Supplier Relationship Management: Strategi & KPI Supplier - Forwarder.ai

Supplier Relationship Management (SRM) adalah pendekatan terstruktur untuk mengelola hubungan dengan supplier atau pemasok, terutama yang punya dampak penting terhadap operasi bisnis. Fokusnya bukan sekadar menjaga komunikasi tetap baik, tetapi menentukan supplier mana yang perlu dikelola lebih dekat, menyepakati ekspektasi, mengukur kinerja, menangani risiko, dan mencari peluang perbaikan bersama.

Menurut CIPS, SRM merupakan bagian penting dalam supply chain management karena perusahaan perlu meninjau portofolio supplier dan menentukan tingkat pengelolaan hubungan yang sesuai dengan tujuan bisnis. SAP juga membedakan SRM dari supplier management yang lebih luas: SRM berfokus pada strategi dan kolaborasi dengan supplier yang paling penting, sedangkan supplier management mencakup proses pengelolaan seluruh supplier.

Artinya, hubungan supplier yang sehat tidak identik dengan memperlakukan semua pemasok sebagai “partner strategis”. Supplier rutin dengan risiko rendah bisa dikelola melalui proses yang efisien. Sebaliknya, supplier yang sulit digantikan atau sangat memengaruhi operasi membutuhkan koordinasi, pengukuran, dan rencana risiko yang lebih dalam.

Tujuan SRM: membuat hubungan supplier lebih terukur, sesuai tingkat kepentingannya, dan menghasilkan nilai bagi kedua pihak.
Fokus utama: segmentasi supplier, komunikasi, kontrak dan ekspektasi, kinerja, risiko, pengembangan, serta kolaborasi.
Prinsip penting: hubungan yang dekat bukan pengganti data kinerja, kontrak, atau rencana alternatif pasokan.
Hasil yang perlu dilihat: kualitas, ketepatan pengiriman, respons, kepatuhan, risiko, biaya total, dan perbaikan yang benar-benar terjadi.

Apa Itu Supplier Relationship Management dan Apa Bedanya dengan Supplier Management?

Supplier management adalah payung yang lebih luas. Di dalamnya bisa terdapat onboarding, data master supplier, kualifikasi, evaluasi, pengadaan, pemantauan risiko, pengelolaan kinerja, hingga penghentian hubungan. SRM lebih spesifik: bagaimana perusahaan mengatur hubungan dan bentuk kolaborasi dengan supplier yang relevan agar sasaran bisnis bisa dicapai.

Aspek	Supplier Management	Supplier Relationship Management
Cakupan	Seluruh proses dan data supplier	Strategi hubungan dan kolaborasi dengan supplier yang membutuhkan perhatian khusus
Fokus	Onboarding, kualifikasi, data, performa, risiko, administrasi	Nilai hubungan, komunikasi, kinerja, perbaikan, risiko, dan kolaborasi
Intensitas	Dapat diterapkan ke seluruh supplier	Biasanya lebih intensif pada supplier yang strategis atau kritis
Ukuran keberhasilan	Kualitas data dan kelancaran proses supplier	Kinerja hubungan dan hasil bisnis yang disepakati

Dalam konteks supply chain management, SRM berada dekat dengan sourcing, procurement, inbound logistics, dan risk management. Namun, halaman ini tidak membahas cara mencari supplier dari nol atau memilih vendor logistik secara detail. Fokusnya adalah mengelola hubungan setelah supplier sudah masuk ke dalam jaringan pasok perusahaan.

Mengapa Tidak Semua Supplier Perlu Dikelola dengan Cara yang Sama?

Waktu tim procurement, operasional, quality, finance, dan manajemen terbatas. Jika seluruh supplier mendapat review, rapat, dan program pengembangan dengan intensitas yang sama, biaya pengelolaannya bisa lebih besar daripada nilai yang dihasilkan.

