Mengenal Goods Receipt Note dan Fungsinya dalam Warehouse

Dalam aktivitas pergudangan, setiap barang yang masuk perlu dicatat agar jumlah inventory di dalam sistem sesuai dengan kondisi fisik. Salah satu dokumen yang digunakan dalam proses tersebut adalah Goods Receipt Note (GRN).

GRN berkaitan erat dengan proses goods receipt (GR) yang dilakukan ketika warehouse menerima barang dari supplier atau sumber lainnya. Dokumen ini membantu mencatat apa saja yang benar-benar diterima sehingga dapat digunakan sebagai referensi untuk inventory, purchasing, hingga proses pembayaran supplier.

Mari pahami secara mendalam apa itu GRN karena sangat penting bagi tim warehouse maupun purchasing saat pencatatan penerimaan barang.

Apa Itu Goods Receipt Note (GRN)?

Goods Receipt Note adalah dokumen atau catatan yang digunakan untuk merekam penerimaan barang oleh warehouse berdasarkan hasil pemeriksaan barang yang datang. GRN biasanya dibuat setelah barang tiba di area receiving dan tim warehouse melakukan pengecekan terhadap quantity, SKU, kondisi barang, serta informasi lainnya.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan membuat purchase order untuk membeli 500 unit barang. Supplier kemudian mengirimkan barang ke warehouse. Setelah dilakukan pemeriksaan, ternyata hanya 490 unit yang diterima. GRN dapat digunakan untuk mencatat hasil penerimaan aktual tersebut, sementara selisih 10 unit perlu ditindaklanjuti sesuai prosedur perusahaan.

Dalam konteks ini, goods receipt (GR) # dan GRN memiliki hubungan yang sangat dekat. Goods receipt merupakan proses atau transaksi penerimaan barang, sedangkan GRN merupakan dokumen atau catatan yang merekam hasil dari proses tersebut. Dalam sistem WMS atau ERP, transaksi goods receipt dapat menghasilkan nomor atau dokumen GRN sebagai referensi.

Fungsi Goods Receipt Note

GRN memiliki beberapa fungsi penting dalam operasional warehouse dan pengelolaan inventory. Berikut beberapa fungsinya:

1. Sebagai bukti penerimaan barang

GRN dapat menjadi bukti bahwa barang dari supplier telah diterima oleh pihak warehouse. Dokumen ini dapat digunakan sebagai referensi ketika terdapat pertanyaan mengenai kapan dan berapa banyak barang yang diterima.

2. Mencatat jumlah barang yang diterima

GRN mencatat quantity aktual yang diterima, bukan hanya jumlah yang tercantum dalam purchase order. Hal ini penting ketika terjadi short shipment, kelebihan pengiriman, atau perbedaan jumlah antara dokumen supplier dengan kondisi fisik.

3. Membantu memperbarui data inventory

Informasi GRN dapat digunakan untuk memperbarui stok dalam sistem WMS atau ERP. Setelah penerimaan diproses, quantity inventory dapat bertambah sesuai jumlah barang yang dinyatakan diterima.

4. Mendukung pencocokan dengan purchase order

GRN membantu warehouse dan purchasing memastikan barang yang datang sesuai dengan PO, baik dari sisi SKU, quantity, maupun spesifikasi lainnya.

5. Mendukung pemeriksaan dan penanganan discrepancy

Jika ditemukan barang rusak, salah SKU, quantity tidak sesuai, atau masalah lainnya, discrepancy dapat dicatat saat proses receiving dan dikaitkan dengan GRN.

6. Mendukung audit dan pelacakan barang

GRN dapat menjadi bagian dari riwayat pergerakan inventory. Perusahaan dapat menggunakannya untuk menelusuri kapan barang diterima, dari supplier mana, berapa quantity yang diterima, dan siapa yang melakukan proses penerimaan.

Apa Saja Isi Goods Receipt Note?

Format GRN dapat berbeda antara satu perusahaan dan perusahaan lainnya, terutama jika menggunakan sistem WMS atau ERP yang berbeda. Namun, beberapa informasi yang umum terdapat di dalam GRN meliputi:

• Nomor GRN: Nomor unik untuk mengidentifikasi transaksi penerimaan.
• Tanggal penerimaan: Menunjukkan kapan barang diterima oleh warehouse.
• Nama supplier: Pihak yang mengirimkan barang.
• Nomor purchase order: Referensi pesanan yang menjadi dasar penerimaan.
• Nomor delivery note atau surat jalan: Referensi dokumen yang menyertai pengiriman.
• Nama atau SKU barang: Identitas produk yang diterima.
• Quantity: Jumlah barang yang diterima secara aktual.
• UoM: Satuan pengukuran barang, seperti pcs, carton, kg, atau pallet.
• Kondisi barang: Informasi mengenai kondisi barang ketika diterima.
• Batch atau lot number: Digunakan jika barang memiliki sistem pelacakan berdasarkan batch atau lot.
• Nama petugas penerima: Pihak yang melakukan atau mengesahkan proses receiving.
• Catatan discrepancy: Digunakan untuk mencatat selisih quantity, kerusakan, atau ketidaksesuaian lainnya.

