Shipping instruction adalah dokumen instruksi tertulis yang dibuat pengirim untuk memberi tahu pihak pengangkut bagaimana barang harus diangkut, mulai dari data pengirim dan penerima sampai pelabuhan tujuan. Shipping instruction (SI) adalah dokumen berisi petunjuk dari pengirim ke pihak pengangkut atau freight forwarder. Tanpa dokumen ini, forwarder atau perusahaan pelayaran tidak punya pegangan resmi untuk memproses pengapalan barangmu, dan risiko salah kirim atau barang tertahan di pelabuhan jadi lebih besar.
Apa Itu Shipping Instruction?
Shipping instruction sering disingkat SI dan dipakai di hampir semua moda pengiriman barang dalam jumlah besar, baik lewat laut, udara, maupun darat antarpulau. Kalau diterjemahkan bebas, shipping instruction artinya surat perintah pengapalan, yaitu instruksi tertulis dari pengirim kepada pihak yang akan mengangkut barangnya.
Di Indonesia, istilah ini juga punya padanan resmi. Pasal 1 angka 6 Peraturan Menteri Perhubungan Nomor PM 5 Tahun 2024 tentang Penyelenggaraan Kewajiban Pelayanan Publik untuk Angkutan Barang di Laut mendefinisikan Perintah Pengapalan (Shipping Instruction) sebagai surat yang dibuat oleh pemilik barang atau perusahaan jasa pengurusan transportasi (shipper) yang ditujukan kepada carrier atau kapal untuk menerima dan memuat muatan yang tertera dalam surat tersebut. Jadi kalau ada yang bertanya apa arti SI dalam dunia pelayaran, jawabannya memang sudah punya dasar hukum yang jelas, bukan sekadar istilah pasaran di industri logistik.
Isinya menjelaskan detail barang yang akan dikirim, ke mana tujuannya, siapa penerimanya, dan bagaimana cara barang itu harus ditangani. Beberapa sumber kepabeanan juga menyebut SI sebagai instruksi dari pemilik muatan (cargo owner) atau perusahaan jasa pengurusan transportasi (PJPT) kepada carrier. Istilahnya beda-beda, tapi intinya sama: SI adalah panduan kerja bagi pihak logistik supaya tidak salah kirim atau salah menangani barangmu.
Shipping instruction adalah satu dari sekian banyak dokumen logistik yang menyertai perjalanan barang, tapi posisinya agak berbeda dari dokumen lain karena sifatnya internal dan operasional antara pengirim dan pengangkut, bukan dokumen yang langsung diperiksa bea cukai atau bank.
Apa Dasar Hukum Shipping Instruction di Indonesia?
Kebanyakan pembahasan soal shipping instruction cuma menjelaskan definisi tanpa menyebut rujukan hukumnya. Padahal, di Indonesia sudah ada regulasi yang secara eksplisit mengatur dokumen ini.
Pasal 11 Peraturan Menteri Perhubungan Nomor PM 5 Tahun 2024 menyebutkan bahwa setiap barang yang diangkut wajib dilengkapi Perintah Pengapalan (Shipping Instruction), dan dokumen itu wajib memuat informasi paling sedikit:
- Nama kapal
- Nama pengirim
- Nama penerima barang
- Nama dan jenis barang
- Jumlah berat barang dalam ton
- Volume barang
- Pelabuhan asal dan pelabuhan tujuan
Aturan ini awalnya dibuat untuk konteks angkutan barang bersubsidi lewat program Tol Laut, tapi ketujuh unsur di atas pada praktiknya juga jadi standar minimum yang dipakai hampir semua perusahaan pelayaran dan forwarder untuk pengiriman komersial biasa. Kalau salah satu unsur ini tidak lengkap, pemerintah daerah atau penyelenggara pelabuhan berhak memeriksa ulang kesesuaian antara shipping instruction dengan dokumen muatan sebelum barang naik kapal.