CIPS menjelaskan bahwa bentuk hubungan supplier dapat berada di rentang transaksional sampai kolaboratif. Untuk barang atau jasa bernilai rendah dengan banyak alternatif, hubungan yang lebih sederhana mungkin sudah memadai. Untuk kebutuhan bernilai tinggi, sulit digantikan, atau membawa risiko pasokan besar, hubungan yang lebih dekat bisa lebih masuk akal.

Karena itu, pertanyaan awal SRM bukan “bagaimana membuat semua supplier lebih dekat?”, tetapi “supplier mana yang benar-benar membutuhkan hubungan lebih intensif, dan untuk tujuan apa?”.

Segmentasi Supplier: Dasar Menentukan Intensitas Hubungan

Segmentasi membantu perusahaan menghindari dua kesalahan: terlalu sedikit perhatian pada supplier kritis, atau terlalu banyak sumber daya untuk supplier yang dampaknya rendah.

Gunakan tingkat risiko dan dampak bisnis

Salah satu kerangka yang umum digunakan di procurement adalah Kraljic Matrix. CIPS menjelaskan bahwa matriks ini memetakan produk atau jasa berdasarkan risiko pasokan dan dampaknya terhadap profit atau biaya. Hasil klasifikasi tersebut membantu menentukan bentuk hubungan supplier yang sesuai.

Kategori	Karakter umum	Pendekatan hubungan
Routine	Risiko rendah, dampak relatif rendah, alternatif biasanya tersedia	Proses dibuat sederhana dan efisien; hindari administrasi hubungan yang berlebihan
Leverage	Dampak biaya tinggi, tetapi pilihan supplier relatif banyak	Fokus pada kompetisi pasar, total cost, dan negosiasi tanpa mengorbankan kinerja
Bottleneck	Nilai pembelian tidak selalu besar, tetapi supply risk tinggi	Prioritaskan continuity of supply, alternatif, persediaan pengaman bila relevan, dan pemantauan risiko
Strategic	Dampak tinggi dan supply risk tinggi	Gunakan governance lebih ketat, review berkala, joint improvement, dan rencana risiko yang jelas

Matriks tersebut bukan aturan universal. Kriteria perlu disesuaikan dengan model bisnis, kategori barang atau jasa, regulasi, kemampuan substitusi, dan konsekuensi jika pasokan terganggu.

Lihat hubungan dari perspektif supplier

Buyer juga perlu memahami bagaimana supplier memandang akun perusahaan. Supplier Preferencing Matrix dari CIPS melihat dua faktor: nilai akun bagi supplier dan tingkat daya tarik hubungan tersebut.

Ini penting karena perusahaan bisa saja menganggap satu supplier sangat strategis, sementara supplier tersebut melihat akun perusahaan sebagai pelanggan kecil atau sulit dilayani. Ketidakseimbangan seperti ini memengaruhi ekspektasi terhadap prioritas, fleksibilitas, harga, dan dukungan ketika kapasitas supplier sedang terbatas.

Untuk supplier kritis, strategi SRM sebaiknya menjawab dua pertanyaan sekaligus: seberapa penting supplier bagi perusahaan, dan seberapa penting perusahaan bagi supplier.

Strategi Membangun Hubungan yang Kuat dengan Supplier

1. Tetapkan ekspektasi sejak awal

Hubungan yang sehat dimulai dari kejelasan. Spesifikasi, volume, jadwal, lead time, standar kualitas, dokumen, prosedur eskalasi, ketentuan pembayaran, serta target layanan perlu dipahami kedua pihak. Jika indikator kinerja akan digunakan, definisinya sebaiknya sudah disepakati sebelum supplier dievaluasi.

Kontrak dan SLA membantu membentuk batas yang jelas, tetapi tidak menggantikan komunikasi. Dokumen memberi kerangka, sedangkan review operasional memastikan pelaksanaannya tetap relevan ketika kondisi berubah.

