Delivery order, atau disingkat DO, adalah dokumen yang memerintahkan gudang untuk mengeluarkan barang dan mengirimkannya ke penerima. Dokumen ini diterbitkan penjual, distributor, atau supplier begitu ada pesanan yang dikonfirmasi. Tanpa DO, tim gudang tidak punya instruksi sah untuk menggerakkan barang. Dan di dunia logistik, ketiadaan instruksi selalu berbuntut keterlambatan.
Banyak pelaku bisnis masih keliru membedakan DO dengan purchase order (PO), invoice, dan surat jalan. Wajar, karena keempat dokumen ini bekerja di tahap yang berbeda dalam satu transaksi yang sama. Tanpa gambaran urutan lengkapnya, kebingungan itu tidak akan hilang hanya dengan membaca definisi.
Apa Fungsi Delivery Order dalam Proses Pengiriman?
Tanpa DO, gudang tidak punya instruksi sah untuk menggerakkan barang. Mau ke mana, berapa unit, kapan dikirim, semua harus ada di dokumen ini. Empat fungsi ini yang paling sering terasa dampaknya di operasional sehari-hari.
Instruksi Resmi untuk Tim Gudang
DO memberikan perintah jelas kepada staf gudang: barang apa yang harus dikeluarkan, berapa jumlahnya, dan ke mana tujuannya. Tanpa instruksi ini, staf gudang tidak punya dasar hukum untuk menggerakkan barang. Risiko salah ambil atau salah kirim pun langsung naik.
Bukti Permintaan Pengiriman yang Sah
DO adalah bukti tertulis bahwa pengiriman memang diminta oleh pihak berwenang. Ketika terjadi selisih antara barang yang dikirim dan yang dipesan, DO biasanya menjadi dokumen pertama yang dibuka. Penjual, gudang, dan jasa ekspedisi semua terlindungi dari potensi sengketa selama DO-nya lengkap dan konsisten.
Alat Pelacak Status Barang
Nomor DO digunakan untuk melacak status barang mulai dari tahap picking di gudang hingga barang tiba di tangan penerima. Kalau platform logistik kamu sudah terintegrasi dengan Warehouse Management System (WMS), pelacakan ini berjalan otomatis tanpa perlu kirim pesan manual ke tim gudang untuk cek status.
Dokumen Pendukung Audit dan Klaim
DO adalah bukti pendukung dalam rekonsiliasi keuangan, audit internal, dan klaim asuransi pengiriman. DO memverifikasi bahwa barang yang tercatat di invoice memang sudah diproses untuk dikirim. Tanpa DO yang valid dan konsisten dengan dokumen lain, klaim asuransi bisa ditolak hanya karena ada ketidaksesuaian di dokumen.
Apa Saja Isi Dokumen Delivery Order?
Indonesia belum punya format standar nasional untuk delivery order. Makanya format DO bisa sangat berbeda antar perusahaan, dan ini penyebab utama kenapa DO manual sering bikin bingung ketika dua pihak memakai template yang tidak sama. Isi pokoknya yang konsisten. Ada enam informasi yang wajib ada di setiap DO yang valid.
Nomor dan Tanggal DO
Setiap DO harus punya nomor unik dan tanggal penerbitan. Nomor ini digunakan untuk pelacakan, pengarsipan, dan referensi lintas departemen. Jika satu transaksi melibatkan beberapa pengiriman bertahap, nomor DO memastikan setiap batch barang bisa ditelusuri secara terpisah.
Identitas Pengirim dan Penerima
DO mencantumkan nama, alamat lengkap, dan nomor kontak pihak pengirim serta penerima. Sertakan juga nama PIC (person in charge) di masing-masing pihak. Kalau ada kendala di jalan, tim logistik butuh orang yang bisa langsung dihubungi, bukan nomor kantor yang tidak diangkat.
Detail Barang yang Dikirim
Nama produk, kode barang atau SKU, jumlah unit, satuan (pcs, karton, kg), dan deskripsi singkat kondisi barang. Semakin spesifik informasi ini, semakin kecil ruang untuk interpretasi yang salah di gudang.
