Kecepatan pesanan hingga sampai ke tangan pelanggan tidak hanya bergantung pada jasa pengiriman. Sebelum barang meninggalkan gudang, masih ada serangkaian proses yang harus diselesaikan, mulai dari pengecekan stok, picking, packing, hingga pesanan siap dikirim ke pelanggan. Jika salah satu proses tersebut memakan waktu lebih lama dari seharusnya, pengiriman jadi terhambat. Hal inilah yang membuat banyak perusahaan menggunakan cycle time sebagai indikator untuk melihat seberapa efisien proses operasional yang mereka jalankan.
Yuk, kita bahas apa itu cycle time, cara menghitungnya, serta perbedaannya dengan lead time dalam artikel ini!
Pengertian Cycle Time?
Butuh waktu untuk menyelesaikan setiap tahapan dalam operasional. Cycle time adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu proses kerja, dihitung sejak pekerjaan mulai dikerjakan hingga selesai. Angka ini bisa kita gunakan untuk melihat durasi dari tahapan operasional tertentu. Misalnya, berapa menit yang dibutuhkan untuk picking, packing, atau menyiapkan pesanan hingga siap diambil kurir. Semakin singkat waktu siklus, makin cepat juga tim operasional menyelesaikan pekerjaannya.
Sebagai contoh, tim gudang mulai memproses pesanan pada pukul 09.00 dan seluruh proses picking dan packing selesai pukul 09.30. Artinya, waktu siklus untuk pesanan tersebut adalah 30 menit. Angka inilah yang membantu perusahaan mengevaluasi apakah proses di gudang sudah berjalan efisien atau masih ada tahapan yang memerlukan perbaikan.
Bagaimana Rumus dan Cara Menghitung Cycle Time?
Menghitung waktu siklus cukup sederhana. Kamu hanya perlu mengetahui kapan suatu proses dimulai dan selesai. Berikut adalah rumusnya:
Cycle time = Waktu Selesai – Waktu Mulai
Contoh Perhitungan
Misalnya, tim gudang mulai memproses satu pesanan pada pukul 10.15. Setelah proses picking, packing, dan pengecekan selesai, pesanan siap dikirim pada pukul 10.40. Maka, perhitungannya:
Cycle Time = 10.40 – 10.15 = 25 menit
Artinya, gudang membutuhkan waktu 25 menit untuk menyelesaikan satu pesanan dari awal pemrosesan hingga siap dikirim. Angka tersebut dapat menjadi acuan untuk melihat apakah proses operasional masih berjalan sesuai rencana dan target yang ditentukan. Jika durasinya tiba-tiba meningkat, perusahaan bisa mengevaluasi proses mana yang mulai memakan waktu lebih lama, misalnya saat picking, packing, atau pengecekan barang.
Apa Bedanya Cycle Time dengan Lead Time?
Cycle time dan lead time sering dianggap sama, karena sama-sama mengukur waktu. Padahal, keduanya punya titik awal dan tujuan pengukuran yang berbeda. Agar lebih mudah memahaminya, berikut adalah perbandingan keduanya dalam bentuk tabel:
| Cycle Time | Lead Time |
| Mengukur waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proses | Mengukur total waktu sejak pelanggan membuat pesanan hingga pesanan diterima |
| Perhitungan dimulai saat pekerjaan mulai diproses | Perhitungan dimulai saat pesanan masuk |
| Berakhir ketika proses kerja selesai | Berakhir ketika barang sampai ke pelanggan |
| Digunakan untuk mengevaluasi efisiensi operasional | Digunakan untuk mengukur keseluruhan waktu tunggu pelanggan |
Gampangnya, kamu bisa bayangkan pelanggan melakukan pemesanan pada hari Senin. Gudang baru mulai memproses pesanan pada hari Selasa, proses packing selesai dalam waktu 30 menit, lalu barang diterima pelanggan pada hari Kamis.
Lead time dihitung sejak hari Senin hingga Kamis, karena mencakup seluruh proses pemenuhan pesanan. Sementara itu, cycle time hanya menghitung durasi untuk menyelesaikan satu proses, misalnya proses packing yang berlangsung selama 30 menit.