2. Bangun ritme komunikasi, bukan komunikasi saat ada masalah saja

CIPS menempatkan komunikasi yang konsisten sebagai salah satu dasar pengelolaan hubungan supplier. Praktiknya bisa berbeda sesuai tingkat kepentingan supplier, mulai dari koordinasi operasional sampai business review yang membahas kinerja dan rencana mendatang.

Ritme yang konsisten membantu memisahkan isu mendesak dari pola masalah yang membutuhkan tindakan lebih besar. Tim juga tidak perlu menunggu shipment gagal atau kualitas turun sebelum membuka pembicaraan.

3. Bagikan informasi yang benar-benar membantu supplier merencanakan kapasitas

Forecast permintaan, jadwal produksi, rencana promosi, perubahan lokasi, atau kebutuhan transportasi dapat memengaruhi kemampuan supplier memenuhi pesanan. Informasi yang relevan sebaiknya dibagikan cukup awal agar supplier punya waktu merencanakan kapasitas.

Namun, transparansi tidak berarti membuka seluruh data perusahaan. Tentukan informasi apa yang diperlukan untuk menjalankan kontrak dan memperbaiki operasi, siapa yang boleh mengaksesnya, serta bagaimana data sensitif dilindungi.

4. Jaga disiplin dari sisi buyer

Supplier performance tidak hanya dipengaruhi supplier. Perubahan pesanan yang mendadak, purchase order yang terlambat, spesifikasi yang berubah tanpa kontrol, approval yang lama, atau pembayaran yang tidak sesuai ketentuan dapat membuat kinerja rantai pasok ikut menurun.

Karena itu, evaluasi SRM sebaiknya tidak hanya bertanya “apa yang salah dari supplier?”, tetapi juga “apakah proses internal perusahaan membuat supplier sulit memenuhi target?”.

5. Gunakan scorecard yang disepakati

Hubungan yang baik tetap perlu data. CIPS merekomendasikan penggunaan supplier scorecard, metrik umum, dan KPI untuk memantau performa. Indikator dapat mencakup kualitas, akurasi pengiriman, lead time, biaya, contract compliance, risiko, respons, hingga inovasi.

Jumlah KPI tidak perlu banyak. Pilih indikator yang benar-benar mencerminkan hasil yang penting bagi kategori tersebut, lalu pastikan sumber data dan rumusnya konsisten.

6. Pisahkan review kinerja dari negosiasi harga

Jika setiap percakapan kinerja selalu berubah menjadi tekanan harga, supplier bisa enggan terbuka tentang akar masalah. Review kinerja sebaiknya membahas fakta, tren, penyebab, dan tindakan perbaikan. Negosiasi komersial tetap penting, tetapi bisa dikelola sebagai agenda terpisah ketika pembahasannya membutuhkan ruang yang berbeda.

7. Gunakan supplier development untuk supplier yang layak dikembangkan

CIPS mendefinisikan supplier development sebagai kerja sama dengan supplier untuk meningkatkan kinerjanya, misalnya pada biaya, kualitas, lead time, kapasitas, atau teknologi. Program seperti ini membutuhkan sumber daya, sehingga lebih cocok untuk supplier yang dampaknya cukup besar dan punya peluang perbaikan nyata.

Supplier development bisa dimulai dari hal sederhana: analisis penyebab reject, perbaikan jadwal pickup, penyelarasan forecast, penyesuaian packaging, atau standardisasi data dokumen.

8. Siapkan rencana risiko tanpa merusak hubungan

Hubungan yang kuat bukan alasan untuk mengabaikan risiko. Supplier kritis tetap perlu dipantau dari sisi kapasitas, kualitas, keuangan, kepatuhan, lokasi, ketergantungan sub-supplier, dan continuity plan yang relevan dengan bisnis.

Pada kategori tertentu, perusahaan mungkin perlu supplier alternatif, material substitusi, safety stock, atau jalur transportasi cadangan. Pilihan mitigasi bergantung pada karakter barang, lead time, biaya, dan tingkat risiko. Tidak ada satu pendekatan yang cocok untuk semua supply chain.