Instruksi Pengiriman Khusus
Beberapa DO menyertakan instruksi tambahan: jenis layanan yang diinginkan, batas waktu pengiriman, atau penanganan khusus untuk barang fragil, barang bersuhu, atau barang berbahaya. Instruksi ini kritis untuk barang yang tidak boleh diperlakukan sembarangan.
Referensi Purchase Order
Untuk bisnis B2B, DO harus mencantumkan nomor PO yang menjadi dasar pengiriman. Ini kelihatan sepele, tapi saat rekonsiliasi akhir bulan dengan volume transaksi tinggi, absennya nomor PO di DO bisa bikin tim finance kerja dua kali.
Tanda Tangan dan Stempel Resmi
DO yang valid harus ditandatangani oleh pihak berwenang di perusahaan pengirim. Beberapa industri dan kontrak B2B juga mewajibkan cap perusahaan. Tanpa tanda tangan, DO bisa dianggap tidak sah oleh pihak penerima.
Untuk memahami posisi DO dalam ekosistem dokumen yang lebih luas, baca panduan jenis-jenis dokumen logistik yang digunakan dalam pengiriman.
Siapa yang Membuat Delivery Order dan Kapan?
DO diterbitkan oleh pihak yang pegang stok dan berwenang mengeluarkannya. Dalam praktik bisnis, ada tiga pihak yang paling sering menerbitkan DO:
- Penjual atau retailer saat menerima dan mengonfirmasi pesanan dari pelanggan akhir.
- Distributor atau supplier saat menerima PO dari buyer-nya.
- Tim gudang atau logistik internal di perusahaan manufaktur untuk instruksi pengiriman ke channel distribusi.
DO terbit setelah pesanan dikonfirmasi dan sebelum barang keluar gudang. Ini sinyal resmi bagi tim gudang untuk mulai memproses pengiriman. Di sistem yang sudah terintegrasi dengan ERP atau WMS, DO bisa terbit otomatis begitu status pesanan berubah. Tidak perlu input manual.
Dalam konteks pengiriman laut, ada pihak lain yang juga menerbitkan DO dengan fungsi yang berbeda. Selengkapnya di bagian sea freight.
Bagaimana Alur Proses Delivery Order dari Awal hingga Selesai?
Alur DO sendiri tidak rumit. Tapi sebelum masuk ke langkah-langkahnya, lebih berguna kalau kita lihat dulu posisi DO dalam urutan dokumen yang lebih besar.
Urutan Dokumen dalam Satu Transaksi Pengiriman
PO, DO, surat jalan, dan invoice sering dibahas terpisah. Padahal keempatnya bekerja dalam urutan yang logis di satu transaksi yang sama. Memahami urutannya jauh lebih membantu daripada menghafal definisi masing-masing.
Alur Dokumen dalam Satu Transaksi:
- Purchase Order (PO): Pembeli menerbitkan PO ke supplier. “Saya mau beli ini, sebanyak ini, dengan harga ini.”
- Delivery Order (DO): Supplier mengonfirmasi dan menerbitkan DO ke gudang. “Siapkan barang ini, kirim ke alamat ini.”
- Surat Jalan: Logistik menerbitkan surat jalan saat barang keluar. “Barang ini sedang dalam perjalanan, ini detailnya.”
- Invoice: Supplier menerbitkan invoice ke pembeli. “Ini tagihan untuk barang yang sudah kami kirim.”
- BAST (Berita Acara Serah Terima): Penerima menandatangani bukti penerimaan. “Barang sudah diterima sesuai kondisi yang disepakati.”
Catatan: Urutan ini bisa sedikit berbeda tergantung jenis bisnis dan kontrak. Di beberapa transaksi, invoice bisa diterbitkan bersamaan dengan DO. Tapi secara logis, PO selalu pertama dan BAST selalu terakhir.
Dengan urutan ini, pertanyaan klasik “mana yang duluan, PO atau DO?” langsung terjawab: PO selalu lebih dulu, karena PO adalah permintaan dan DO adalah respons atas permintaan itu.
1. Pesanan Masuk dari Pembeli
Pembeli membuat pesanan melalui sistem, email, atau marketplace. Data pesanan itu langsung jadi dasar penerbitan DO.
