Estimasi pengiriman adalah perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk barang sampai dari pengirim ke penerima. Dalam bisnis, ini penting banget buat membantu kamu merencanakan pengiriman dan memberikan informasi ke pelanggan soal kapan mereka bisa menerima barang.
Banyak orang mengira arti estimasi pengiriman adalah janji pasti, padahal sebenarnya cuma perkiraan berbasis data rata-rata. Artikel ini membahas bedanya estimasi pengiriman dengan istilah logistik lain, cara menghitungnya, kenapa angkanya bisa berubah, sampai apa yang perlu kamu lakukan kalau paket telat dari jadwal.
Bedanya Estimasi Pengiriman dengan Lead Time dan Waktu Transit
Estimasi pengiriman sering tertukar dengan istilah lead time atau transit time, padahal ketiganya mengukur hal yang berbeda. Estimasi pengiriman mencakup total waktu dari barang berangkat sampai diterima penerima, termasuk waktu proses di gudang dan pengantaran terakhir.
Transit time hanya menghitung waktu barang bergerak secara fisik dari titik asal ke titik tujuan, tanpa waktu tunggu di gudang atau proses administrasi. Kamu bisa baca lebih detail soal arti status transit pada paket dan cara menghitung waktunya di artikel lain kami.
Sementara itu, cakupan lead time lebih luas lagi karena mencakup seluruh proses dari pemesanan bahan baku, produksi, sampai barang diterima pelanggan. Forwarder.ai sudah membahas detail soal arti lead time dalam logistik dan cara menghitungnya kalau kamu mau memahami perbedaannya lebih dalam.
Dalam istilah logistik internasional, estimasi pengiriman sering disebut ETA atau estimated time of arrival. Menurut Council of Supply Chain Management Professionals (CSCMP), ETA adalah perkiraan waktu kedatangan barang di titik tujuan, bukan waktu kedatangan yang sudah pasti.
| Istilah | Cakupan Waktu | Termasuk Waktu di Gudang? |
|---|---|---|
| Estimasi Pengiriman | Total waktu dari barang berangkat sampai diterima penerima | Ya |
| Transit Time | Waktu barang bergerak fisik dari titik asal ke tujuan | Tidak |
| Lead Time | Seluruh proses dari pemesanan atau produksi sampai barang diterima | Ya, plus proses produksi |
Baca Juga: Apa Itu Shipping? Ini Jenis Layanan yang Sering Digunakan
Cara Menghitung Estimasi Pengiriman Paket
Secara sederhana, estimasi pengiriman paket bisa dihitung dari tiga komponen utama yang berjalan berurutan. Rumusnya begini:
Estimasi Pengiriman = Waktu Proses + Waktu Transit + Waktu Pengantaran Akhir
Waktu Proses di Gudang
Ini adalah waktu sejak paket diterima kurir sampai barang selesai disortir dan siap dikirim dari gudang asal. Prosesnya mencakup pengecekan, pengemasan ulang, sampai penjadwalan ke armada berikutnya.
Waktu Transit di Jalan
Ini adalah durasi barang bergerak dari gudang asal ke gudang atau hub tujuan. Moda transportasi memengaruhi durasi ini cukup signifikan, pengiriman udara jauh lebih singkat dibanding jalur laut.
Waktu Pengantaran Akhir
Tahap ini sering disebut last mile delivery, yaitu waktu dari gudang kota tujuan sampai barang benar-benar diterima di alamat penerima. Kepadatan lalu lintas dan kondisi wilayah sangat memengaruhi durasi tahap ini.
Sebagai gambaran umum, pengiriman reguler dalam kota biasanya menghabiskan waktu satu sampai tiga hari kerja, sementara pengiriman antarpulau bisa mencapai satu minggu lebih tergantung rute dan moda transportasi yang dipakai. Layanan ekspres atau same day tentu punya rentang waktu yang jauh lebih singkat, tapi biayanya juga lebih tinggi.
Apa Saja Faktor yang Memengaruhi Estimasi Pengiriman?
Beberapa faktor berikut yang biasanya menentukan seberapa akurat estimasi pengiriman yang kamu terima.
Jarak dan Rute Pengiriman
Semakin jauh jarak antara pengirim dan penerima, semakin lama waktu yang dibutuhkan. Rute yang harus melewati beberapa hub juga menambah durasi total pengiriman.
Jenis dan Kecepatan Layanan yang Dipilih
Layanan reguler, same day, dan instant delivery punya rentang estimasi yang jauh berbeda. Kamu bisa baca perbandingan lengkapnya di artikel Same Day atau Instant Delivery, Ini Panduan Memilihnya.
Kecepatan Proses First Mile
Sebelum masuk ke perjalanan utama, barang harus melewati tahap penjemputan dan pemrosesan awal. Kalau tahap ini lambat, estimasi total ikut molor sejak awal.
Baca Juga: Kenapa First Mile Hub Jadi Penentu Cepatnya Pengiriman? Ini Faktanya
Cuaca dan Kondisi Lalu Lintas
Hujan lebat, banjir, atau kemacetan parah bisa menghambat perjalanan armada. Faktor ini sering di luar kendali penyedia jasa pengiriman, tapi tetap harus diperhitungkan sejak awal.
Hari Kerja, Jam Operasional, dan Musim Ramai
Banyak jasa pengiriman tidak beroperasi penuh di hari libur. Saat musim belanja ramai seperti akhir tahun, volume paket yang menumpuk di gudang juga bisa memperlambat proses sortir.