KPI Apa yang Perlu Dipakai untuk Mengevaluasi Supplier?

KPI supplier harus mengikuti risiko dan tujuan kontrak. Supplier transportasi tidak selalu dinilai dengan indikator yang sama seperti supplier bahan baku, kemasan, teknologi, atau jasa profesional.

Area	Contoh KPI atau indikator	Pertanyaan yang dijawab
Delivery	On-time delivery, delivery accuracy, lead time	Apakah supplier mengirim sesuai waktu, jumlah, dan kebutuhan yang disepakati?
Quality	Reject rate, defect, claim, return	Apakah barang atau jasa konsisten dengan spesifikasi?
Responsiveness	Response time, waktu penyelesaian issue, eskalasi	Seberapa cepat supplier merespons dan menyelesaikan masalah?
Commercial	Price compliance, invoice accuracy, total cost	Apakah transaksi berjalan sesuai kesepakatan dan biaya yang direncanakan?
Contract & compliance	Pemenuhan SLA, dokumen, sertifikasi, persyaratan kontrak	Apakah kewajiban kontraktual dan persyaratan yang relevan dipenuhi?
Risk	Issue berulang, kapasitas, financial health, business continuity	Apakah ada sinyal yang meningkatkan risiko gangguan pasokan?
Improvement	Corrective action closure, proyek perbaikan, ide inovasi	Apakah hubungan menghasilkan perbaikan yang dapat dibuktikan?

Tidak ada angka target yang otomatis “baik” untuk semua perusahaan. Target 95% on-time delivery, misalnya, bisa terlalu rendah untuk satu kategori tetapi tidak realistis untuk kategori lain. Baseline, kontrak, tingkat kritis, kemampuan pasar, dan kebutuhan pelanggan harus menjadi konteksnya.

Yang lebih penting adalah memastikan numerator, denominator, cut-off waktu, pengecualian, dan sumber datanya sama setiap periode. Scorecard yang rumusnya berubah-ubah sulit dipakai untuk keputusan.

Bagaimana Mengatur Review Supplier agar Tidak Menjadi Rapat Seremonial?

Review supplier perlu menghasilkan keputusan, bukan hanya presentasi skor. Untuk supplier yang penting, agenda bisa mencakup:

hasil KPI periode berjalan dan tren dibanding baseline;
issue terbuka dan akar masalahnya;
corrective action, owner, serta due date;
perubahan forecast, kapasitas, atau kebutuhan bisnis;
risiko baru yang perlu dimitigasi;
peluang perbaikan proses atau cost-to-serve;
rencana proyek kolaboratif jika memang ada business case.

Frekuensi review sebaiknya mengikuti criticality. Supplier rutin tidak membutuhkan rapat bulanan hanya demi menjalankan prosedur. Supplier strategis atau supplier yang sedang mengalami masalah mungkin memerlukan koordinasi lebih sering. Ini adalah keputusan governance, bukan angka baku.

Apa yang Harus Dilakukan Saat Supplier Tidak Memenuhi Ekspektasi?

Hubungan yang baik bukan berarti membiarkan performa buruk. Ketika supplier gagal memenuhi target, perusahaan membutuhkan proses yang tetap objektif.

Pastikan datanya benar. Verifikasi kejadian, periode, order, spesifikasi, dan sumber data sebelum menyimpulkan masalah.
Pisahkan gejala dan akar masalah. Keterlambatan bisa disebabkan kapasitas supplier, perubahan order buyer, transportasi, bahan baku, atau faktor lain.
Nilai dampak dan criticality. Prioritas penanganan harus mengikuti risiko terhadap produksi, pelanggan, keselamatan, kualitas, atau cash flow.
Susun corrective action. Tentukan tindakan, owner, target, bukti penyelesaian, dan tanggal review berikutnya.
Pantau apakah masalah berulang. Perbaikan satu kali belum cukup jika akar masalah tetap muncul.
Eskalasi bila perlu. Jika tindakan tidak efektif, pembahasan dapat dinaikkan ke level manajemen, renegosiasi kontrak, pembatasan volume, atau contingency plan.
Siapkan keputusan akhir. Untuk kegagalan serius atau berulang, perusahaan mungkin perlu mengembangkan supplier lain atau mengakhiri hubungan sesuai kontrak.

