Kartu Stok Barang, Fungsi dan Cara Mengisinya - Forwarder.ai

Persediaan barang di gudang terus berubah seiring aktivitas pembelian, penjualan, dan pengiriman berlangsung. Tanpa pencatatan yang rapi, perusahaan bisa kesulitan memantau jumlah stok terbaru dan melacak pergerakan barang.

Kartu stok membantu mencatat seluruh pergerakan tersebut, mulai dari stok masuk, keluar, hingga saldo persediaan. Catatan ini memudahkan tim operasional memantau ketersediaan produk.

Lalu, apa saja yang perlu dicatat di dalamnya dan bagaimana cara mengisinya? Yuk, kita bahas selengkapnya dalam artikel ini!

Fungsi Kartu Stok dalam Kontrol Persediaan

Kartu stok adalah catatan sederhana yang memudahkan perusahaan mengetahui perubahan jumlah persediaan dari waktu ke waktu. Petugas gudang bisa melihat riwayat penerimaan, pengeluaran, hingga retur barang tanpa harus memeriksa seluruh transaksi secara terpisah.

Pencatatan tersebut merupakan salah satu bagian dari inventory control karena membantu tim memantau pergerakan dan ketersediaan persediaan.

Tim pengadaan pun bisa memanfaatkan catatan tersebut untuk menentukan kapan perusahaan perlu melakukan restock. Namun, agar datanya tetap akurat, perusahaan tetap harus melakukan pemeriksaan fisik persediaan secara berkala.

Jika ditemukan selisih, tim terkait perlu menelusuri penyebabnya sebelum melakukan penyesuaian saldo.

Kolom yang Perlu Ada pada Kartu Stok Barang

Gunakan satu kartu untuk setiap SKU (Stock Keeping Unit), yaitu kode unik untuk membedakan setiap produk berdasarkan jenis atau variasinya.

Misalnya, botol minum ukuran 500 ml dan 750 ml memiliki SKU berbeda meskipun mereknya sama. Agar mudah dibaca dan ditelusuri, format dasarnya memuat:

Identitas produk: nama barang, kode SKU, satuan (pcs, dus, atau kg), serta lokasi penyimpanan.
Tanggal dan referensi: waktu transaksi beserta nomor surat jalan, bukti penerimaan, atau dokumen terkait.
Keterangan transaksi: asal barang masuk atau alasan pengeluaran, termasuk retur dan pemindahan lokasi.
Masuk, keluar, dan saldo: jumlah yang bertambah, berkurang, dan tersisa setelah setiap transaksi.

Kolom harga satuan dan batas minimum stok boleh ditambahkan sesuai kebutuhan, tetapi bukan syarat untuk mencatat pergerakan jumlah barang.

Cara Mencatat Stok Awal, Barang Masuk, Keluar, dan Saldo

Mulailah dengan mencatat persediaan awal, yaitu jumlah persediaan pada awal periode.

Saat pemasok mengirim persediaan dan gudang sudah menerimanya, masukkan jumlah tersebut ke kolom “masuk”. Sementara itu, ketika petugas menyerahkan produk untuk memenuhi pesanan, catat jumlahnya pada kolom “keluar”.

Setiap transaksi akan mengubah jumlah persediaan sehingga saldo perlu diperbarui dengan rumus berikut:

Saldo akhir = saldo sebelumnya + barang masuk − barang keluar

Jumlah stok fisik hanya berubah ketika barang benar-benar masuk atau keluar dari gudang, bukan saat perusahaan menerima atau membuat pesanan.

Contoh Pengisian Kartu Stok untuk Satu SKU

Misalnya, gudang menyimpan botol minum stainless 500 ml dengan kode BTL-500. Pada awal November tersedia 100 pcs, lalu terjadi penerimaan dan pengeluaran selama beberapa hari.

Tabel berikut menunjukkan perubahan saldonya berdasarkan urutan transaksi.

Tanggal	Keterangan	Masuk	Keluar	Saldo
1 Nov	Stok awal	–	–	100
3 Nov	Penerimaan pemasok	50	–	150
5 Nov	Pengiriman pesanan	–	30	120
7 Nov	Pengiriman pesanan	–	20	100
9 Nov	Penerimaan pemasok	40	–	140

Satuan: pcs

Pada 5 November, saldo turun menjadi 120 karena gudang mengeluarkan 30 botol. Setelah penerimaan berikutnya, catatan menunjukkan sisa 140 pcs.

