Cara Menemukan Bottleneck dalam Supply Chain - Forwarder.ai

Setiap hari, pesanan masuk dan diproses sejak pagi, tetapi jumlah barang yang siap dikirim masih jauh dari target harian. Situasi ini bisa terjadi ketika ada satu proses operasional yang berjalan lebih lambat daripada tahap lainnya.

Untuk mengatasinya, perusahaan perlu mencari akar permasalahannya terlebih dahulu agar solusi yang dipilih benar-benar sesuai dengan kebutuhan operasional.

Lalu, bagaimana cara menemukan dan mengatasi hambatan tersebut? Yuk, kita kupas tuntas dalam artikel ini!

Mengenali Bottleneck dari Gejala Operasional

Bottleneck dalam Supply Chain: Cara Menemukan Titik Hambatan Operasional (magnific)

Bottleneck adalah salah satu penyebab pekerjaan menumpuk di bagian tertentu dalam rangkaian operasional. Misalnya, barang sudah selesai diambil dari rak, tetapi masih tertahan berjam-jam untuk dikemas. Jika masalah ini terus berulang, semakin banyak pesanan yang harus menunggu sebelum bisa dikirim.

Hambatan serupa juga bisa muncul dalam proses pengiriman, misalnya ketika truk harus menunggu barang yang belum siap dimuat. Meski begitu, keterlambatan yang terjadi sesekali belum tentu menunjukkan adanya bottleneck.

Tim perlu memeriksa apakah masalah tersebut terus berulang dan memengaruhi jumlah pesanan yang berhasil diselesaikan.

Di Mana Bottleneck Paling Sering Muncul dalam Supply Chain?

Hambatan bisa muncul sejak perusahaan memesan barang kepada pemasok hingga saat mengatur distribusinya. Setiap tahap memiliki kapasitas dan penyebab keterlambatan yang berbeda. Berikut tiga area utama yang paling relevan untuk diperiksa:

Supplier dan Inbound

Inbound adalah proses masuknya barang dari pemasok ke gudang atau fasilitas perusahaan. Hambatan terjadi ketika pemasok terlambat mengirim, jumlah pasokan kurang, atau pengecekan barang yang baru datang memakan waktu lama.

Tim gudang atau produksi akhirnya harus menunggu hingga barang selesai diterima dan diperiksa sebelum melanjutkan pekerjaan. Jika kejadian ini berulang, kamu perlu memeriksa ketepatan jadwal pemasok dan waktu yang dibutuhkan saat proses receiving.

Gudang, Picking, dan Packing

Barang yang sudah tersedia belum tentu cepat keluar dari gudang. Picking adalah proses pengambilan stok sesuai pesanan, sementara packing berarti mengemas produk sebelum pengiriman.

Misalnya, tim picking sudah selesai menyiapkan barang, tetapi meja pengemasan masih dipenuhi pesanan sebelumnya. Untuk mengetahui penyebab antrean tersebut, kamu perlu mengecek ketersediaan bahan kemasan, alur kerja, dan pembagian tugas di area packing.

Transportasi dan Distribusi

Pesanan yang sudah dikemas juga bisa tertahan sebelum berangkat. Penyebabnya bisa berupa kendaraan yang belum tersedia, jadwal penjemputan yang tidak sesuai, atau proses muat yang memerlukan waktu lebih lama daripada rencana.

Akibatnya, barang harus menunggu di area pengiriman dan berisiko terlambat tiba di tujuan. Jika hal ini terjadi berulang, kamu perlu memeriksa utilisasi dan kapasitas armada, jadwal keberangkatan, serta kesiapan barang dari gudang sebelum memutuskan untuk menambah jumlah kendaraan.

Cara Membedakan Bottleneck, Backlog, dan Overload

Istilah bottleneck, backlog, dan overload dalam logistik saling berkaitan, tetapi memiliki arti yang berbeda. Bottleneck menunjukkan titik hambatan yang memperlambat proses operasional, sementara backlog adalah tumpukan pekerjaan yang belum selesai dan overload terjadi saat beban kerja melebihi kapasitas sumber daya.

Agar lebih mudah memahaminya, kamu dapat melihat perbandingannya pada tabel berikut:

Istilah	Makna	Contoh
Bottleneck	Titik hambatan yang menghambat alur kerja	Proses packing hanya mampu menangani 100 dari 150 pesanan per hari
Backlog	Tumpukan pekerjaan yang belum selesai	50 pesanan dari hari sebelumnya masih menunggu untuk dikemas hari ini
Overload	Beban melebihi kapasitas	Masuk 150 pesanan, tetapi kapasitasnya hanya 100 per hari

Perlu diperhatikan bahwa backlog tidak selalu menunjukkan hambatan yang berlangsung terus-menerus. Antrean sementara bisa saja muncul ketika pesanan melonjak pada periode tertentu, lalu berkurang saat volume kembali normal.

Untuk memastikan sumber masalahnya, perusahaan perlu membandingkan jumlah pekerjaan yang masuk, selesai, dan tertunda dalam periode tertentu.

