Pengiriman barang lewat laut membutuhkan lebih dari sekadar tanggal kapal berangkat. Kamu juga perlu mengetahui kapan kontainer bisa masuk terminal, batas penyerahan dokumen, dan perkiraan waktu tiba di tujuan.
Semua informasi tersebut dapat ditemukan dalam vessel schedule, yaitu jadwal pelayaran yang membantu perusahaan merencanakan pengiriman.
Namun, perkiraan waktu keberangkatan dan kedatangan kapal masih bisa berubah. Lantas, bagaimana cara membaca jadwal kapal dan menentukan batas waktu pengiriman yang perlu diperhatikan? Yuk, kita bahas selengkapnya dalam artikel ini!
Informasi Kunci yang Ada pada Vessel Schedule
Tabel jadwal kapal biasanya memuat nama, kode, serta sejumlah keterangan waktu. Setiap informasi memiliki fungsi berbeda dalam proses pengiriman, mulai dari mengenali kapal sampai memperkirakan kapan barang tiba. Susunan kolomnya pun dapat berbeda antaroperator.
Secara umum, ada dua kelompok informasi yang perlu kamu perhatikan saat membaca jadwal kapal:
Vessel, Voyage, Service, dan Port
Vessel berarti nama kapal, sedangkan voyage adalah nomor perjalanan yang membedakan satu pelayaran dengan lainnya. Kapal yang sama bisa memiliki beberapa nomor voyage.
Sementara itu, service menunjukkan layanan atau jaringan rute perusahaan pelayaran, sedangkan port berarti pelabuhan dalam rute tersebut.
Jadwal kapal juga mencantumkan port of loading (pelabuhan muat) dan port of discharge (pelabuhan bongkar). Kedua informasi ini membantu kamu mengetahui lokasi barang dimuat ke kapal dan tempat muatan akan dibongkar.
Pastikan keduanya sesuai dengan rencana pengiriman agar tidak keliru saat memilih rute pelayaran.
ETB, ETD, ETA, serta Status Aktual
Waktu kedatangan kapal belum tentu sama dengan waktu sandarnya di dermaga. Perbedaan tersebut bisa kamu lihat melalui ETA (Estimated Time of Arrival) untuk perkiraan kedatangan dan ETB (Estimated Time of Berthing) untuk jadwal sandar.
Sementara itu, ETD (Estimated Time of Departure) menunjukkan kapan kapal diperkirakan kembali berlayar. Memahami perbedaan ETA dan ETD membantu perusahaan membedakan perkiraan kedatangan dengan keberangkatan dalam perencanaan pengiriman.
Ketiga perkiraan waktu tersebut masih bisa berubah sehingga operator juga mencatat waktu sandar dan keberangkatan aktual melalui ATB (Actual Time of Berthing) serta ATD (Actual Time of Departure).
Memahami Open Stacking, Closing Document, dan Cargo Cut-Off
Kontainer tidak selalu bisa masuk terminal hingga mendekati waktu keberangkatan kapal. Ada batas waktu penerimaan barang dan dokumen yang perlu dipenuhi agar pengiriman berjalan sesuai jadwal.
Berikut tiga istilah yang paling sering muncul:
- Open stacking: Waktu ketika terminal mulai menerima kontainer di lapangan penumpukan.
- Closing document: Batas penyampaian dokumen, seperti shipping instruction (SI), sesuai ketentuan layanan.
- Cargo cut-off: Batas akhir kontainer bermuatan masuk terminal, sering disebut CY closing atau gate-in cut-off.
Batas dokumen, penyerahan kargo, dan VGM (berat kotor kontainer terverifikasi) tidak selalu jatuh pada waktu yang sama.
Pastikan untuk selalu mengecek tenggat waktu terbaru dari perusahaan pelayaran atau freight forwarder agar persiapan pengiriman tetap sesuai jadwal.
Baca Juga: Apa Itu Container Yard dalam Logistik
Direct Service dan Transshipment dalam Jadwal Kapal
Setiap rute pelayaran memiliki alur perjalanan yang berbeda. Ada yang membawa kontainer langsung ke tujuan, sementara rute lainnya memerlukan perpindahan kapal di pelabuhan transit.
Layanan tanpa perpindahan kapal dikenal sebagai direct service, sedangkan proses perpindahan kontainer ke kapal lain disebut transshipment.
Meski melibatkan proses tambahan, rute dengan transshipment belum tentu membutuhkan waktu lebih lama dibandingkan layanan langsung.
Kamu tetap perlu membandingkan jadwal keberangkatan, durasi perjalanan, dan perkiraan kedatangan sebelum menentukan pilihan layanan sesuai kebutuhan.
Cara Memilih Sailing Berdasarkan Tenggat dan Lead Time
Memilih jadwal pelayaran bukan hanya soal mencari kapal dengan keberangkatan paling cepat. Kamu juga perlu menyesuaikannya dengan kesiapan barang, batas waktu pengiriman, dan perkiraan kedatangan di tujuan.
Keseluruhan proses tersebut perlu diperhitungkan dalam lead time pengiriman agar perusahaan tidak hanya berpatokan pada waktu perjalanan kapal.
Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan:
- Pastikan tanggal barang siap kirim (cargo ready date) sebelum menentukan jadwal keberangkatan.
- Perhitungkan waktu perjalanan ke pelabuhan, penyelesaian dokumen, dan proses masuk terminal sebelum batas cargo cut-off.
- Bandingkan ETD dan ETA untuk memperkirakan waktu transit, lalu sisakan waktu cadangan jika jadwal berubah.
