Reorder point (ROP) adalah salah satu cara terbaik dalam pengelolaan gudang untuk mencegah kondisi kehabisan stok. Dalam inventory management, stockout juga dapat terjadi pada bahan baku, packaging material, spare part forklift, hingga perlengkapan operasional. Jadi, bukan perihal stok barang yang dijual saja namun lebih kompleks dari itu.
Reorder point membantu pengelola gudang untuk menentukan kapan perusahaan perlu melakukan pemesanan ulang berdasarkan kebutuhan selama lead time dan persediaan pengaman. Mari pelajari lebih dalam soal ROP dan cara hitungnya di artikel ini.
Apa Itu Reorder Point?
Reorder point adalah batas tingkat persediaan yang menjadi pemicu perusahaan untuk melakukan pemesanan ulang. Ketika stok yang tersedia mencapai titik tersebut, tim procurement atau inventory perlu segera melakukan replenishment agar barang baru dapat tiba sebelum persediaan habis.
Dalam praktik warehouse, ROP bukan berarti jumlah barang yang harus dipesan. ROP menunjukkan kapan harus melakukan pemesanan, sedangkan jumlah barang yang dipesan ditentukan menggunakan metode atau parameter lain seperti order quantity atau Economic Order Quantity (EOQ).
Misalnya, sebuah warehouse menggunakan 100 kardus per hari dan supplier membutuhkan waktu 7 hari untuk mengirimkan pesanan. Artinya, perusahaan membutuhkan 700 kardus untuk menutup kebutuhan selama lead time. Jika ditambah safety stock sebesar 200 kardus, pemesanan ulang harus dimulai ketika stok mencapai 900 kardus.
Dengan demikian, ROP membantu inventory planner mengantisipasi waktu tunggu supplier, bukan menunggu sampai stok benar-benar habis.
Apa Itu Metode ROP?
Metode ROP adalah pendekatan dalam inventory management untuk menentukan titik ketika replenishment harus dilakukan. Perhitungan dasarnya menggunakan kebutuhan rata-rata selama lead time dan menambahkan safety stock sebagai buffer apabila terjadi ketidakpastian permintaan atau keterlambatan pasokan.
Rumus ROP yang umum digunakan adalah:
Reorder Point = (Average Daily Demand × Lead Time) + Safety Stock
Keterangan:
- Average Daily Demand: Rata-rata jumlah barang yang digunakan atau terjual setiap hari.
- Lead Time: Waktu sejak pemesanan dilakukan sampai barang diterima dan siap digunakan.
- Safety Stock: Persediaan tambahan untuk menghadapi peningkatan demand atau keterlambatan pasokan.
Sebagai contoh, jika warehouse menggunakan 100 unit barang per hari, lead time supplier 7 hari, dan safety stock 200 unit, maka:
ROP = (100 × 7) + 200 = 900 unit
Artinya, ketika stok turun hingga 900 unit, pemesanan ulang sebaiknya dilakukan. Formula dasar ini juga digunakan dalam berbagai sistem inventory management, meskipun metode yang lebih kompleks dapat memperhitungkan variasi demand dan lead time.
Cara Menghitung Reorder Point
Perhitungan ROP dapat dilakukan secara sederhana selama kamu memiliki data kebutuhan harian, lead time, dan safety stock.
1. Hitung rata-rata kebutuhan harian
Mulailah dengan menghitung rata-rata penggunaan barang dalam periode tertentu. Data dapat diambil dari riwayat inventory atau transaksi warehouse.
Misalnya, dalam 30 hari terakhir warehouse menggunakan 3.000 unit packaging material. Maka rata-rata kebutuhan hariannya adalah:
3.000 ÷ 30 = 100 unit per hari
Untuk hasil yang lebih representatif, gunakan data beberapa bulan jika pola penggunaan barang cukup fluktuatif.
2. Tentukan lead time
Selanjutnya, hitung lead time secara keseluruhan, bukan hanya waktu supplier menyiapkan barang. Perhitungkan waktu sejak purchase order (PO) dibuat hingga barang tiba, diperiksa, dan siap masuk ke inventory. Konsep lead time dalam sistem replenishment memang dapat mencakup beberapa tahapan, termasuk processing dan transit.
Misalnya, supplier membutuhkan 3 hari untuk memproses PO dan 4 hari untuk pengiriman. Maka lead time yang digunakan dalam perhitungan adalah 7 hari.
3. Tentukan safety stock
Safety stock berfungsi sebagai buffer ketika kebutuhan aktual lebih tinggi daripada perkiraan atau supplier mengalami keterlambatan. Semakin besar ketidakpastian demand dan lead time, semakin besar kemungkinan perusahaan membutuhkan buffer yang lebih tinggi.
Untuk contoh sederhana, misalnya warehouse menetapkan safety stock sebesar 200 unit berdasarkan evaluasi kebutuhan dan risiko keterlambatan supplier.
4. Masukkan ke rumus ROP
Setelah seluruh variabel diketahui, masukkan nilainya ke dalam rumus:
- Average Daily Demand: 100 unit
- Lead Time: 7 hari
- Safety Stock: 200 unit
Maka:
ROP = (100 × 7) + 200 = 900 unit
Dengan hasil tersebut, tim inventory perlu memulai proses pemesanan ulang ketika stok mencapai 900 unit. Jika proses PO dilakukan saat stok sudah jauh di bawah angka tersebut, risiko stockout akan semakin besar karena sebagian stok masih harus digunakan selama supplier memenuhi pesanan.