Di luar konteks Indonesia, praktik pembuatan shipping instruction juga sejalan dengan standar internasional yang disusun UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business) di bawah PBB, yang mengembangkan spesifikasi data shipping instruction sebagai dasar penerbitan bill of lading secara elektronik di berbagai negara.
Siapa yang Membuat Shipping Instruction?
Shipping instruction dibuat oleh pengirim barang atau eksportir, setelah ada kesepakatan dengan pembeli atau penerima soal syarat pengirimannya. Pengirim lalu menyerahkan SI ke pihak yang mengatur pengangkutan, misalnya perusahaan pelayaran, EMKL, atau freight forwarder.
Dalam praktiknya, banyak eksportir menyerahkan penyusunan SI kepada EMKL atau PPJK yang mereka pakai, karena pihak inilah yang lebih paham format dan kelengkapan data yang diminta shipping line. Meski begitu, data di dalam SI tetap harus berasal dari pengirim, karena merekalah yang paling tahu detail barang dan kesepakatan dengan pembeli.
Nama pengirim dan penerima dalam SI juga harus konsisten dengan pihak yang tercantum di dokumen lain, seperti invoice atau consignee yang nanti muncul di bill of lading. Kalau datanya beda-beda antar dokumen, itu salah satu penyebab paling umum kenapa barang tertahan di pelabuhan.
Apa Fungsi Shipping Instruction dalam Proses Pengiriman?
Fungsi shipping instruction bukan cuma soal formalitas administrasi. Dokumen ini punya peran yang langsung memengaruhi kelancaran pengiriman, dari awal sampai barang sampai tujuan.
Dasar Pembuatan Bill of Lading dan Delivery Order
Informasi di dalam SI jadi acuan utama saat carrier menerbitkan Bill of Lading, dan nantinya juga dipakai sebagai dasar penerbitan Delivery Order di pelabuhan tujuan. Kalau data di SI salah, kesalahan itu biasanya ikut terbawa ke kedua dokumen tersebut.
Memberi Informasi Lengkap kepada Pihak Logistik
SI memberi tahu carrier, EMKL, atau penyedia jasa logistik tentang detail barang, tujuan pengiriman, dan cara penanganannya, jadi semua pihak punya pemahaman yang sama sejak awal.
Mencegah Kesalahan dan Miskomunikasi
Dengan instruksi yang jelas, risiko salah kirim, salah menangani barang, atau salah tulis pelabuhan tujuan bisa ditekan. Ini penting terutama untuk barang yang membutuhkan penanganan khusus.
Menjaga Kepatuhan terhadap Regulasi Pengangkutan
Karena sudah diatur lewat Permenhub PM 5/2024, ketidaksesuaian antara SI dan muatan aktual bisa diperiksa oleh pemerintah daerah atau penyelenggara pelabuhan, baik di titik muat maupun titik bongkar.
Apa Bedanya Dokumen Shipping Instruction dengan Dokumen Ekspor Lain?
Banyak orang menyamakan dokumen shipping instruction dengan invoice, packing list, atau PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang), padahal fungsinya berbeda. Perbedaan paling mendasar: SI adalah dokumen operasional internal antara pengirim dan pengangkut, sedangkan invoice, packing list, dan PEB adalah dokumen yang diperiksa otoritas bea cukai.