2. Penjual atau Distributor Menerbitkan DO
Setelah pesanan dikonfirmasi, penjual membuat DO yang mencantumkan detail barang, jumlah, dan alamat tujuan. DO biasanya juga mereferensikan nomor PO supaya mudah ditelusuri. Kamu bisa lihat bagaimana DO berhubungan dengan dokumen pengiriman lain di panduan cara membuat shipping instruction yang lengkap dan benar.
3. Gudang Memproses DO
Tim gudang menerima DO dan mulai menyiapkan barang sesuai instruksi. Mereka melakukan picking, pengecekan kualitas, dan pengemasan berdasarkan data yang tercantum di DO.
4. Ekspedisi atau Kurir Mengambil Barang
Setelah barang siap, jasa pengiriman mengambil muatan. Di sinilah surat jalan mulai berperan sebagai dokumen perjalanan yang menyertai barang ke tangan penerima.
5. Barang Diterima dan DO Ditutup
Penerima menandatangani bukti penerimaan. Data ini masuk ke sistem untuk menutup siklus DO dan memperbarui catatan stok secara otomatis.
Apa Perbedaan Delivery Order dengan PO, Invoice, dan Surat Jalan?
Cara paling mudah membedakan keempatnya: pahami dulu kategorinya. Definisi saja tidak cukup.
PO dan Invoice adalah dokumen keuangan, menyangkut nilai transaksi, syarat pembayaran, dan rekam akuntansi. DO adalah dokumen operasional, perintah untuk menggerakkan barang secara fisik. Surat jalan adalah dokumen custody, bukti bahwa barang berpindah tangan selama perjalanan.
| Aspek | Delivery Order (DO) | Purchase Order (PO) | Invoice | Surat Jalan |
|---|---|---|---|---|
| Kategori | Dokumen operasional | Dokumen keuangan | Dokumen keuangan | Dokumen custody |
| Fungsi | Perintah mengeluarkan dan mengirim barang dari gudang | Permintaan pembelian dari buyer ke supplier | Tagihan keuangan dari penjual ke pembeli | Bukti bahwa barang sedang dalam perjalanan ke penerima |
| Penerbit | Penjual, distributor, atau supplier | Pembeli atau tim pengadaan | Penjual | Pihak logistik atau ekspedisi |
| Urutan Terbit | Kedua (setelah PO) | Pertama | Keempat (setelah barang dikirim) | Ketiga (saat barang keluar gudang) |
| Isi Utama | Nama barang, jumlah, alamat pengiriman, referensi PO | Jenis, jumlah, harga, dan syarat pembelian | Nilai barang, qty, harga satuan, syarat pembayaran | Detail barang, nomor kendaraan, identitas kurir |
| Tujuan | Instruksi pengiriman fisik | Persetujuan transaksi pembelian | Penagihan dan rekam transaksi keuangan | Dokumen perjalanan dan serah terima fisik |
Untuk memahami lebih lanjut bagaimana surat jalan bekerja sebagai dokumen custody pengiriman, baca panduan pengertian surat jalan dan cara penggunaannya.
Bagaimana dengan COD? Apa Bedanya dengan DO?
COD (Cash on Delivery) dan delivery order sering disebut bersamaan, tapi keduanya tidak bisa dibandingkan secara langsung karena berbeda kategori. COD adalah metode pembayaran di mana pembeli membayar saat barang diterima. DO adalah dokumen administrasi pengiriman. Satu transaksi bisa menggunakan COD sekaligus memiliki DO. Keduanya tidak saling menggantikan.
Apa yang Terjadi Jika Delivery Order Salah atau Terlambat?
DO yang bermasalah dampaknya tidak berhenti di barang terlambat. Konsekuensinya bisa menyebar ke beberapa area sekaligus, dan tidak semuanya langsung kelihatan.
Barang Tertahan di Gudang dan Biaya Penumpukan
Tanpa DO yang valid, gudang tidak punya instruksi untuk mengeluarkan barang. Kalau kamu menggunakan gudang pihak ketiga atau gudang berikat, biaya penyimpanan per hari terus berjalan. Semakin lama barang tertahan, semakin besar tagihan yang menunggu di akhir.