Informasi tersebut membantu membuat proses penerimaan lebih mudah ditelusuri dan mengurangi risiko perbedaan data antara dokumen, sistem, dan kondisi fisik barang.

Perbedaan Goods Receipt Note, Invoice, dan Delivery Note

GRN, invoice, dan delivery note # sering dianggap sama karena ketiganya dapat digunakan dalam satu rangkaian transaksi pembelian dan pengiriman barang. Ketiganya juga sama-sama dapat memuat informasi seperti nama barang, quantity, supplier, atau nomor dokumen.

Namun, ketiganya memiliki fungsi yang berbeda, yaitu:

• Goods Receipt Note (GRN): Berfungsi sebagai catatan atau bukti bahwa barang telah diterima oleh warehouse berdasarkan hasil receiving aktual. Fokusnya adalah pada penerimaan barang dan inventory.
• Invoice: Berfungsi sebagai dokumen tagihan dari supplier kepada pembeli. Invoice berisi informasi mengenai harga barang, quantity yang ditagihkan, nilai transaksi, pajak jika berlaku, serta informasi pembayaran.
• Delivery Note: Berfungsi sebagai dokumen yang menyertai pengiriman barang dari supplier atau pihak pengirim kepada penerima. Dokumen ini berisi informasi barang yang dikirim.

Perbedaan tersebut dapat dilihat dari sudut pandang proses:

Delivery note → barang dikirim → warehouse melakukan receiving → GRN dibuat → invoice diproses untuk pembayaran.

Dalam proses three-way matching, informasi dari purchase order, GRN, dan invoice dapat dibandingkan sebelum pembayaran supplier dilakukan. Tujuannya adalah memastikan barang yang dipesan, diterima, dan ditagihkan memiliki kesesuaian.

Tips Membuat dan Mengelola GRN

Akurasi GRN berpengaruh terhadap inventory accuracy dan proses administrasi setelah penerimaan. Beberapa hal berikut dapat diterapkan untuk mengurangi kesalahan.

• Pastikan quantity barang sesuai dengan hasil perhitungan fisik. Jangan langsung menggunakan quantity pada PO atau delivery note tanpa melakukan pengecekan aktual.
• Cocokkan SKU dan deskripsi barang. Pastikan barang yang diterima benar-benar sesuai dengan item yang tercantum dalam PO.
• Periksa kondisi barang sebelum GRN dibuat. Barang yang rusak atau membutuhkan pemeriksaan lebih lanjut sebaiknya diberikan status yang sesuai.
• Jangan membuat GRN sebelum receiving selesai. Pencatatan terlalu dini dapat membuat inventory dalam sistem lebih tinggi daripada stok fisik.
• Catat discrepancy secara jelas. Selisih quantity, kerusakan, atau kesalahan pengiriman perlu memiliki catatan agar mudah ditindaklanjuti oleh purchasing dan supplier.
• Gunakan barcode scanning jika tersedia. Barcode dapat membantu mengurangi kesalahan input SKU dan mempercepat proses receiving.
• Pastikan nomor GRN mudah ditelusuri. Nomor GRN sebaiknya dapat dikaitkan dengan PO, delivery note, supplier, dan transaksi inventory terkait.
• Integrasikan GRN dengan WMS atau ERP. Integrasi dengan sistem yang otomatis dapat mengurangi pencatatan berulang dan membantu memperbarui inventory secara lebih konsisten.
• Lakukan rekonsiliasi secara berkala. Bandingkan data GRN dengan inventory fisik dan dokumen purchasing untuk menemukan potensi kesalahan pencatatan.

Sudah Paham Apa Itu GRN?

Goods Receipt Note (GRN) adalah dokumen atau catatan yang digunakan untuk merekam penerimaan barang di warehouse berdasarkan hasil receiving aktual. GRN membantu perusahaan mencatat quantity yang benar-benar diterima, memperbarui inventory, memantau selisih barang, serta menyediakan riwayat penerimaan barang.

GRN berbeda dari invoice dan delivery note. Invoice berfungsi sebagai dokumen tagihan, sedangkan delivery note menyertai proses pengiriman. GRN sendiri berfokus pada barang yang telah diterima oleh warehouse. Namun, ketiganya berhubungan dalam konteks proses three-way matching.

Dalam operasional logistik, pengelolaan GRN yang akurat membantu menjaga inventory accuracy, mendukung three-way matching, dan membuat pergerakan barang dari supplier hingga storage location lebih mudah ditelusuri.