CIPS juga menekankan pentingnya mengenali supplier yang sedang mengalami kesulitan lebih awal. Pemantauan tidak hanya terbatas pada hasil delivery, tetapi dapat mencakup kondisi finansial, operasional, kepatuhan, dan risiko lain sesuai konteks supplier.

Tantangan Umum dalam Supplier Relationship Management

Tantangan	Risiko yang muncul	Pendekatan yang lebih sehat
Ketergantungan pada satu supplier	Gangguan supplier bisa langsung menghambat operasi	Nilai criticality, cari alternatif bila feasible, dan siapkan continuity plan
Target buyer dan supplier berbeda	Konflik harga, kapasitas, lead time, atau prioritas	Jelaskan tujuan, constraint, dan trade-off kedua pihak sejak awal
Data kinerja tidak konsisten	Review berubah menjadi perdebatan angka	Sepakati definisi KPI, sumber data, dan cut-off
Komunikasi hanya saat masalah	Issue baru dibahas setelah dampaknya besar	Tentukan ritme review berdasarkan tingkat kepentingan supplier
Terlalu banyak meeting	Biaya koordinasi naik tanpa hasil	Segmentasikan supplier dan bedakan level governance
Perbedaan budaya atau cara kerja	Ekspektasi dan gaya komunikasi tidak sinkron	Gunakan proses, kanal, peran, dan dokumentasi yang jelas
Berbagi data tanpa kontrol	Risiko kerahasiaan, keamanan, atau penyalahgunaan data	Batasi data sesuai kebutuhan kerja dan atur hak akses

Peran Teknologi dalam Mengelola Hubungan Supplier

Teknologi membantu jika perusahaan sudah tahu data apa yang perlu dikelola dan keputusan apa yang ingin dibuat. Sistem tidak otomatis menciptakan kepercayaan atau kolaborasi, tetapi dapat membuat informasi supplier lebih rapi dan mudah digunakan.

Supplier management atau SRM platform

Platform khusus supplier dapat digunakan untuk menyimpan data supplier, onboarding, kualifikasi, segmentasi, scorecard, risk monitoring, dokumen, dan workflow kolaborasi. SAP, misalnya, menempatkan supplier lifecycle, performance, risk, dan collaboration sebagai bagian dari supplier management.

ERP dan procurement system

ERP biasanya menyimpan transaksi seperti purchase order, invoice, penerimaan, dan data supplier yang berkaitan dengan fungsi keuangan atau procurement. Data tersebut bisa menjadi input penting untuk evaluasi SRM, terutama jika perusahaan ingin menghubungkan performa dengan transaksi aktual.

TMS untuk supplier atau vendor yang terkait transportasi

Jika supplier juga terlibat langsung dalam proses inbound atau perusahaan mengelola banyak transporter, Transportation Management System dapat membantu memberikan data status pengiriman, ketepatan perjalanan, biaya transportasi, atau performa vendor transportasi. Namun, TMS bukan pengganti SRM untuk seluruh jenis supplier. Cakupannya tetap berfokus pada proses transportasi.

Prinsipnya sederhana: pilih sistem berdasarkan masalah yang hendak diselesaikan. Jika persoalannya data supplier tersebar, scorecard manual, dan qualification workflow, kebutuhannya berbeda dengan masalah tracking armada atau routing.

Roadmap 90 Hari untuk Mulai Menerapkan SRM

Berikut contoh roadmap implementasi. Ini bukan standar universal; urutan dan waktunya perlu disesuaikan dengan jumlah supplier, kualitas data, tingkat risiko, dan kapasitas tim.