Data yang Bisa Dipakai untuk Menemukan Akar Hambatan

Untuk menemukan sumber hambatan dalam alur operasional, tim perlu mencatat kapan pekerjaan masuk, diproses, selesai, hingga dilanjutkan ke tahap berikutnya.

Catatan tersebut membantu tim menghitung cycle time atau lama pengerjaan pada satu tahap, serta lead time atau waktu keseluruhan penyelesaian pesanan. Bandingkan juga kapasitas harian dengan jumlah pekerjaan yang selesai (throughput) dan banyaknya antrean.

Misalnya, laporan gudang menunjukkan bahwa tim picking mampu menyiapkan 150 pesanan per hari, sedangkan tim packing hanya menyelesaikan 100 pesanan. Selisih tersebut membuat 50 pesanan menunggu proses pengemasan.

Untuk mengetahui penyebabnya, kamu bisa memeriksa waktu pengemasan, ketersediaan bahan kemasan, atau jumlah pekerja.

Langkah Mengurangi Bottleneck tanpa Memindahkan Masalah ke Proses Lain

Mempercepat satu tahapan kerja belum tentu memperlancar operasional secara keseluruhan. Perbaikan sebaiknya dimulai dari tahapan yang menjadi titik bottleneck sambil mempertimbangkan kapasitas pekerjaan berikutnya.

Kamu bisa memulainya dengan langkah-langkah berikut:

Petakan alur pesanan dan temukan titik dengan antrean yang terus bertambah.
Cari penyebab utamanya, misalnya kekurangan bahan kemasan, alat, atau tenaga pada jam sibuk.
Perbaiki cara kerja melalui penataan area, pembagian tugas, atau penyesuaian jadwal.
Pantau hasilnya sekaligus periksa apakah antrean berpindah ke tahap pengiriman.

Misalnya, saat kapasitas packing meningkat, jadwal penjemputan barang juga perlu disesuaikan. Jika kendaraan belum mampu mengangkut tambahan pesanan, hambatannya hanya berpindah tempat.

Hasil perbaikan tidak cukup dilihat dari jumlah barang yang berhasil dikemas, tetapi juga dari ketepatan jadwal pengiriman.

Contoh Analisis Alur Pesanan dari Order hingga Delivery

Sebuah bisnis menerima 150 pesanan per hari. Untuk memenuhi pesanan tersebut, tim menjalankan tiga tahap operasional: picking, packing, dan pengiriman. Setiap tahap memiliki kapasitas berbeda sehingga jumlah pesanan yang berhasil diselesaikan belum tentu sama.

Tabel berikut menunjukkan perbandingan kapasitas harian dan realisasi pada masing-masing tahap:

Tahap	Kapasitas per Hari	Realisasi
Pesanan masuk	—	150 pesanan
Picking	150 pesanan	150 pesanan
Packing	100 pesanan	100 pesanan
Pengiriman	150 pesanan	100 pesanan

*) Tanda — menunjukkan bahwa kapasitas penerimaan pesanan tidak dihitung dalam simulasi ini.

Berdasarkan tabel di atas, tim packing menjadi titik hambatan karena hanya mampu menyelesaikan 100 pesanan. Sebanyak 50 pesanan sudah melewati tahapan picking, tetapi masih menunggu pengemasan. Walaupun armada mampu menangani 150 pesanan, hanya 100 yang siap diberangkatkan ke tujuan.

Perusahaan perlu memeriksa kapasitas packing terlebih dahulu, lalu memantau keberangkatan dan waktu tiba barang setelah melakukan perbaikan. Dengan begitu, evaluasi tidak berhenti pada jumlah paket yang keluar dari gudang, tetapi juga mempertimbangkan apakah pesanan sampai sesuai jadwal pelanggan.

Mempercepat pekerjaan di satu bagian operasional belum tentu membuat seluruh proses pengiriman berjalan lebih lancar. Jika kapasitas antarbagian tidak seimbang, pekerjaan justru bisa menumpuk di tahap berikutnya. Akibatnya, waktu penyelesaian pesanan tetap panjang meskipun salah satu proses sudah berjalan lebih cepat.

Menemukan bottleneck dalam proses operasional membantu perusahaan melihat alur kerja sebagai satu kesatuan, bukan sekadar kumpulan pekerjaan terpisah. Dengan begitu, perusahaan bisa menentukan prioritas perbaikan berdasarkan kebutuhan setiap tahap, bukan hanya bagian yang terlihat paling sibuk.

Dengan penanganan yang tepat, perusahaan dapat mengurangi keterlambatan dan menjaga proses pengiriman tetap sesuai jadwal.

Agar pengelolaan pengiriman lebih terstruktur dan mudah dipantau, perusahaan dapat memanfaatkan solusi logistik yang terintegrasi. Forwarder.ai membantu bisnis mengelola pengiriman secara efisien dalam satu platform, mulai dari perencanaan hingga tracking kargo secara real-time.

Cek layanan Forwarder.ai untuk berbagai pilihan pengiriman terbaik, cek rute, hingga cek biaya kirim sesuai kebutuhan bisnismu!