| Dokumen | Dibuat oleh | Ditujukan kepada | Fungsi Utama |
|---|---|---|---|
| Shipping Instruction | Pengirim/eksportir | Carrier, EMKL, atau freight forwarder | Instruksi teknis pengangkutan, dasar pembuatan B/L |
| Commercial Invoice | Pengirim/eksportir | Pembeli, bea cukai | Bukti transaksi dan nilai barang |
| Packing List | Pengirim/eksportir | Carrier, bea cukai, penerima | Rincian isi, berat, dan dimensi kemasan |
| PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang) | Eksportir | Direktorat Jenderal Bea dan Cukai | Pemberitahuan pabean dan izin resmi ekspor |
| Bill of Lading | Carrier/shipping line | Pengirim dan penerima | Bukti pengangkutan sekaligus dokumen kepemilikan barang |
Karena sifatnya internal, shipping instruction tidak otomatis diperiksa bea cukai seperti PEB. Tapi bukan berarti dokumen ini boleh dibuat asal-asalan. Kalau data SI tidak sinkron dengan invoice, packing list, atau PEB yang kamu ajukan ke Bea Cukai, proses ekspor tetap bisa tertunda karena petugas akan mencocokkan seluruh dokumen sebelum barang naik kapal.
Apa Saja Isi Wajib dalam Dokumen Shipping Instruction?
Supaya pengiriman kamu bebas masalah dan aman sampai tujuan, pastikan hal-hal berikut selalu ada di dokumen shipping instruction kamu.
Data Pengirim dan Penerima yang Lengkap
Ini bagian paling dasar, tapi justru sering diabaikan. Pastikan nama, alamat, dan nomor kontak pengirim serta penerima ditulis lengkap dan benar. Kalau bisa, tambahkan juga nama PIC (person in charge) di masing-masing pihak, supaya kalau ada kendala di perjalanan, misalnya kapal delay atau barang tertahan di pelabuhan, pihak logistik bisa langsung menghubungi orang yang bertanggung jawab.
Detail Barang yang Dikirim
Tuliskan dengan jelas nama barang, jumlah, berat, volume, dan jenis kemasannya. Informasi ini penting supaya pihak logistik tahu cara penanganannya, cara menata muatan, sampai memperkirakan biaya pengiriman. Untuk muatan besar yang tidak bisa dikemas standar, kelengkapan detail ini juga menentukan apakah pengiriman perlu diproses sebagai breakbulk cargo atau kontainer biasa.
Pelabuhan atau Titik Muat dan Tujuan
Untuk pengiriman antarpulau maupun ekspor, bagian ini wajib dicek dua kali. Tuliskan pelabuhan asal dan pelabuhan tujuan dengan jelas, misalnya Pelabuhan Tanjung Priok (Jakarta) ke Pelabuhan Soekarno-Hatta (Makassar). Salah tulis nama pelabuhan bisa mengakibatkan barang kamu dikirim ke tempat lain atau tertahan berhari-hari.
Nama Kapal dan Jadwal Pengangkutan
Sesuai Permenhub PM 5/2024, nama kapal yang mengangkut barang juga termasuk informasi wajib. Cantumkan juga rencana tanggal keberangkatan dan estimasi kedatangan, supaya semua pihak tahu jadwal yang harus dikejar.
Instruksi Penanganan Khusus
Tidak semua barang bisa diperlakukan sama. Beberapa barang punya kondisi khusus, misalnya mudah pecah, berbahaya, harus disimpan tegak, atau sensitif terhadap suhu. Kalau ada instruksi seperti itu, wajib dicantumkan di shipping instruction. Contohnya “Fragile, jangan ditumpuk” atau “simpan di suhu di bawah 10°C”. Dengan instruksi yang jelas, tim logistik bisa menangani barangmu dengan benar selama perjalanan.
Dokumen Pendukung dan Permintaan Tambahan
Lengkapi shipping instruction kamu dengan dokumen pendukung seperti surat jalan, packing list, invoice, dan izin khusus kalau barangnya membutuhkan izin tertentu. Kalau perlu, tambahkan juga catatan tambahan, misalnya permintaan door to door delivery, konsolidasi dengan muatan lain, atau pengiriman via kapal Roro. Semakin lengkap informasi dan dokumennya, semakin kecil kemungkinan terjadi salah kirim atau miskomunikasi di lapangan.
Kapan Batas Waktu Pengiriman Shipping Instruction ke Carrier?