Faktor yang Memengaruhi Perhitungan Reorder Point
Nilai ROP tidak selalu sama untuk setiap barang. Beberapa faktor dapat membuat titik pemesanan ulang perlu dinaikkan atau diturunkan.
- Tingkat kebutuhan harian: Barang yang digunakan dalam jumlah besar setiap hari akan mencapai reorder point lebih cepat.
- Lead time supplier: Semakin lama barang diterima setelah PO dibuat, semakin tinggi kebutuhan stok selama masa tunggu.
- Safety stock: Buffer yang lebih besar otomatis meningkatkan nilai ROP.
- Fluktuasi permintaan: Barang dengan penggunaan yang tidak stabil membutuhkan perhitungan yang lebih adaptif.
- Keandalan supplier: Supplier yang sering terlambat dapat membuat warehouse membutuhkan safety stock lebih tinggi.
- Pola musiman: Permintaan yang meningkat pada periode tertentu dapat membuat ROP perlu disesuaikan sebelum periode tersebut dimulai.
Maka dari itu, ROP sebaiknya tidak diperlakukan sebagai angka yang ditetapkan sekali lalu dibiarkan. Nilainya perlu dievaluasi ketika pola demand, lead time, atau kondisi supplier yang berubah.
Perbedaan Reorder Point dan Safety Stock
Reorder point dan safety stock sering dianggap sama karena keduanya sama-sama berkaitan dengan upaya menjaga ketersediaan barang. Bahkan keduanya muncul bersamaan dalam rumus ROP sehingga orang yang baru mempelajari inventory management sering menganggap safety stock sebagai ROP.
Padahal, fungsi keduanya berbeda.
- Reorder Point: Titik persediaan yang menjadi sinyal bahwa pemesanan ulang harus dilakukan.
- Safety Stock: Persediaan tambahan yang disimpan sebagai buffer untuk menghadapi ketidakpastian demand atau lead time.
- Hubungan keduanya: Safety stock merupakan salah satu komponen yang dapat dimasukkan ke dalam perhitungan ROP.
Contohnya, kebutuhan warehouse selama lead time adalah 700 unit dan safety stock ditetapkan 200 unit. Maka ROP menjadi 900 unit. Jadi, 900 unit adalah titik pemesanan ulang, sedangkan 200 unit merupakan buffer safety stock yang diharapkan tetap tersedia ketika pesanan baru tiba.
Jadi, ROP menjawab pertanyaan “kapan harus pesan?”, sementara safety stock menjawab “berapa stok cadangan yang perlu disiapkan?”.
Contoh Penerapan Reorder Point di Warehouse
ROP dapat diterapkan pada berbagai inventory, bukan hanya barang yang langsung dijual kepada pelanggan.
- Spare part forklift: Filter oli, ban, hydraulic hose, atau komponen kritis dapat memiliki ROP agar stok tersedia ketika jadwal maintenance tiba dan forklift tidak perlu menunggu spare part datang.
- Packaging material: Kardus, stretch film, label, dan strapping dapat menggunakan ROP berdasarkan rata-rata pemakaian harian di area packing.
- Bahan baku produksi: Warehouse dapat menetapkan ROP agar bahan baku dipesan sebelum persediaan mencapai level yang mengganggu production schedule.
- Barang fast-moving: Produk dengan turnover tinggi membutuhkan pemantauan lebih aktif karena stoknya dapat turun menuju ROP dalam waktu singkat.
Penerapan seperti ini membantu inventory planner menghubungkan kondisi stok dengan aktivitas procurement secara lebih terukur.
Dampak Jika Reorder Point Tidak Tepat
Kesalahan menentukan ROP dapat menciptakan masalah dari dua sisi: kekurangan maupun kelebihan persediaan.
- Stockout: Stok habis sebelum replenishment tiba sehingga produksi, picking, atau pengiriman dapat terhenti.
- Overstock: ROP terlalu tinggi dapat membuat perusahaan melakukan pemesanan lebih awal dan meningkatkan inventory holding cost.
- Biaya operasional meningkat: Stockout dapat memaksa perusahaan melakukan pembelian darurat atau menggunakan pengiriman ekspres.
- Storage space tidak optimal: Inventory yang terlalu banyak menghabiskan kapasitas rak dan area penyimpanan.
- Service level menurun: Ketidaktersediaan barang dapat menghambat pemenuhan kebutuhan internal maupun pesanan pelanggan.
Maka dari itu, penting bagi kamu untuk selalu mengukur ROP secara berkala, misalnya 1-2 bulan sekali atau lebih sering jika kegiatan penjualan lebih sering.
Sudah Paham ROP dan Cara Hitungnya?
Jadi, reorder point (ROP) adalah titik persediaan yang menjadi pemicu perusahaan untuk melakukan pemesanan ulang sebelum stok habis. Dalam warehouse, ROP membantu menjaga ketersediaan spare part, packaging material, bahan baku, maupun barang jadi tanpa harus menyimpan inventory secara berlebihan.
Perhitungan dasarnya menggunakan kebutuhan rata-rata selama lead time ditambah safety stock. Namun, agar hasilnya akurat, kamu perlu menggunakan data pemakaian aktual, lead time yang realistis, serta melakukan evaluasi ketika demand atau kondisi supplier berubah.
Melalui ROP yang dikelola secara tepat, warehouse dapat mengurangi risiko stockout, mengendalikan inventory cost, dan menjaga kelancaran proses replenishment dalam supply chain.
