Truk yang berangkat setiap hari belum tentu dimanfaatkan secara optimal. Kendaraan bisa menghabiskan waktu berjam-jam untuk menunggu di gudang, membawa barang jauh di bawah kapasitas armada, atau kembali tanpa muatan. Meski begitu, biaya bahan bakar, pengemudi, dan pemeliharaan kendaraan tetap berjalan.
Pengukuran utilisasi armada dapat membantu perusahaan mengevaluasi penggunaan kendaraan sekaligus menentukan bagian operasional yang perlu diperbaiki.
Apa saja indikator yang perlu diperhatikan untuk mengukur dan meningkatkan produktivitas armada? Yuk, kita bahas selengkapnya dalam artikel ini!
Apa yang Dimaksud dengan Utilisasi Armada dalam Operasional Pengiriman Barang?
Utilisasi armada adalah ukuran pemanfaatan kendaraan dibandingkan dengan waktu atau kapasitas yang tersedia selama periode tertentu. Dalam praktiknya, perusahaan bisa mengukur jam produktif, jarak perjalanan bermuatan, atau penggunaan kapasitas angkut.
Metodenya perlu dipilih sesuai tujuan evaluasi agar perusahaan bisa memperoleh hasil yang relevan dengan kebutuhan operasional. Pengukuran ini terutama penting ketika bisnis mengoperasikan banyak truk kargo dengan rute, kapasitas, dan pola penugasan yang berbeda.
Misalnya, truk tersedia sepuluh jam sehari, tetapi hanya beroperasi untuk mengirim barang selama enam jam. Maka, utilisasi waktu operasional truk mencapai 60%, sehingga perusahaan bisa mengevaluasi penggunaan empat jam sisanya.
Evaluasi tersebut membantu perusahaan mengetahui apakah waktu yang tidak produktif berasal dari antrean bongkar muat, keterlambatan penugasan, atau minimnya permintaan pengiriman.
Perbedaan Utilisasi Armada, Tingkat Keterisian Muatan, dan Jumlah Perjalanan Truk
Istilah utilisasi armada, tingkat keterisian muatan, dan jumlah perjalanan truk sering kali muncul dalam laporan operasional, tetapi masing-masing memiliki fokus pengukuran yang berbeda.
Utilisasi menggambarkan tingkat pemanfaatan armada berdasarkan ukuran yang dipilih, sedangkan keterisian muatan secara khusus membandingkan barang yang diangkut dengan kapasitas kendaraan.
Sementara itu, jumlah perjalanan hanya menunjukkan frekuensi aktivitas tanpa menjelaskan berapa banyak muatan yang diangkut atau seberapa efektif waktu operasional kendaraan digunakan. Agar lebih mudah memahaminya, berikut perbandingan ketiganya:
| Indikator | Fokus Pengukuran | Contoh |
|---|---|---|
| Utilisasi waktu | Jam produktif terhadap jam tersedia | 6 dari 10 jam = 60% |
| Keterisian muatan | Muatan terhadap kapasitas angkut | 6 dari 10 ton = 60% |
| Jumlah perjalanan | Frekuensi pengiriman | 3 perjalanan per hari |
Banyaknya perjalanan belum tentu menunjukkan efisiensi armada, terutama jika truk hanya membawa sedikit barang setiap kali berangkat. Perusahaan juga perlu mempertimbangkan keterisian muatan, waktu operasional, dan biaya pengiriman.
Baca juga: Apa Itu ODOL? Pengertian, Bahaya, dan Aturannya bagi Truk Logistik
Data Apa yang Dibutuhkan untuk Menghitung Pemakaian Waktu dan Kapasitas Armada?
Perusahaan tidak harus langsung memiliki sistem pemantauan yang rumit untuk mulai melakukan pengukuran. Catatan perjalanan, surat jalan, laporan gudang, dan riwayat data GPS dapat menjadi sumber awal.
Namun, periode pencatatan serta definisi waktu produktif harus konsisten agar tingkat utilisasi setiap truk dapat dibandingkan secara akurat. Jika jumlah armada dan datanya semakin besar, perusahaan dapat menggunakan software logistik seperti Fleet Management System (FMS) untuk membantu memantau posisi kendaraan, penggunaan bahan bakar, jadwal perawatan, dan aktivitas armada.
Jam Kendaraan Tersedia, Jam Operasional, dan Waktu Menganggur
Kamu bisa mulai dengan mencatat berapa jam kendaraan tersedia sesuai jadwal, kemudian memisahkan waktu produktif dan waktu menganggur. Contohnya, truk memiliki jadwal sepuluh jam: enam jam menjalankan pengiriman, dua jam menunggu barang, dan dua jam tanpa penugasan.
Berdasarkan pembagian waktu tersebut, truk hanya menjalankan pengiriman selama enam dari total sepuluh jam yang tersedia. Artinya, penggunaan waktu operasional armadanya mencapai 60%, sedangkan 40% sisanya belum digunakan untuk aktivitas pengiriman.
