosiasi Harga dan Pembuatan Purchase Order
Pada tahap ini, kamu mulai membahas harga, waktu pengiriman, dan syarat pembayaran. Negosiasi yang tepat bisa membantu menekan biaya tanpa mengorbankan kualitas. Setelah kesepakatan tercapai, purchase order dibuat sebagai dokumen resmi pemesanan. Dokumen ini jadi acuan bagi kedua pihak dalam menjalankan transaksi.
Penerimaan, Verifikasi, dan Pembayaran Barang
Setelah barang tiba, tim perlu memastikan jumlah dan kualitasnya sesuai dengan pesanan. Proses verifikasi ini penting untuk menghindari kesalahan atau kerusakan barang. Jika semuanya sesuai, barulah pembayaran dilakukan sesuai kesepakatan. Tahap ini menutup siklus procurement sekaligus menjadi bahan evaluasi untuk pengadaan berikutnya.
Apa Perbedaan Procurement dan Purchasing?
Kedua istilah ini sering dianggap sama, padahal punya cakupan yang berbeda. Purchasing lebih fokus pada aktivitas pembelian, seperti membuat pesanan dan melakukan pembayaran. Sementara, procurement mencakup proses yang lebih luas, mulai dari perencanaan kebutuhan hingga evaluasi supplier. Bisa dibilang, purchasing adalah bagian dari procurement. Agar lebih mudah memahaminya, kamu bisa melihat perbedaan keduanya pada tabel berikut:
| Aspek | Procurement | Purchasing |
| Tujuan akhir | Memenuhi kebutuhan strategis perusahaan | Membeli barang/jasa yang dibutuhkan |
| Fokus | Nilai barang, bukan hanya harga | Harga terendah |
| Sifat | Proaktif dan strategis | Reaktif dan transaksional |
| Hubungan | Jangka panjang, win-win dengan pemasok | Transaksional |
Gampangnya, procurement adalah keseluruhan “proses berpikir” sebelum membeli, sementara purchasing adalah “tindakan” membelinya.
Baca Juga: Apa Itu Supply Chain Management? Arti, Tujuan, dan Prosesnya
Jenis-jenis Procurement yang Umum Diterapkan
Pengadaan barang dan jasa dalam suatu perusahaan terbagi menjadi beberapa jenis, tergantung kebutuhan bisnis. Ada yang sifatnya langsung untuk bahan baku produksi dan tidak langsung untuk kebutuhan operasional seperti alat kantor. Selain itu, ada juga pengadaan jasa, misalnya untuk logistik atau IT. Setiap jenis punya pendekatan yang berbeda, terutama dalam memilih supplier dan aturan kontraknya. Dengan memahami jenisnya, kamu bisa menyesuaikan strategi pengadaan sesuai kebutuhan.
Bagaimana Procurement Mendukung Kelancaran Pengiriman?
Pengadaan yang rapi akan memudahkan proses distribusi di tahap berikutnya. Kalau supplier yang dipilih punya jadwal pengiriman yang konsisten, alur logistik jadi lebih mudah dikendalikan. Sebaliknya, kalau proses pengadaan tidak terencana dengan baik, pengiriman bisa tertunda karena barang belum siap. Kondisi ini juga membuat waktu tunggu menjadi tidak pasti dan menyulitkan perencanaan stok. Artinya, proses pengadaan tidak hanya berhenti di pembelian, tetapi menjadi penentu apakah distribusi bisa berjalan sesuai rencana atau tidak.
Tantangan Procurement Bagi Bisnis yang Rutin Impor Bahan Baku
Untuk bisnis yang mengandalkan impor, proses pengadaan barang dan jasa biasanya lebih kompleks. Ada faktor tambahan seperti regulasi, bea masuk, dan waktu pengiriman yang lebih panjang. Perubahan jadwal kapal atau keterlambatan dokumen bisa berdampak ke seluruh proses produksi. Selain itu, fluktuasi kurs juga bisa memengaruhi biaya pengadaan. Oleh karena itu itu, bisnis perlu punya perencanaan lebih matang agar risiko ini bisa kamu kendalikan.
Procurement adalah fondasi yang memastikan perusahaan mendapatkan barang dan jasa sesuai kebutuhannya dengan cara efisien dan strategis. Ketika proses ini berjalan rapi, stok jadi lebih terkontrol dan pengiriman bisa berlangsung tanpa hambatan. Peran pengadaan tidak berhenti sebagai aktivitas pendukung, tetapi ikut menentukan kelancaran operasional secara keseluruhan.
Agar pengelolaan pengiriman lebih terstruktur dan mudah dipantau, perusahaan dapat memanfaatkan solusi logistik yang terintegrasi. Forwarder.ai membantu bisnis mengelola pengiriman secara efisien dalam satu platform, mulai dari perencanaan hingga tracking kargo secara real-time.
Cek layanan Forwarder.ai untuk berbagai pilihan pengiriman terbaik, cek rute, hingga cek biaya kirim sesuai kebutuhan bisnis Anda!
Kirim Barang Tanpa Ribet. Semua Bisa dari Satu Platform!
Nikmati voucher hingga 200K untuk pengiriman pertamamu. Langsung berlaku dan otomatis terpotong saat checkout.
