Seiring meningkatnya jumlah pesanan pelanggan, perusahaan perlu memastikan seluruh permintaan dapat diproses sesuai jadwal. Namun, ada kalanya sebagian pekerjaan belum selesai sementara pesanan baru terus berdatangan.
Kondisi tersebut dapat menimbulkan penumpukan pekerjaan atau dikenal dengan istilah backlog dalam operasional. Jika jumlahnya terus bertambah, proses pemenuhan pesanan hingga pengiriman barang berpotensi mengalami keterlambatan.
Lalu, bagaimana perusahaan bisa mengelola penumpukan tersebut agar tidak mengganggu operasional? Yuk, kita bahas selengkapnya dalam artikel ini!
Kapan Tumpukan Pekerjaan Bisa Disebut Backlog?
Dalam operasional bisnis, backlog adalah kumpulan pesanan atau pekerjaan yang sudah masuk, tetapi belum selesai diproses.
Misalnya, dari 120 pesanan yang diterima, tim baru menyelesaikan 90 hingga akhir jam operasional sehingga masih tersisa 30 dalam antrean penyelesaian. Sebagian pesanan mungkin memang dijadwalkan untuk diproses pada hari berikutnya.
Masalah mulai muncul ketika jumlah pekerjaan tertunda terus bertambah atau sejumlah pesanan melewati tenggat yang dijanjikan.
Untuk mengidentifikasi keterlambatan, pisahkan pekerjaan berdasarkan statusnya, antara yang masih sesuai jadwal dan yang sudah melewati tenggat. Periksa tanggal pemesanan, tenggat yang disepakati, dan status pengerjaan setiap pesanan.
Backlog Pesanan, Produksi, dan Pengiriman: Apa Bedanya?
Penumpukan bisa terjadi pada beberapa tahapan operasional. Perusahaan dapat menentukan langkah penanganan yang tepat dengan melihat apakah hambatan terjadi pada pemrosesan pesanan, produksi, atau pengiriman.
Untuk memahami perbedaannya, kamu bisa melihat perbandingannya pada tabel berikut:
| Jenis Backlog | Bentuk Penumpukan | Contoh Kasus |
|---|---|---|
| Pesanan | Permintaan pelanggan belum terpenuhi | Barang menunggu pengecekan stok atau penyiapan |
| Produksi | Pekerjaan pembuatan barang belum selesai | Bahan baku terlambat sehingga jadwal produksi mundur |
| Pengiriman | Barang siap dikirim, tetapi belum berangkat | Kontainer menunggu jadwal truk atau pemuatan |
Penumpukan pada satu tahap operasional bisa memicu keterlambatan pada proses berikutnya. Misalnya, produksi yang belum selesai membuat tim gudang tidak bisa menyiapkan pesanan sesuai jadwal sehingga pengiriman ikut tertunda.
Perusahaan pun harus menelusuri hambatan sejak awal proses agar penanganannya tidak hanya berfokus pada pekerjaan yang menumpuk.
Baca juga: Material Requirements Planning: Cara Kerja MRP untuk Merencanakan Kebutuhan Bahan
Penyebab Backlog dari Kapasitas hingga Ketergantungan Antarproses
Lonjakan pesanan sering kali menjadi pemicu tumpukan pekerjaan, terutama ketika permintaan baru masuk lebih cepat daripada kemampuan tim menyelesaikannya.
Namun, jumlah pekerjaan bukan satu-satunya masalah. Kekurangan stok, keterlambatan bahan baku, kerusakan alat, atau jumlah petugas yang tidak memadai juga dapat menghambat proses operasional.
Kamu juga perlu memperhatikan hubungan antara satu proses kerja dan proses lainnya. Tim pengemasan tidak bisa bekerja jika pemeriksaan kualitas (quality control) belum selesai, sedangkan pengiriman harus menunggu barang dan dokumen siap.
Satu hambatan kecil bisa membuat sejumlah pekerjaan lain ikut tertunda. Kondisi seperti ini berkaitan dengan bottleneck dalam supply chain, yaitu titik hambatan yang memperlambat alur kerja secara keseluruhan.
Sebelum menambah tenaga atau jam kerja, cari tahu terlebih dahulu di tahap mana antrean paling sering muncul.
Indikator untuk Mengukur Besarnya Backlog
Jumlah pekerjaan yang tertunda penting untuk diketahui, meskipun angka tersebut belum menunjukkan tingkat urgensinya. Perusahaan sebaiknya memantau beberapa indikator berikut secara berkala:
- Jumlah pekerjaan belum selesai untuk melihat besarnya antrean pada akhir hari atau minggu.
- Lama pesanan tertunda untuk mengetahui berapa lama masing-masing pekerjaan menunggu penyelesaian.
- Pesanan melewati tenggat untuk mengidentifikasi komitmen pelanggan yang mulai terganggu.
- Throughput atau jumlah pekerjaan selesai untuk mengukur kemampuan operasional dalam satu periode.
Bandingkan indikator tersebut secara berkala dengan periode pengukuran yang konsisten. Jumlah pekerjaan tertunda bisa saja terlihat stabil, padahal masih ada pesanan lama yang belum kunjung selesai.
