Pernahkah kamu merasa stok di gudang masih ada, tetapi ternyata sudah habis saat dibutuhkan? Di sisi lain, sering kali terjadi penumpukan barang tanpa adanya perputaran yang jelas. Kondisi seperti ini biasa terjadi ketika pengelolaan stok belum berjalan dengan baik. Inventory control adalah proses yang membantu bisnis menjaga keseimbangan antara ketersediaan barang dan efisiensi operasional. Dengan kontrol yang tepat, kamu bisa menentukan kapan perlu menambah stok dan kapan harus menahan pembelian.
Yuk, kita kupas tuntas mengenai pengendalian stok dalam artikel ini!
Pengertian Inventory Control
Inventory control adalah usaha untuk mengelola dan memantau persediaan barang atau produk yang perusahaan miliki. Tujuan utamanya adalah memastikan ketersediaan stok pada jumlah, tempat, dan kondisi yang sesuai dengan kebutuhan operasional. Dengan kata lain, metode ini menjadi cara kamu untuk menjaga ketersediaan stok tetap ideal, tidak terlalu banyak, tetapi juga tidak sampai kosong. Tanpa kontrol yang baik, selisih stok dan kesalahan pencatatan akan sering terjadi.
Perbedaan Inventory Control dan Inventory Management
Inventory control sering kali dianggap sama dengan inventory management, padahal keduanya punya fokus operasional yang berbeda. Inventory management mencakup perencanaan stok, pembelian, hingga strategi supply chain secara keseluruhan. Sementara itu, inventory control lebih berfokus pada eksekusi di lapangan, seperti pencatatan stok dan pergerakan barang. Jadi, bisa dibilang, pengendalian stok merupakan bagian dari inventory management.
Baca Juga: Pengertian Sortir Barang dalam Logistik dan Prosesnya
Tujuan Inventory Control
Berikut adalah beberapa tujuan utama dari pengendalian stok:
Mencegah Stockout
Jika stok habis di saat permintaan barang sedang tinggi, tentu dapat mengganggu penjualan. Kontrol terhadap stok membantu kamu untuk menjaga ketersediaan barang agar tetap tersedia sesuai kebutuhan operasional. Dengan data yang akurat, kamu bisa tahu kapan persediaan produk mulai menipis. Hal ini membuat proses restock bisa tepat waktu sehingga memastikan pesanan tetap bisa dipenuhi tanpa gangguan.
Mencegah Overstock
Stok berlebih memang terlihat “aman”, tetapi sebenarnya berisiko. Barang bisa rusak, kadaluarsa, atau tidak laku. Salah satu tujuan inventory control adalah membantu menjaga jumlah stok tetap ideal. Kamu tidak perlu menyimpan barang terlalu banyak. Biaya penyimpanan seperti sewa gudang, tenaga kerja, dan penanganan barang juga bisa ditekan.
Mengoptimalkan Biaya Penyimpanan
Setiap barang yang disimpan dikenai biaya, mulai dari sewa gudang, listrik, hingga handling. Dengan kontrol stok yang baik, kamu bisa mengatur jumlah barang yang benar-benar diperlukan. Biaya seperti sewa gudang, tenaga kerja, dan handling bisa dikurangi, karena jumlah persediaan terkendali. Dengan menekan biaya operasional tersebut, margin bisnis jadi lebih besar.
Akurasi Data Stok
Data stok yang tidak akurat bisa menimbulkan banyak masalah, mulai dari salah kirim hingga barang hilang. Kontrol terhadap stok memastikan data di sistem sesuai dengan kondisi fisik. Dengan begitu, keputusan bisnis bisa diambil berdasarkan data yang valid. Operasional bisnis juga jadi lebih terkontrol.
Baca Juga: Pengertian Stock Keeper dan Tugasnya di Gudang
Jenis-jenis Metode Inventory Control
Ada berbagai metode untuk mengendalikan stok. masing-masing cocok untuk kebutuhan yang berbeda:
FIFO (First In, First Out)
Barang yang masuk terlebih dahulu akan dikeluarkan lebih awal. Metode ini cocok untuk produk dengan masa simpan terbatas. Risiko barang kedaluwarsa bisa diminimalisir. Metode ini banyak digunakan di industri makanan dan farmasi.
LIFO (Last In, First Out)
Barang yang terakhir masuk akan keluar terlebih dahulu. Metode ini jarang digunakan di logistik modern, kecuali dalam kondisi tertentu. Biasanya penggunaan metode ini bertujuan untuk menyesuaikan pencatatan biaya dengan harga terbaru, terutama ketika harga barang terus berubah. Dengan mengeluarkan stok paling baru, biaya yang dicatat dalam laporan keuang bisa mencerminkan kondisi harga saat ini.