Baca Juga: Idle Time: Penyebab, Perhitungan, & Cara Menguranginya dalam Logistik
Kenapa Cycle Time Penting Bagi Bisnis yang Mengandalkan Pengiriman Cepat?
Semakin singkat durasi waktu siklus, semakin cepat pula pesanan diproses hingga siap dikirim. Dampaknya tidak hanya terasa pada operasional gudang, tetapi juga pada pengalaman pelanggan. Berikut adalah beberapa manfaat yang bisa diperoleh bisnis:
- Pesanan lebih cepat siap dikirim sehingga waktu tunggu pelanggan bisa berkurang
- Produktivitas operasional meningkat, karena tim dapat menyelesaikan lebih banyak pesanan dalam waktu yang sama
- Hambatan operasional lebih mudah ditemukan misalnya saat proses picking atau packing mulai memakan waktu lebih lama dari biasanya
- Kepuasan pelanggan ikut meningkat karena pesanan datang lebih cepat dan sesuai estimasi
Bagaimana Cara Mempersingkat Cycle Time Pemenuhan Pesanan?
Mempersingkat waktu siklus bukan berarti memaksa tim bekerja lebih cepat. Fokus utamanya adalah menghilangkan proses yang tidak perlu agar setiap tahapan berjalan lebih efisien. Kamu bisa menerapkan beberapa cara berikut untuk mempercepat proses pemenuhan pesanan:
Evaluasi Proses yang Paling Sering Memakan Waktu
Cari tahu tahapan mana yang paling sering menghambat proses fulfillment. Misalnya, proses picking membutuhkan waktu terlalu lama karena penataan barang yang kurang sesuai atau antrean mulai terjadi di area packing. Setelah penyebabnya diketahui, perusahaan bisa menentukan langkah yang paling tepat untuk mengatasi masalah tersebut.
Atur Layout Gudang Agar Lebih Efisien
Penempatan barang yang rapi dan mudah dijangkau dapat mempercepat proses pengambilan pesanan. Letakkan produk terlaris di lokasi yang mudah dijangkau agar tim gudang tidak perlu menghabiskan banyak waktu mencari atau mengambil barang.
Manfaatkan Sistem Manajemen Gudang (WMS)
Sistem Manajemen gudang (WMS) memudahkan tim gudang mengetahui lokasi penyimpanan setiap produk dan jumlah stok yang masih tersedia. Dengan informasi tersebut, proses picking bisa berjalan lebih cepat tanpa perlu mencari barang atau mengecek stok secara manual.
Kurangi Proses yang Masih Dilakukan Secara Manual
Pekerjaan yang masih mengandalkan pencatatan manual biasanya membutuhkan waktu yang lebih lama dan rentan kesalahan. Otomatisasi aktivitas berulang dapat membantu mempercepat proses sekaligus mengurangi risiko kesalahan saat memproses pesanan.
Pantau Cycle Time Secara Berkala
Waktu siklus sebaiknya tidak hanya dihitung sekali, tetapi dimonitor secara rutin. Perubahan kecil pada durasi proses sering kali menjadi tanda awal bahwa ada tahapan operasional yang perlu dievaluasi terlebih dahulu sebelum berdampak pada pengiriman.
Baca Juga: SOP Gudang: Fungsi, Langkah, dan Tips Penerapannya
Pada akhirnya, cycle time membantu perusahaan melihat proses mana yang masih memakan waktu lebih lama dari seharusnya sehingga perbaikan bisa segera dilakukan di bagian tersebut. Semakin baik perusahaan mengelola waktu di setiap tahapan operasional, semakin mudah juga untuk memenuhi pesanan dengan cepat dan konsisten.
Agar pengelolaan pengiriman lebih terstruktur dan mudah dipantau, perusahaan dapat memanfaatkan solusi logistik yang terintegrasi. Forwarder.ai membantu bisnis mengelola pengiriman secara efisien dalam satu platform, mulai dari perencanaan hingga tracking kargo secara real-time.
Cek layanan Forwarder.ai untuk berbagai pilihan pengiriman terbaik, cek rute, hingga cek biaya kirim sesuai kebutuhan bisnis kamu!
Kirim Barang Tanpa Ribet. Semua Bisa dari Satu Platform!
Nikmati voucher hingga 200K untuk pengiriman pertamamu. Langsung berlaku dan otomatis terpotong saat checkout.