Demurrage di Pelabuhan untuk Pengiriman Laut
Dalam sea freight, keterlambatan penerbitan atau pengambilan DO dari shipping agent bisa berujung pada biaya demurrage, yaitu biaya penumpukan kontainer di pelabuhan setelah periode free time habis. Free time biasanya berkisar 3 sampai 5 hari kerja, tergantung shipping line. Besarnya demurrage bervariasi, tapi bisa cepat jadi beban yang cukup berat kalau tidak segera ditangani.
Klaim Asuransi Pengiriman Ditolak
Jika terjadi kerusakan atau kehilangan barang dalam perjalanan, perusahaan asuransi akan memeriksa kelengkapan dokumen. DO yang tidak konsisten dengan invoice atau surat jalan (misalnya jumlah barang yang berbeda di antara ketiga dokumen itu) bisa menjadi alasan penolakan klaim, meski kerusakan terbukti terjadi saat pengiriman.
Penalti SLA di Kontrak B2B
Dalam kontrak Business-to-Business, banyak buyer menetapkan service level agreement (SLA) untuk waktu pengiriman. Kalau DO terlambat diterbitkan sehingga pengiriman melewati batas waktu yang disepakati, supplier bisa terkena penalti yang sudah tertulis di kontrak. Ini terutama kritis di sektor retail modern dan manufaktur yang mengandalkan sistem just-in-time.
Barang Salah Kirim dan Biaya Retur
DO yang salah, baik karena data barang keliru atau alamat tidak lengkap, langsung berdampak pada pengiriman. Biaya retur, biaya re-pengiriman, dan potensi kerusakan selama proses bolak-balik adalah kerugian yang sepenuhnya bisa dihindari dengan DO yang akurat sejak awal.
Delivery Order di Sea Freight: Dua Jenis yang Sering Tertukar
Dalam sea freight, DO punya mekanisme yang berbeda dari distribusi darat. Ada dua jenisnya, dan keduanya sering disebut dengan nama yang sama padahal berbeda fungsi dan pihak yang terlibat.
DO dari shipper ke forwarder bekerja seperti DO distribusi biasa: instruksi dari eksportir kepada forwarder untuk menjemput dan memproses kargo.
DO dari shipping line ke consignee adalah dokumen yang memungkinkan penerima barang mengambil kontainer dari pelabuhan atau depo. Ini diterbitkan setelah penerima menyerahkan Bill of Lading (B/L) asli atau telex release kepada agen shipping line, dan setelah semua biaya pengiriman dilunasi.
Yang sering tidak disadari: proses penerbitan DO dari shipping agent di Indonesia umumnya membutuhkan 1 hingga 3 hari kerja setelah B/L diserahkan. Artinya, meski kapal sudah sandar dan barang sudah tersedia di terminal, penerima belum bisa mengambil kontainernya sebelum DO terbit. Free time mulai berjalan di titik ini. Demurrage mulai mengancam kalau prosesnya tidak dikelola cepat.
Jadi ada dua konteks DO dalam praktik nyata yang tidak bisa dicampur: DO untuk distribusi darat dan DO dari shipping line di pelabuhan. Detail dokumen-dokumen yang diperlukan dalam proses pengiriman laut bisa kamu baca di artikel dokumen penting dalam pengiriman barang melalui laut.
Checklist Sebelum Menerbitkan Delivery Order
Enam hal ini yang paling sering jadi sumber masalah kalau dilewati saat menerbitkan DO.
Verifikasi Data Barang
Pastikan nama produk, kode SKU, jumlah unit, dan satuan sudah sesuai dengan PO yang menjadi dasar pengiriman. Satu angka yang berbeda antara DO dan PO bisa memblokir proses rekonsiliasi keuangan di kemudian hari.
Cek Alamat Penerima Sampai ke Detail Terkecil
Nama penerima, nama gedung, nomor lantai, kode pos, dan nomor kontak PIC perlu dicek ulang, bukan diasumsikan sama dengan pengiriman sebelumnya. Alamat yang tidak lengkap adalah penyebab paling sering terjadinya pengiriman yang tertahan di jalan.