Baca Juga: Pilih FIFO atau LIFO dalam Manajemen Stok? Ini Jawabannya
FEFO (First Expired, First Out)
Produk dengan tanggal kedaluwarsa terdekat akan dikeluarkan lebih dahulu. Metode ini sangat krusial, terutama untuk produk yang sensitif seperti obat-obatan atau makanan. Tanpa pengaturan yang tepat, barang dengan masa simpan lebih pendek bisa tertinggal di gudang hingga tidak layak jual. Dengan FEFO, produk yang mendekati masa kedaluwarsanya akan diprioritaskan keluar terlebih dahulu sehingga risiko barang rusak, expired, atau harus dibuang bisa dikurangi.
ABC Analysis
Metode ini mengklasifikasikan barang berdasarkan nilai dan kontribusinya. Kategori A biasanya bernilai tinggi dan kategori C bernilai rendah. Dengan metode ini, kamu bisa fokus pada barang yang paling penting sehingga pengelolaannya jadi lebih efisien.
EOQ (Economic Order Quantity)
EOQ membantu menentukan jumlah pembelian yang paling optimal dalam satu kali pemesanan. Tujuannya untuk menyeimbangkan biaya pembelian dan penyimpanan. Jika kamu terlalu sering order dalam jumlah kecil, biaya seperti ongkos kirim dan proses administrasi akan meningkat. Sebaliknya, jika kamu membeli dalam jumlah besar sekaligus, stok akan menumpuk dan biaya penyimpanan ikut meningkat. Dengan EOQ, kamu bisa mengetahui jumlah pembelian paling ideal sehingga tidak perlu terlalu sering order, tetapi juga tidak menyimpan barang terlalu banyak di gudang.
Just In Time (JIT)
Metode ini membuat barang tidak disimpan dalam jumlah besar, melainkan dipesan mendekati waktu penggunaan atau penjualan. Misalnya, bahan baku datang sehari sebelum proses produksi dimulai atau stok toko datang tepat saat rak mulai kosong. Cara ini membuat stok di gudang tetap minim sehingga tidak memakan banyak ruang penyimpanan. Namun, metode JIT membutuhkan sistem yang rapi dan supplier yang bisa mengirim tepat waktu. Jika terjadi keterlambatan, operasional bisa langsung terganggu karena tidak ada persediaan cadangan.
Baca Juga: Just in Case vs Just in Time: Mana yang Cocok untuk Bisnismu?
Safety Stock dan Reorder Point
Safety stock adalah stok cadangan yang digunakan untuk mengantisipasi lonjakan permintaan sewaktu-waktu. Sementara itu, reorder point adalah titik kapan kamu harus melakukan pemesanan ulang. Dua konsep ini membantu menjaga keseimbangan persediaan di gudang.
Proses Inventory Control di Gudang
Berikut adalah langkah-langkah pengendalian persediaan di gudang:
Pencatatan Barang Masuk
Setiap barang yang tiba dari pemasok harus langsung dicatat. Data ini mencakup jumlah, jenis, dan kondisi barang. Proses ini penting untuk menjaga akurasi stok. Biasanya dilakukan dengan sistem barcode atau WMS (Warehouse Management System).
Penyimpanan dan Penempatan
Setelah dicatat, barang akan disimpan di lokasi tertentu sesuai kategori tertentu. Penempatan yang rapi dapat memudahkan staf mencari barang saat dibutuhkan. Sistem biasanya mencatat lokasi setiap item sehingga bisa mempercepat proses operasional.
Pencatatan Barang Keluar
Saat barang keluar, sistem akan mengurangi stok secara otomatis. Proses ini harus akurat, karena kesalahan pada tahap ini bisa menyebabkan data persediaan di sistem tidak sesuai dengan kondisi fisik di gudang. Akibatnya, pesanan bisa tertunda atau bahkan gagal terpenuhi, karena stok sebenarnya tidak tersedia sehingga berpotensi menurunkan kepercayaan pelanggan.
Cycle Count dan Stock Opname
Pengecekan stok dilakukan secara berkala. Cycle count dilakukan dengan mengecek stok secara bertahap, bukan sekaligus. Misalnya, hari ini tim gudang mengecek stok di area rak A, besok berpindah ke rak B, dan seterusnya hingga seluruh barang terverifikasi. Berbeda dengan stock opname yang dilakukan secara menyeluruh. Tujuannya untuk memastikan data tetap akurat.
Rekonsiliasi dan Adjustment
Setelah pengecekan stok dilakukan, tim gudang akan membandingkan data di sistem dengan kondisi fisik barang melalui proses rekonsiliasi. Kalau ditemukan perbedaan, langkah berikutnya adalah melakukan adjustment, yaitu memperbarui data di sistem agar sesuai dengan jumlah stok yang sebenarnya.