Proses Bea Cukai untuk Pengiriman Internasional
Kalau kamu mengirim barang ke luar negeri, paket akan melewati pemeriksaan bea cukai. Lama prosesnya tergantung kelengkapan dokumen dan kebijakan negara tujuan.
Isi dan Karakteristik Paket
Barang yang butuh penanganan khusus, seperti barang pecah belah atau bernilai tinggi, biasanya melewati pemeriksaan tambahan yang menambah waktu proses.
Kenapa Estimasi Pengiriman Berubah?
Kenapa estimasi pengiriman berubah, padahal sudah tertera jelas saat checkout? Jawabannya karena angka itu dihitung dari data rata-rata, bukan kondisi lapangan yang berlangsung secara real-time.
Saat kamu memesan, sistem jasa pengiriman menghitung estimasi berdasarkan riwayat pengiriman ke rute yang sama dan jadwal operasional standar. Begitu barang mulai bergerak, kondisi lapangan bisa berubah kapan saja, misalnya cuaca mendadak buruk, kendaraan mengalami gangguan, atau volume pengiriman di hub tujuan melonjak.
Sistem tracking modern biasanya memperbarui ETA secara berkala begitu ada data baru dari lapangan. Wajar kalau estimasi yang kamu lihat di pagi hari berbeda dari yang muncul di sore hari, karena datanya memang terus diperbarui mengikuti pergerakan barang.
Estimasi juga tidak selalu meleset ke arah yang lebih lambat. Kadang barang malah sampai lebih cepat dari perkiraan, terutama kalau rute lancar dan tidak ada kendala berarti di sepanjang jalan.
Apa yang Harus Dilakukan Jika Paket Melewati Estimasi Pengiriman?
Kalau paket sudah melewati batas estimasi yang dijanjikan, langkah pertama adalah mengecek status pengiriman lewat nomor resi. Di situ biasanya terlihat titik terakhir barang berada, dan alasan keterlambatan kalau memang ada.
Langkah berikutnya, hubungi pihak jasa pengiriman untuk menanyakan kondisi barang secara langsung. Penyelenggara pos dan logistik di Indonesia perlu punya standar operasional pelayanan yang jelas, sebagaimana diatur dalam UU No. 38 Tahun 2009 tentang Pos, sehingga kamu berhak mendapat kejelasan soal status kirimanmu.
Kalau kamu penjual, segera informasikan kondisi ini ke pelanggan secara jujur. Jangan biarkan mereka menduga-duga sendiri, karena itu justru berpotensi menurunkan kepercayaan mereka ke tokomu.
Sebagai konsumen, kamu juga punya hak untuk mendapat informasi yang benar dan jelas soal barang atau jasa yang kamu beli, termasuk soal waktu pengirimannya, sebagaimana diatur dalam UU No. 8 Tahun 1999 tentang Perlindungan Konsumen. Jadi, kalau keterlambatan sudah tidak wajar, kamu berhak menanyakan kejelasan ke pihak penjual maupun jasa pengirimannya.
Tips Memastikan Estimasi Pengiriman Lebih Akurat untuk Bisnis
Aktivitas belanja online di Indonesia terus tumbuh setiap tahun, menurut publikasi Statistik E-Commerce dari Badan Pusat Statistik. Semakin banyak transaksi online, semakin besar juga tuntutan pelanggan atas estimasi pengiriman yang akurat.
Sayangnya, ketepatan waktu pengiriman masih jadi salah satu titik lemah logistik nasional. Salah satu komponen dalam Logistics Performance Index dari World Bank adalah timeliness, yaitu seberapa sering kiriman sampai sesuai jadwal yang dijanjikan, dan performa Indonesia di komponen ini masih punya ruang untuk terus diperbaiki.
Beberapa hal berikut bisa membantu bisnis kamu memberikan estimasi pengiriman yang lebih akurat ke pelanggan.
- Gunakan data historis pengiriman ke rute yang sama, bukan cuma estimasi umum dari jasa ekspedisi.
- Tambahkan buffer waktu, terutama untuk pengiriman antarpulau atau musim ramai belanja.
- Pantau status pengiriman secara berkala lewat sistem tracking, bukan menunggu pelanggan bertanya duluan.
- Bandingkan reputasi dan rekam jejak ketepatan waktu jasa pengiriman sebelum memilih mitra logistik.
- Komunikasikan perubahan estimasi sedini mungkin, jangan menunggu sampai pelanggan komplain.
Baca Juga: Pengertian Ekspedisi: Jenis, Cara Kerja, dan Bedanya dengan Forwarder
Sistem tracking berbasis teknologi juga membantu banyak dalam hal ini. Forwarder.ai misalnya, punya Forsis, sistem manajemen transportasi berbasis AI yang memantau status pengiriman secara real-time, sehingga estimasi yang kamu berikan ke pelanggan bisa lebih dekat dengan kondisi lapangan yang sebenarnya.
Estimasi pengiriman memang cuma perkiraan, tapi dengan sistem yang tepat, kamu bisa bikin perkiraan itu jauh lebih bisa diandalkan untuk bisnismu. Kalau kamu mau coba rasanya kirim barang dengan estimasi yang lebih transparan dan mudah dipantau, kamu bisa klaim voucher pengiriman pertama dari forwarder.ai di sini dan langsung rasakan bedanya.
Kirim Barang Tanpa Ribet. Semua Bisa dari Satu Platform!
Nikmati voucher hingga 200K untuk pengiriman pertamamu. Langsung berlaku dan otomatis terpotong saat checkout.