Baca juga: Arti Lead Time dalam Logistik, Jenis, dan Cara Menghitungnya
Cara Menentukan Prioritas Saat Backlog Sudah Terjadi
Memproses permintaan berdasarkan urutan pesanan masuk memang sederhana, tetapi belum tentu cocok untuk setiap situasi.
Pertimbangkan tenggat pengiriman, kebutuhan pelanggan, ketersediaan barang, dan kesiapan dokumen sebelum menyusun ulang antrean. Pekerjaan yang mendekati tenggat dapat didahulukan jika seluruh persyaratannya sudah lengkap.
Di sisi lain, catat dan pantau pesanan yang masih menunggu stok secara terpisah agar tim bisa tetap memproses pekerjaan lain yang sudah siap.
Informasi dari inventory control dapat membantu tim mengetahui kondisi persediaan yang tersedia dan mengidentifikasi pesanan yang masih tertahan karena stok.
Cek perkiraan waktu kedatangan barang bersama tim pengadaan untuk mengetahui kapan pesanan tersebut bisa kembali diproses. Jika stok sudah tersedia, sesuaikan kembali urutan pengerjaan berdasarkan tenggat masing-masing pesanan.
Langkah Mengurangi Backlog tanpa Mengorbankan Akurasi
Saat pesanan mulai menumpuk, perusahaan mungkin terdorong untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan yang tertunda secepat mungkin. Namun, memprioritaskan kecepatan tanpa memperhatikan ketelitian justru bisa menimbulkan masalah baru.
Berikut beberapa langkah yang bisa kamu terapkan:
- Pisahkan pekerjaan berdasarkan hambatannya agar pekerjaan yang siap diproses tidak tercampur dengan yang masih menunggu stok atau dokumen.
- Atur ulang pembagian tugas dengan menambah dukungan sementara pada tahap yang paling padat sesuai kemampuan tim.
- Pertahankan pemeriksaan penting seperti kecocokan jumlah barang, alamat tujuan, dan dokumen pengiriman sebelum barang dikirim.
- Perbarui status pekerjaan secara rutin supaya setiap bagian mengetahui mana yang sudah selesai, masih tertahan, atau perlu tindakan lanjutan.
Jika antrean banyak terjadi pada tahap pengemasan, evaluasi kapasitas dan pembagian pekerjaan tim packer gudang. Menambah kecepatan di tahap sebelumnya tidak akan banyak membantu jika kapasitas pengemasan tetap menjadi hambatan utama.
Mencegah Backlog Berulang dengan Perencanaan Kapasitas dan Visibilitas
Jika pekerjaan terus menumpuk dari waktu ke waktu, perusahaan perlu mengevaluasi kapasitas operasional agar masalah yang sama tidak berulang.
Bandingkan pola permintaan dengan kemampuan produksi, kapasitas gudang, dan ketersediaan serta utilisasi armada pengangkut. Data tersebut membantu perusahaan menyiapkan tambahan sumber daya lebih awal atau mengatur jadwal pemenuhan secara realistis.
Visibilitas antarbagian juga sama pentingnya. Catatan status pesanan, ketersediaan stok, serta pergerakan barang selama pengiriman sebaiknya dapat diakses oleh pihak terkait agar hambatan lebih cepat diketahui.
Dalam operasional gudang, Warehouse Management System (WMS) dapat membantu menyediakan informasi mengenai status inventaris serta proses seperti receiving, picking, packing, dan pengiriman.
Pembaruan informasi yang konsisten membantu setiap bagian memantau pekerjaan tanpa harus menanyakan perkembangannya satu per satu. Tim pun bisa segera mengambil tindakan sebelum pekerjaan semakin menumpuk.
Baca juga: Fulfillment Center: Cara Kerja, Fungsi, dan Bedanya dengan Warehouse
Backlog adalah salah satu indikasi adanya ketidakseimbangan kapasitas kerja antartahap operasional, terutama jika penumpukan pesanan terus berulang.
Menambah tenaga atau mempercepat satu proses mungkin membantu mengurangi antrean sementara, tetapi belum tentu menyelesaikan sumber masalahnya. Lakukan evaluasi pekerjaan yang tertunda secara berkala untuk mengetahui sumber masalah dan mencegah hambatan serupa terus terjadi.
Agar pengelolaan pengiriman lebih terstruktur dan mudah dipantau, perusahaan dapat memanfaatkan solusi logistik yang terintegrasi. Forwarder.ai membantu bisnis mengelola pengiriman secara efisien dalam satu platform, mulai dari perencanaan hingga tracking kargo secara real-time.
Cek layanan Forwarder.ai untuk berbagai pilihan pengiriman terbaik, cek rute, hingga cek biaya kirim sesuai kebutuhan bisnismu!
Kirim Barang Tanpa Ribet. Semua Bisa dari Satu Platform!
Nikmati voucher hingga 200K untuk pengiriman pertamamu. Langsung berlaku dan otomatis terpotong saat checkout.