Perusahaan juga perlu mencatat waktu perawatan terjadwal secara terpisah karena kendaraan yang sedang diservis memang tidak tersedia untuk menjalankan pengiriman.
Kapasitas Angkut yang Diizinkan, Muatan Aktual, serta Perjalanan Kosong
Untuk mengukur pemakaian kapasitas, siapkan data batas angkut yang diizinkan dan jumlah muatan aktual setiap perjalanan. Gunakan kapasitas angkut yang diizinkan sebagai acuan dengan tetap memperhatikan batas berat kendaraan dan dimensi barang.
Misalnya, barang ringan berukuran besar bisa memenuhi ruang kargo sebelum mencapai batas maksimum berat.
Perusahaan juga perlu memisahkan jarak perjalanan bermuatan dan kosong, termasuk saat kendaraan kembali ke lokasi asal. Data tersebut membantu perusahaan mengevaluasi seberapa efektif jarak tempuh kendaraan dimanfaatkan untuk mengangkut barang.
Hasil evaluasinya dapat menjadi dasar untuk memperbaiki rute dan mencari peluang muatan balik atau backhaul. Dalam skema ini, perjalanan kembali dimanfaatkan untuk membawa muatan lain yang sesuai sehingga ruang angkut tidak selalu kosong.
Contoh Menghitung Utilisasi Armada Berdasarkan Waktu Operasi dan Keterisian Muatan
Misalnya, sebuah truk memiliki jam kerja selama sepuluh jam sehari, tetapi hanya delapan jam digunakan untuk mengangkut barang. Truk tersebut juga memiliki kapasitas angkut maksimal sepuluh ton, sementara muatan aktualnya hanya enam ton dalam satu perjalanan.
Untuk mengetahui tingkat pemanfaatannya, perusahaan dapat menghitung utilisasi waktu dan keterisian muatan secara terpisah menggunakan rumus berikut:
| Pengukuran | Rumus | Hasil |
|---|---|---|
| Utilisasi waktu | Jam produktif ÷ jam tersedia × 100% | 8 ÷ 10 × 100% = 80% |
| Keterisian muatan | Muatan aktual ÷ kapasitas angkut × 100% | 6 ÷ 10 × 100% = 60% |
Hasil perhitungan menunjukkan bahwa truk memanfaatkan 80% waktu operasional yang tersedia, tetapi hanya menggunakan 60% kapasitas angkutnya pada perjalanan tersebut. Perbedaan ini menunjukkan bahwa kendaraan yang aktif beroperasi belum tentu membawa muatan dalam jumlah maksimal.
Melalui kedua indikator tersebut, perusahaan dapat mengevaluasi pemanfaatan durasi kerja dan kapasitas kendaraan untuk meningkatkan efisiensi pengiriman.
Mengapa Armada Tetap Bisa Tidak Efisien meskipun Sering Digunakan?
Aktivitas kendaraan yang tinggi tidak selalu menghasilkan biaya pengiriman lebih rendah. Truk mungkin melakukan banyak perjalanan, tetapi menghabiskan bahan bakar untuk jarak tanpa muatan atau terlalu lama menunggu giliran bongkar muat.
Ada dua faktor utama yang perlu kamu perhatikan untuk mengetahui penyebab penggunaan armada yang kurang efisien:
Perjalanan Pulang Tanpa Muatan dan Distribusi Tidak Seimbang
Tidak jarang truk pengangkut barang antarkota berangkat dengan kapasitas penuh, tetapi pulang tanpa muatan. Artinya, perusahaan tetap menanggung ongkos perjalanan pulang tanpa adanya muatan balik.
Misalnya, kendaraan menempuh total perjalanan 200 kilometer, tetapi hanya 120 kilometer membawa barang.
Artinya, 40% jarak perjalanan berlangsung dalam keadaan kosong. Oleh karena itu, perusahaan perlu mencari muatan balik atau menggabungkan pesanan dengan tujuan berdekatan selama jadwal dan kapasitas kendaraan memungkinkan.
Waktu Tunggu Bongkar Muat dan Jadwal Pengiriman yang Tidak Sesuai
Truk bisa menghabiskan banyak waktu menunggu ketika barang belum siap atau antrean bongkar muat terlalu panjang. Masalah serupa muncul apabila jadwal pengemudi, gudang, dan penerima tidak sinkron satu sama lain.
Oleh karena itu, penting untuk mencatat waktu kedatangan, dimulainya penanganan barang, serta jam kendaraan meninggalkan lokasi.
Catatan waktu kedatangan dan dimulainya bongkar muat membantu perusahaan mengetahui berapa lama truk harus menunggu. Informasi tersebut juga memudahkan tim operasional mengidentifikasi penyebab keterlambatan dan menyesuaikan jadwal pengiriman berikutnya.
Dengan begitu, perusahaan dapat mengurangi waktu tunggu agar truk memiliki lebih banyak kesempatan untuk menjalankan pengiriman lain.