- Sesuaikan perkiraan kedatangan dengan kebutuhan penerima, terutama jika barang akan digunakan untuk produksi atau promosi.
- Tambahkan waktu untuk proses bongkar dan pengiriman ke gudang karena ETA di pelabuhan belum berarti barang sudah sampai ke penerima.
Jika kamu sedang merencanakan pengiriman kargo laut domestik, pemilihan jadwal juga perlu disesuaikan dengan rute, volume muatan, dan jenis layanan. Melalui layanan Sea Freight Forwarder.ai, kamu bisa mengecek pilihan rute dan estimasi tarif pengiriman laut, termasuk kebutuhan FCL maupun LCL.
Setelah pemesanan, pastikan kembali jadwal kapal dan tenggat operasional dengan penyedia layanan sebelum menetapkan tanggal pengiriman kepada pelanggan.
Mengapa Vessel Schedule Bisa Berubah?
Cuaca buruk, antrean dermaga, gangguan teknis, atau keterlambatan kapal di pelabuhan sebelumnya dapat menggeser jadwal pengiriman. Perusahaan pelayaran terkadang juga menyesuaikan urutan singgah dan koneksi antarkapal.
Akibatnya, ETD, ETA, bahkan batas masuk kontainer bisa berubah. Cek secara berkala jadwal kapal menjelang hari pengiriman, terutama jika tim gudang dan transportasi darat sudah menyusun jadwal operasional masing-masing.
Perusahaan juga perlu memperhatikan bahwa kedatangan kapal di pelabuhan belum tentu berarti kapal langsung bersandar dan siap melakukan bongkar muat.
Baca Juga: Anchorage Kapal: Area Tunggu sebelum Berthing dan Dampaknya pada Jadwal
Data yang Perlu Dikonfirmasi Sebelum Menetapkan Jadwal Pengiriman
Jadwal keberangkatan yang sesuai belum tentu menjamin ketersediaan ruang muat. Kamu juga perlu memastikan terminal keberangkatan dan batas waktu masuk kontainer agar pengiriman tidak tertunda.
Dalam praktiknya, kesiapan terminal kontainer turut menentukan kelancaran penerimaan, penumpukan, dan pemuatan peti kemas ke kapal.
Sebelum mengonfirmasi tanggal kepada pelanggan, cek informasi berikut:
- Identitas pelayaran: Nama kapal, voyage, pelabuhan muat, dan pelabuhan bongkar.
- Batas pengiriman: Terminal muat untuk gate-in, open stacking, cargo cut-off, serta tenggat SI dan VGM.
- Detail layanan: Ketersediaan booking, jenis kontainer, dan apakah perlu transshipment.
- Waktu kedatangan: ETA terbaru serta kebutuhan waktu untuk bongkar dan pengiriman lanjutan.
Gunakan konfirmasi booking sebagai acuan, lalu cek kembali ketika operator memperbarui jadwal.
Baca Juga: Fungsi VGM untuk Pengiriman Kontainer dan Cara Menghitungnya
Contoh Membaca Satu Baris Vessel Schedule dari Awal hingga Akhir
Untuk memudahkan pembacaan, perhatikan contoh jadwal pelayaran Jakarta–Surabaya berikut yang menggunakan data simulasi.
| Kapal / Voyage | Open Stacking | Closing Document | Cargo Cut-Off | ETB | ETD | ETA |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Samudra Jaya / SC018 | 10 Nov, 08.00 | 11 Nov, 12.00 | 12 Nov, 16.00 | 13 Nov, 06.00 | 13 Nov, 20.00 | 17 Nov, 08.00 |
Berdasarkan tabel tersebut, berikut urutan jadwal pengiriman yang perlu kamu perhatikan:
- 10 November, 08.00: Terminal mulai menerima kontainer untuk pengiriman.
- 11 November, 12.00: Batas terakhir penyerahan dokumen pengiriman.
- 12 November, 16.00: Kontainer harus sudah masuk terminal sebelum batas cargo cut-off.
- 13 November: Kapal diperkirakan bersandar pukul 06.00 dan berangkat pukul 20.00.
- 17 November, 08.00: Kapal diperkirakan tiba di Pelabuhan Surabaya.
Meski kapal baru berangkat pada 13 November, seluruh persiapan kontainer dan dokumen harus selesai lebih awal. Perkiraan kedatangan pada 17 November juga belum termasuk proses bongkar dan pengiriman lanjutan ke gudang.
Vessel schedule membantu perusahaan menghubungkan kesiapan barang dengan tenggat terminal dan waktu tiba di tujuan. Keberangkatan lebih awal tidak banyak membantu jika kontainer dan dokumen belum siap sebelum batas waktu.
Pilih pelayaran dengan lead time yang realistis dan sisakan waktu cadangan untuk mengantisipasi keterlambatan. Pastikan juga untuk selalu mengecek jadwal terbaru agar persiapan pengiriman bisa disesuaikan saat terjadi perubahan.
Dengan begitu, proses pengiriman dapat direncanakan lebih baik dan risiko keterlambatan bisa dikurangi.
Setelah menentukan rute, kesiapan barang, dan perkiraan jadwal pengiriman, kamu juga perlu membandingkan pilihan layanan serta biaya yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Sebelum melakukan pemesanan berikutnya, jangan lupa klaim voucher pengiriman Forwarder.ai untuk mendapatkan penawaran yang tersedia sesuai ketentuan.
Kirim Barang Tanpa Ribet. Semua Bisa dari Satu Platform!
Nikmati voucher hingga 200K untuk pengiriman pertamamu. Langsung berlaku dan otomatis terpotong saat checkout.