Cantumkan Nomor PO yang Relevan
Ini kecil tapi sering terlewat. Nomor PO di DO adalah penghubung antara dokumen operasional dan keuangan. Tanpa ini, tim finance harus melakukan pencocokan manual yang memakan waktu saat rekonsiliasi akhir bulan.
Konfirmasi Ketersediaan Stok Sebelum DO Terbit
DO yang diterbitkan untuk barang yang stoknya ternyata kosong menciptakan masalah berantai: gudang bingung, pengiriman tertunda, pembeli kecewa. Konfirmasi stok aktual dulu sebelum DO terbit. Langkahnya sederhana, tapi sering dilewati karena dianggap sudah pasti.
Pastikan Ada Tanda Tangan Pihak Berwenang
DO tanpa tanda tangan resmi bisa ditolak oleh penerima atau tidak diakui perusahaan asuransi. Di lingkungan bisnis yang bergantung pada dokumen digital, pastikan sistem kamu mendukung tanda tangan elektronik yang sah secara hukum.
Simpan Salinan Digital Segera Setelah DO Diterbitkan
Arsip digital memungkinkan penelusuran cepat saat ada pertanyaan atau klaim. Jangan tunggu sampai ada masalah baru mulai mengarsipkan, karena saat itu biasanya prosesnya jadi jauh lebih panjang.
Nah, sekarang kamu sudah tahu cara kerja DO, apa isi dokumennya, dan apa yang bisa terjadi kalau prosesnya meleset. Kalau kamu mau coba pengiriman yang dokumennya sudah digital dan bisa dilacak real-time, coba forwarder.ai dan klaim voucher diskon hingga 200K untuk pengiriman pertamamu.
Pertanyaan Umum tentang Delivery Order (DO)
Delivery order itu artinya apa?
Delivery order artinya dokumen perintah pengiriman barang. DO memberikan instruksi resmi kepada gudang atau tim logistik untuk mengeluarkan barang tertentu dan mengirimkannya ke penerima yang sudah ditentukan.
Siapa yang membuat delivery order?
DO dibuat oleh pihak yang memiliki stok barang: penjual, distributor, atau supplier. Dalam sistem yang sudah terintegrasi, DO bisa diterbitkan otomatis oleh software ERP atau WMS segera setelah pesanan dikonfirmasi. Dalam pengiriman laut, DO juga diterbitkan oleh shipping line kepada penerima barang.
Apa perbedaan delivery order dan purchase order?
PO diterbitkan oleh pembeli kepada supplier sebelum transaksi terjadi: permintaan untuk membeli. DO diterbitkan oleh supplier kepada gudang setelah pesanan dikonfirmasi: instruksi untuk menyiapkan dan mengirim barang. PO memulai proses pembelian, DO memulai proses pengiriman fisik. Urutan yang benar selalu PO dulu, baru DO.
Apa perbedaan delivery order dan invoice?
DO adalah dokumen operasional yang menggerakkan barang secara fisik. Invoice adalah dokumen keuangan yang mencatat nilai transaksi dan menjadi dasar penagihan. DO terbit sebelum atau bersamaan dengan pengiriman, invoice umumnya terbit setelah barang dikirim atau diterima. Keduanya bisa berjalan di satu transaksi yang sama tapi tidak bisa saling menggantikan.
Beda delivery order dan surat jalan?
DO adalah instruksi internal sebelum barang keluar dari gudang. Surat jalan adalah dokumen yang menemani barang selama perjalanan dan menjadi bukti serah terima fisik. DO datang sebelum barang bergerak, surat jalan menyertai barang saat bergerak.
Apa bedanya COD dan delivery order?
COD (Cash on Delivery) adalah metode pembayaran di mana pembeli membayar saat barang diterima. Delivery order adalah dokumen administrasi pengiriman. Keduanya berbeda kategori dan bisa ada bersama dalam satu transaksi: COD mengatur cara bayar, DO mengatur alur dokumen operasional logistiknya.
Kirim Barang Tanpa Ribet. Semua Bisa dari Satu Platform!
Nikmati voucher hingga 200K untuk pengiriman pertamamu. Langsung berlaku dan otomatis terpotong saat checkout.