Cara Meningkatkan Utilisasi Armada tanpa Mengorbankan Keselamatan serta Ketepatan Pengiriman
Meningkatkan utilisasi armada bukan berarti membuat pengemudi terus bekerja atau memaksakan muatan hingga melebihi batas. Perusahaan tetap harus memperhatikan waktu istirahat pengemudi, pemeriksaan kendaraan secara berkala, serta fleksibilitas jadwal untuk menghadapi perubahan permintaan pengiriman sewaktu-waktu.
Beberapa cara yang bisa kamu terapkan antara lain:
- Menggabungkan pengiriman ke tujuan berdekatan agar kapasitas terpakai lebih baik tanpa melampaui batas angkut.
- Mengatur peluang muatan balik melalui koordinasi dengan pemasok atau pelanggan di sekitar daerah tujuan.
- Menyelaraskan jadwal keberangkatan dengan kesiapan barang, kapasitas gudang, dan jam operasional penerima.
- Mengevaluasi penugasan armada berdasarkan data jam produktif, kilometer kosong, serta biaya perjalanan.
Baca juga: Uji KIR Kendaraan Angkutan Barang, Fungsi dan Hal yang Perlu Dicek
Indikator Pendamping untuk Mengevaluasi Armada Selain Persentase Utilisasi
Persentase utilisasi sebaiknya tidak menjadi satu-satunya dasar keputusan. Perusahaan perlu memeriksa total pengeluaran, jarak tanpa muatan, dan ketepatan kedatangan barang. Ketiga indikator tersebut membantu memastikan peningkatan aktivitas kendaraan benar-benar sejalan dengan efisiensi dan kualitas pengiriman.
Biaya per Perjalanan
Hitung biaya bahan bakar, tol, pengemudi, serta alokasi pemeliharaan untuk setiap perjalanan. Bandingkan rute dan jenis muatan yang sebanding agar hasilnya tidak menyesatkan.
Jika kendaraan memiliki kapasitas berbeda, biaya per ton atau per paket bisa menjadi pembanding tambahan. Ongkos satu perjalanan yang rendah belum tentu efisien apabila muatannya sangat sedikit.
Analisis biaya juga dapat diperluas dengan membandingkan pemanfaatan kendaraan terhadap cost to serve per rute sehingga perusahaan dapat melihat apakah frekuensi perjalanan dan tingkat keterisian armada sebanding dengan biaya layanan yang dikeluarkan.
Kilometer Kosong
Kilometer kosong merupakan jarak yang ditempuh kendaraan tanpa membawa barang. Persentasenya dapat dihitung dengan membagi kilometer kosong terhadap total jarak perjalanan, kemudian mengalikannya dengan 100%.
Angka yang tinggi dapat menunjukkan peluang perbaikan rute atau pencarian muatan balik. Namun, tidak semua perjalanan kosong dapat dihindari karena kendaraan kadang harus menuju lokasi penjemputan berikutnya.
Ketepatan Waktu Tiba
Indikator ini mengukur persentase pengiriman yang tiba sesuai waktu kesepakatan. Bagilah jumlah pengiriman tepat waktu dengan seluruh pengiriman pada periode yang sama, lalu kalikan 100%.
Catat juga penyebab keterlambatan agar evaluasi tidak berhenti pada angka persentase. Armada yang terpakai optimal tetap perlu menjaga keandalan jadwal dan keselamatan pengiriman.
Baca juga: Pahami Apa Itu Freight Cost, Cara Hitung, & Tips Menghematnya
Keputusan menambah jumlah kendaraan sebaiknya tidak hanya mempertimbangkan banyaknya pesanan atau frekuensi perjalanan. Perusahaan perlu mengevaluasi terlebih dahulu apakah armada yang tersedia sudah dimanfaatkan secara efisien, baik dari segi waktu maupun kapasitas muatan.
Pengukuran utilisasi armada membantu perusahaan memahami kondisi tersebut melalui data operasional yang lebih terukur. Dengan begitu, bisnis dapat menentukan apakah peningkatan produktivitas membutuhkan tambahan kendaraan atau justru perbaikan jadwal, rute, dan pengelolaan muatan.
Agar pengelolaan pengiriman lebih terstruktur dan mudah dipantau, perusahaan dapat memanfaatkan solusi logistik yang terintegrasi. Forwarder.ai membantu bisnis mengelola pengiriman secara efisien dalam satu platform, mulai dari perencanaan hingga tracking kargo secara real-time.
Cek layanan Forwarder.ai untuk berbagai pilihan pengiriman terbaik, cek rute, hingga cek biaya kirim sesuai kebutuhan bisnismu!
Kirim Barang Tanpa Ribet. Semua Bisa dari Satu Platform!
Nikmati voucher hingga 200K untuk pengiriman pertamamu. Langsung berlaku dan otomatis terpotong saat checkout.