Saldo akhir sebesar 140 pcs nantinya perlu dicocokkan dengan jumlah fisik barang melalui pemeriksaan stok.

Kartu Stok Manual dan Digital: Kapan Masing-Masing Cukup?

Perusahaan bisa mencatat persediaan secara manual melalui buku maupun spreadsheet. Metode ini cocok untuk bisnis dengan jumlah produk terbatas dan aktivitas gudang yang belum terlalu padat.

Seiring meningkatnya volume transaksi, proses pencatatan membutuhkan lebih banyak waktu dan ketelitian agar tidak ada data yang terlewat.

Sementara itu, sistem digital berbasis aplikasi dapat memperbarui saldo dari transaksi yang terhubung dengan proses pembelian, penjualan, atau gudang.

Pada operasional yang lebih kompleks, Warehouse Management System (WMS) dapat membantu mencatat pergerakan barang dari penerimaan hingga pengiriman. Penggunaan kode batang atau barcode juga dapat membantu mengurangi pencatatan manual karena identitas barang dapat dipindai dan dihubungkan dengan data di sistem.

Sistem digital memudahkan beberapa tim terkait mengakses dan memantau data persediaan melalui satu platform. Kamu bisa memilih metode pencatatan sesuai kebutuhan, terutama dengan mempertimbangkan jumlah produk dan aktivitas transaksi sehari-hari.

Cara Merekonsiliasi Kartu Stok dengan Stock Opname

Stock opname adalah aktivitas menghitung persediaan secara fisik untuk kemudian dibandingkan dengan catatan stok.

Tentukan jadwal stock opname dan pastikan seluruh transaksi barang masuk maupun keluar tercatat dengan benar. Saat pemeriksaan berlangsung, petugas menghitung jumlah fisik setiap SKU, lalu mencocokkannya dengan saldo pada kartu stok.

Jika kartu menunjukkan 140 pcs tetapi hasil stock opname hanya 138 pcs, jangan langsung mengurangi saldo tanpa pemeriksaan.

Telusuri dokumen penerimaan, pengeluaran, retur, dan perpindahan lokasi atau lakukan hitung ulang bila perlu. Dalam kasus pemindahan barang, pencatatan lokasi juga penting agar proses putaway dan penyimpanan tidak menyebabkan barang terlihat hilang hanya karena berada di lokasi yang berbeda.

Setelah penyebabnya jelas, buat penyesuaian dengan bukti serta persetujuan sesuai prosedur perusahaan.

Kesalahan Pencatatan yang Sering Menyebabkan Selisih Inventaris

Selisih persediaan tidak selalu berarti ada barang hilang. Beberapa kesalahan sederhana justru sering muncul saat aktivitas gudang sedang padat, antara lain:

Keterlambatan pencatatan transaksi membuat saldo stok belum berkurang meskipun barang sudah keluar dari gudang.
Kesalahan satuan barang terjadi ketika petugas mencatat 2 dus sebagai 2 pcs.
SKU tertukar menyebabkan pengeluaran barang tercatat pada kode produk yang berbeda.
Retur atau perpindahan tanpa pencatatan membuat riwayat stok tidak sesuai dengan kondisi persediaan sebenarnya.

Untuk mengurangi kesalahan tersebut, tetapkan penanggung jawab pencatatan, periksa dokumen pendukung, dan lakukan pengecekan berkala, terutama pada barang dengan transaksi keluar-masuk paling banyak.

Kartu stok membantu tim gudang dan pengadaan menelusuri setiap pergerakan persediaan, terutama ketika muncul selisih antara catatan dan jumlah fisik barang.

Selisih kecil yang tidak segera ditangani bisa menyebabkan pesanan tertunda atau pembelian yang sebenarnya belum diperlukan.

Untuk mencegahnya, perusahaan perlu mencatat setiap transaksi tepat waktu dan rutin mencocokkan saldo dengan stok fisik. Format pencatatan sederhana pun bisa tetap efektif selama petugas konsisten memperbarui data dan memeriksa keakuratannya.

Agar pengelolaan pengiriman lebih terstruktur dan mudah dipantau, perusahaan dapat memanfaatkan solusi logistik yang terintegrasi. Forwarder.ai membantu bisnis mengelola pengiriman secara efisien dalam satu platform, mulai dari perencanaan hingga tracking kargo secara real-time.

Cek layanan Forwarder.ai untuk berbagai pilihan pengiriman terbaik, cek rute, hingga cek biaya kirim sesuai kebutuhan bisnismu!