Hari 1-30: Petakan supplier dan rapikan data

buat daftar supplier aktif dan kategori barang atau jasanya;
identifikasi spend, criticality, supply risk, dan alternatif yang tersedia;
pilih supplier yang layak masuk program SRM;
rapikan kontrak, kontak, SLA, rate, dokumen, dan sumber data kinerja;
catat isu terbuka yang sudah memengaruhi operasi.

Hari 31-60: Sepakati KPI dan governance

tentukan KPI yang relevan untuk masing-masing kategori;
tetapkan sumber data dan rumus;
definisikan owner internal untuk supplier penting;
susun jalur komunikasi dan eskalasi;
tetapkan contoh cadence review berdasarkan criticality;
buat risk register sederhana untuk supplier kritis.

Hari 61-90: Jalankan review dan proyek perbaikan

mulai supplier review dengan data aktual;
pilih satu atau dua isu prioritas, jangan terlalu banyak sekaligus;
susun corrective action bersama supplier;
uji satu proyek improvement yang punya ukuran keberhasilan jelas;
evaluasi apakah governance terlalu berat atau justru kurang;
perbarui segmentasi jika kondisi supplier berubah.

Setelah 90 hari, keberhasilan bukan diukur dari jumlah meeting atau jumlah supplier yang masuk dashboard. Lihat apakah masalah berulang menurun, data makin konsisten, tindakan perbaikan selesai, risiko lebih terlihat, dan supplier kritis punya rencana hubungan yang jelas.

Kapan Hubungan Perlu Diperkuat, Didiversifikasi, atau Diakhiri?

Tujuan SRM bukan mempertahankan semua supplier selama mungkin. Keputusan harus mengikuti nilai dan risiko hubungan.

Perkuat hubungan ketika supplier berkinerja baik, sulit digantikan, punya kemampuan yang relevan, dan kedua pihak memiliki peluang menciptakan nilai tambahan.
Diversifikasi ketika ketergantungan terlalu tinggi, gangguan satu supplier bisa menghentikan operasi, atau alternatif diperlukan untuk menjaga continuity of supply.
Kembangkan supplier ketika kinerjanya belum optimal tetapi akar masalahnya dapat diperbaiki dan manfaat perbaikan sepadan dengan usaha yang dibutuhkan.
Kurangi volume atau ganti supplier ketika kegagalan material berulang, corrective action tidak efektif, risiko tidak dapat diterima, atau hubungan tidak lagi memenuhi kebutuhan bisnis.

Supplier yang paling murah juga belum tentu menjadi pilihan dengan total cost terbaik. Sebaliknya, supplier lama tidak otomatis harus dipertahankan hanya karena relasinya sudah dekat. SRM yang matang menggabungkan kualitas hubungan dengan bukti kinerja dan risiko.

Hubungan Supplier yang Kuat Harus Bisa Diukur

Hubungan supplier yang baik bukan sekadar komunikasi lancar atau kedekatan personal. Perusahaan perlu tahu supplier mana yang penting, ekspektasi apa yang harus dipenuhi, data apa yang dipakai untuk menilai performa, risiko apa yang perlu dipantau, dan kapan kolaborasi perlu ditingkatkan atau dihentikan.

Mulai dari segmentasi. Setelah itu, sepakati KPI, buat ritme komunikasi yang sesuai, dan gunakan review untuk menghasilkan tindakan. Dengan cara ini, Supplier Relationship Management menjadi proses kerja yang membantu bisnis menjaga pasokan dan memperbaiki kinerja, bukan sekadar agenda hubungan baik.

Kalau ingin lanjut membaca insight seputar logistik dan supply chain sekaligus mendapatkan benefit yang tersedia untuk pembaca, kamu bisa klaim voucher artikel Forwarder.ai.

Kirim Barang Tanpa Ribet. Semua Bisa dari Satu Platform!

Nikmati voucher hingga 200K untuk pengiriman pertamamu. Langsung berlaku dan otomatis terpotong saat checkout.

Dapatkan Diskon!