KPI Inventory Control
Berikut adalah beberapa indikator untuk mengukur efektivitas inventory control:
- Inventory Accuracy Rate, merupakan persentase kesesuaian antara data sistem dan stok fisik.
- Inventory Turnover, yaitu seberapa cepat stok terjual dan diganti dalam periode tertentu.
- Days Inventory Outstanding (DIO), rata-rata hari yang dibutuhkan untuk menghabiskan stok
- Carrying Cost of Inventory, yaitu persentase biaya penyimpanan terhadap total nilai persediaan
- Stockout Rate, merupakan frekuensi atau durasi kehabisan stok.
Penyebab Masalah Inventory Control
Biasanya, hal utama yang menjadi penyebab masalah inventory control adalah kesalahan input manual. Tidak adanya SOP membuat prosesnya tidak konsisten. Selain itu, staf yang kurang terlatih juga bisa memperburuk kondisi di lapangan. Sistem yang tidak terintegrasi membuat data tidak sinkron. Semua faktor ini bisa berdampak besar pada operasional bisnis.
Teknologi untuk Inventory Control Modern
Berikut adalah teknologi yang biasa digunakan untuk melakukan pengendalian stok:
- WMS (Warehouse Management System), yaitu software yang mengelola seluruh aktivitas gudang.
- Barcode dan RFID, memungkinkan scan data otomatis untuk mengurangi kesalahan input manual.
- ERP dengan Modul Inventory, untuk mengintegrasikan data stok dengan keuangan dan operasional.
- IoT untuk tracking real-time, memungkinkan sensor dan perangkat terhubung untuk memantau persediaan dari jarak jauh.
Baca Juga: Manfaat IoT dalam Manajemen Logistik
Inventory Control untuk UMKM vs Enterprise
Bagi pelaku UMKM, inventory control sering dilakukan secara manual menggunakan spreadsheet atau software sederhana karena skala operasionalnya masih kecil dan volume barangnya terbatas. Sementara itu, enterprise membutuhkan sistem terintegrasi seperti WMS atau ERP untuk mengelola ribuan SKU di banyak lokasi. Kunci sukses pengendalian stok pada kedua lini bisnis ini adalah konsistensi prosedur dan akurasi data, bukan soal mahalnya teknologi yang digunakan.
Contoh Penerapan Inventory Control
Pada bisnis distribusi minuman, pengelolaan stok perlu dilakukan dengan lebih ketat, karena produk memiliki masa kedaluwarsa. Untuk itu, metode FIFO digunakan agar barang yang lebih dulu masuk bisa segera dijual. Di sisi lain, sistem barcode membantu tim gudang memantau pergerakan stok secara real-time tanpa pencatatan manual. Selain itu, reorder point ditentukan berdasarkan data penjualan harian sehingga pemesanan ulang bisa dilakukan sebelum persediaan habis. Dengan pengaturan seperti ini, stok tetap terkendali, tidak menumpuk terlalu lama, dan tetap tersedia saat dibutuhkan.
Perbedaan Inventory Control dan Stock Opname
Stock opname adalah penghitungan stok fisik. Sementara itu, inventory control adalah proses yang berlangsung setiap hari. Stock opname hanya bagian dari kontrol. Tanpa sistem yang baik, stock opname hanya berfungsi untuk memperbaiki selisih antara data dan stok fisik, bukan untuk mencegah kesalahan sejak awal.
Inventory control adalah kunci untuk menjaga keakuratan stok di gudang untuk menjaga kelancaran operasional bisnis sehingga siap memenuhi kebutuhan pelanggan. Dengan kontrol yang baik, kamu bisa menghindari risiko kehabisan stok, menekan biaya, dan menjaga akurasi data. Sistem ini bukan sekadar pencatatan, melainkan cara untuk memastikan setiap barang bergerak sesuai kebutuhan.
Agar pengelolaan pengiriman lebih terstruktur dan mudah dipantau, perusahaan dapat memanfaatkan solusi logistik yang terintegrasi. Forwarder.ai membantu bisnis mengelola pengiriman secara efisien dalam satu platform, mulai dari perencanaan hingga tracking kargo secara real-time.
Cek layanan Forwarder.ai untuk berbagai pilihan pengiriman terbaik, cek rute, hingga cek biaya kirim sesuai kebutuhan bisnis Anda!
Kirim Barang Tanpa Ribet. Semua Bisa dari Satu Platform!
Nikmati voucher hingga 200K untuk pengiriman pertamamu. Langsung berlaku dan otomatis terpotong saat checkout.