Salah satu hal yang jarang dibahas soal shipping instruction adalah batas waktu pengirimannya. Padahal, setiap shipping line dan forwarder biasanya punya tenggat atau cut-off untuk menerima SI, dan ini berbeda dari jadwal keberangkatan kapal itu sendiri.
Menurut Maersk, batas waktu pengiriman SI tergantung pada kapal dan tujuan pengiriman, dan biasanya sudah tercantum di booking confirmation begitu kamu selesai memesan ruang kapal. Umumnya, cut-off SI ditetapkan beberapa hari sebelum kapal berangkat, dengan variasi tergantung rute, pelabuhan, dan kebijakan masing-masing shipping line, supaya carrier punya cukup waktu menyiapkan dokumen pengangkutan sebelum proses muat dimulai.
Kalau kamu terlambat mengirim SI, ada beberapa kemungkinan yang bisa terjadi, mulai dari booking kontainer digeser ke jadwal kapal berikutnya, sampai permintaan revisi mendadak yang membuat prosesnya jadi buru-buru dan rawan salah data. Ini salah satu alasan kenapa shipping instruction kadang dianggap tidak memenuhi syarat oleh carrier, biasanya bukan karena isinya salah, tapi karena dikirim melewati batas waktu atau datanya tidak cocok dengan booking confirmation yang sudah disepakati sebelumnya.
Kalau sampai melewatkan jadwal ini, dampaknya bisa merembet ke biaya tambahan lain, misalnya demurrage kalau kontainer akhirnya menumpuk lebih lama di pelabuhan karena jadwal berubah. Untuk menghindarinya, pahami juga perbedaan ETA dan ETD supaya kamu tidak salah hitung waktu pengiriman SI dari jadwal kapal.
Bagaimana Cara Membuat Shipping Instruction yang Efektif?
Supaya proses membuat shipping instruction lebih rapi dan tidak ada yang terlewat, ikuti langkah-langkah berikut.
- Siapkan data lengkap sebelum booking. Kumpulkan data pengirim, penerima, detail barang, dan pelabuhan tujuan sebelum mulai mengisi formulir SI, supaya tidak bolak-balik minta data susulan.
- Gunakan template standar dari carrier atau forwarder. Dengan format standar, kamu tidak akan lupa mengisi informasi wajib seperti yang diatur Permenhub PM 5/2024.
- Cocokkan dengan invoice dan packing list. Pastikan nama barang, jumlah, dan berat di SI sama persis dengan dokumen komersial lain, supaya tidak ada selisih data saat dicek di pelabuhan.
- Kirim sebelum cut-off time. Konfirmasi dulu batas waktu pengiriman SI ke carrier atau forwarder kamu, lalu kirim lebih awal dari batas itu, bukan mepet di hari terakhir.
- Cek ulang semua data sebelum dikirim. Pastikan semua informasi, terutama alamat dan pelabuhan tujuan, sudah benar dan disetujui oleh penerima.
- Simpan arsip SI secara digital. Dengan penyimpanan digital, kamu bisa melacak histori pengiriman kapan pun dibutuhkan, dan lebih mudah dijadikan rujukan kalau ada perbedaan data di kemudian hari.
Dengan SI yang lengkap dan akurat, kamu bisa menghindari salah kirim, barang rusak, atau keterlambatan yang bikin rugi waktu dan biaya.
Kalau kamu baru mau coba kirim barang dan masih belum yakin soal cara menyusun shipping instruction atau dokumen pendukung lainnya, tidak perlu buru-buru mikirin semuanya sendirian. Untuk pengiriman pertamamu, kamu bisa klaim voucher pengiriman di sini dan langsung rasakan sendiri proses dokumen dan pengiriman yang lebih rapi.
Kirim Barang Tanpa Ribet. Semua Bisa dari Satu Platform!
Nikmati voucher hingga 200K untuk pengiriman pertamamu. Langsung berlaku dan otomatis terpotong saat checkout.
