Pengadaan dan pengiriman barang melibatkan banyak informasi yang harus berpindah dari satu pihak ke pihak lainnya. Purchase order perlu dikirim dari pembeli ke pemasok, invoice masuk ke bagian keuangan, sementara data pengiriman perlu sampai ke pihak logistik. Masalah baru mulai muncul ketika tim harus memasukkan kembali informasi yang sama ke beberapa sistem berbeda. Electronic data interchange (EDI) membantu menyederhanakan proses tersebut dengan membuat pertukaran data bisnis antarsistem menjadi lebih terstruktur dan terstandar.
Yuk, kita bahas selengkapnya mengenai EDI dalam artikel ini!
Pengertian Electronic Data Interchange dan Cara Kerjanya
Electronic data interchange adalah pertukaran data bisnis secara elektronik dari satu sistem komputer ke sistem lainnya menggunakan format yang telah disepakati. Informasi seperti nomor pesanan, jumlah barang, harga, atau detail pengiriman disusun mengikuti format dan struktur data yang telah disepakati agar sistem penerima dapat membacanya secara otomatis. Beberapa standar yang umum digunakan secara global di antaranya adalah ANSI X12 dan UN/EDIFACT.
EDI memungkinkan perusahaan mengirim dan menerima data bisnis dengan mitra secara elektronik menggunakan format yang telah disepakati. Secara sederhana, prosesnya berjalan melalui beberapa tahapan berikut:
- Perusahaan membuat dokumen bisnis seperti purchase order, invoice, atau berkas lainnya melalui sistem internal yang digunakan.
- Sistem mengubah data dari dokumen tersebut ke format EDI yang telah disepakati agar sistem milik mitra bisnis dapat membacanya.
- Data yang sudah sesuai dengan format EDI kemudian dikirim secara elektronik ke sistem milik mitra bisnis.
- Sistem penerima membaca data EDI dan meneruskannya ke aplikasi internal untuk diproses tanpa perlu memasukkan kembali setiap informasi secara manual.
Manfaat EDI bagi Kelancaran Bisnis Ekspor-Impor
Aktivitas ekspor-impor melibatkan banyak pertukaran informasi antara pemilik barang, pemasok, forwarder, carrier, dan pihak lain yang terlibat. Semakin sering data berpindah secara manual, makin banyak pula titik yang berpotensi menimbulkan salah input. Kesalahan satu digit pada jumlah barang atau nomor dokumen saja dapat memicu pengecekan ulang dan memperlambat pekerjaan selanjutnya.
EDI membantu mengurangi pekerjaan berulang tersebut karena sistem dapat mengambil dan meneruskan data dalam format yang sudah terstruktur. Proses administrasi pun menjadi lebih cepat, sementara risiko human error akibat input ulang dapat berkurang. Perusahaan juga lebih mudah menjaga konsistensi data antara sistem internal dan mitra bisnis.
Meskipun begitu, penggunaan sistem ini tidak otomatis menjamin barang selalu melewati proses ekspor atau impor lebih cepat. Kelengkapan dokumen, ketentuan larangan dan pembatasan, analisis risiko, serta pemeriksaan kepabeanan tetap memengaruhi proses keluarnya barang. Fungsi EDI terletak pada kemampuannya membuat arus informasi menjadi lebih terstruktur dan mengurangi kendala akibat proses manual.
Baca juga: Keunggulan Menggunakan Digital Freight Forwarder
Penerapan EDI dalam Sistem Kepabeanan Indonesia dan INSW
Dalam proses ekspor-impor di Indonesia, pertukaran data secara elektronik juga digunakan untuk mendukung penyampaian dan pemrosesan informasi kepabeanan. Konsep ini dikenal sebagai Pertukaran Data Elektronik (PDE), yaitu aliran informasi bisnis antar aplikasi dan organisasi secara elektronik menggunakan standar yang telah disepakati. Mekanisme ini membantu pelaku usaha menyampaikan data kepabeanan tanpa bergantung pada dokumen fisik untuk setiap proses administrasi.
Pertukaran data elektronik juga mendukung Indonesia National Single Window (INSW), yaitu ekosistem yang mengintegrasikan proses dan informasi terkait ekspor-impor di Indonesia. Integrasi tersebut dijalankan melalui Sistem Indonesia National Single Window (SINSW), sistem elektronik yang menghubungkan data kepabeanan, perizinan, karantina, serta proses yang berkaitan dengan pelabuhan dan bandar udara.
Integrasi tersebut membantu mengurangi pengisian informasi yang sama berulang kali dalam proses lintas instansi. Pelaku usaha pun dapat mengelola data ekspor-impor dengan alur yang lebih sistematis. Setiap pihak juga lebih mudah mengakses dan memproses informasi sesuai kebutuhannya.
Baca juga: Memahami Custom Clearance, Prosedur, dan Dokumen Pentingnya
Dokumen yang Biasa Dipertukarkan Lewat EDI dalam Pengiriman
Electronic data interchange dapat menangani berbagai transaksi bisnis, mulai dari purchase order, invoice, advance ship notice, hingga informasi pengiriman. Dalam konteks ekspor-impor Indonesia, kamu juga akan berhadapan dengan dokumen dan data yang mendukung proses kepabeanan. Berikut adalah beberapa contoh dokumen yang perlu kamu ketahui:
Pemberitahuan Impor Barang (PIB)
PIB adalah pemberitahuan pabean yang digunakan importir untuk melaporkan barang yang akan masuk, digunakan, atau diedarkan di dalam negeri. Importir menyusun PIB berdasarkan dokumen terkait pengangkutan dan berkas pelengkap pabean, kemudian menyampaikannya melalui Sistem Komputer Pelayanan (SKP). Data yang benar sejak awal membantu mengurangi kebutuhan koreksi akibat ketidaksesuaian informasi pada dokumen.
Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
PEB adalah pemberitahuan pabean yang digunakan untuk memberitahukan ekspor barang. Eksportir atau pihak yang diberi kuasa menyiapkan data PEB untuk diproses melalui sistem kepabeanan. Sistem kemudian memeriksa data sesuai ketentuan yang berlaku. Jika persyaratan terpenuhi, sistem dapat menerbitkan Nota Pelayanan Ekspor (NPE) sebagai dokumen pelayanan ekspor.
Invoice dan Packing List
Invoice memuat informasi transaksi seperti jenis barang, jumlah, harga, serta pihak yang bertransaksi. Sementara itu, packing list lebih berfokus pada rincian kemasan dan barang yang dikirim, seperti jumlah koli, isi, serta berat produk. Keduanya mendukung penyusunan dan pemeriksaan informasi pengiriman maupun kepabeanan, sehingga data antardokumen harus konsisten.
Baca juga: Proforma Invoice: Pengertian, Fungsi & Bedanya dengan Invoice Biasa
Tips Memastikan Proses EDI Forwarder Kamu Berjalan Lancar
Penggunaan EDI memang mengurangi banyak pekerjaan manual, tetapi kelancaran prosesnya tetap bergantung pada kualitas data dan koordinasi antarpihak. Saat bekerja dengan forwarder, kamu perlu memperhatikan beberapa hal berikut:
- Samakan master data sejak awal agar nama perusahaan, kode barang, satuan, jumlah, dan informasi lainnya konsisten pada sistem maupun dokumen terkait.
- Cek kecocokan data sebelum submission dengan membandingkan invoice, packing list, data pengangkutan, dan informasi pendukung lainnya.
- Tentukan PIC yang jelas untuk menangani koreksi data ketika terjadi error atau dokumen membutuhkan perubahan.
- Pantau status data yang dikirim untuk memastikan tidak ada error message, rejection, atau kendala lain yang perlu ditindaklanjuti.
- Siapkan prosedur saat sistem bermasalah dengan memastikan forwarder memiliki langkah penanganan jika terjadi gangguan sistem atau koneksi.
Pemanfaatan electronic data interchange menunjukkan bahwa digitalisasi proses logistik bukan sekadar mengganti dokumen fisik dengan dokumen elektronik. Nilai utamanya terletak pada kemampuan berbagai pihak untuk mengirim, membaca, dan memproses data dalam struktur yang sama dengan lebih sedikit pekerjaan manual. Meski EDI tidak menghilangkan seluruh kendala dalam ekspor-impor, data yang konsisten dan terintegrasi dapat membantu bisnis mengurangi kesalahan administrasi serta menjaga proses pengadaan dan pengiriman tetap berjalan sesuai alurnya.
Agar pengelolaan pengiriman lebih terstruktur dan mudah dipantau, perusahaan dapat memanfaatkan solusi logistik yang terintegrasi. Forwarder.ai membantu bisnis mengelola pengiriman secara efisien dalam satu platform, mulai dari perencanaan hingga tracking kargo secara real-time.
Cek layanan Forwarder.ai untuk berbagai pilihan pengiriman terbaik, cek rute, hingga cek biaya kirim sesuai kebutuhan bisnis Anda!
Kirim Barang Tanpa Ribet. Semua Bisa dari Satu Platform!
Nikmati voucher hingga 200K untuk pengiriman pertamamu. Langsung berlaku dan otomatis terpotong saat checkout.
