Sebelum supplier menyiapkan pesanan atau tim logistik menjadwalkan pengiriman, ada satu dokumen yang biasanya lebih dulu dipastikan selesai, yaitu purchase order (PO). Dokumen ini menjadi acuan bagi pembeli dan penjual mengenai apa yang dipesan, berapa jumlahnya, hingga kapan pesanan perlu dikirim. Jika informasi di dalamnya kurang lengkap atau tidak sesuai, proses berikutnya bisa ikut terdampak, mulai dari salah menyiapkan pesanan hinga keterlambatan pengiriman.
Yuk, kita kupas tuntas mengenai dokumen ini dalam artikel berikut!
Pengertian Purchase Order dan Fungsinya Bagi Bisnis
Purchase order adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli untuk memesan barang kepada penjual atau supplier. Dokumen ini memuat informasi mengenai produk pesanan, jumlah, harga yang disepakati, hingga ketentuan pengiriman dan pembayaran. Setelah supplier menyetujui PO tersebut, dokumen ini menjadi acuan bagi kedua belah pihak selama proses transaksi berlangsung.
PO menjadi acuan bagi supplier untuk mulai menyiapkan pesanan sesuai permintaan pembeli. Informasi yang tercantum di dalamnya akan digunakan pada proses picking, packing, hingga pengiriman. Jika terdapat kesalahan pada tahap ini, dampaknya bisa berlanjut ke proses operasional setelahnya.
Baca juga: Perbedaan Inbound dan Outbound Logistics, Kenali Prosesnya
Komponen Penting yang Wajib Ada dalam Purchase Order
Dokumen ini memuat informasi yang menjadi acuan selama proses pengadaan hingga pengiriman. Kelengkapan informasi di dalamnya membantu mengurangi risiko salah pesanan maupun kesalahan saat pemasok mulai menyiapkan barang. Beberapa komponen penting dalam PO di antaranya:
Identitas Pembeli, Penjual, dan Nomor PO
Bagian ini memuat identitas kedua belah pihak beserta nomor beserta kode unik purchase order. Nomor PO memudahkan proses pelacakan dokumen, terutama ketika bisnis menangani banyak transaksi di waktu bersamaan. Informasi identitas yang lengkap memudahkan kedua belah pihak mencocokkan PO dengan transaksi terkait, terutama saat menangani banyak pesanan pada waktu bersamaan.
Rincian Produk, Jumlah, dan Harga
Bagian ini menjelaskan pesanan secara mendetail, mulai dari nama produk, spesifikasi, jumlah, hingga harga yang telah disepakati. Informasi tersebut menjadi acuan utama bagi supplier saat menyiapkan pesanan. Detail informasi membantu mengurangi risiko salah jumlah, spesifikasi, maupun tidak sesuainya produk dengan permintaan pembeli.
Syarat Pembayaran dan Ketentuan Pengiriman
Dokumen ini juga perlu mencantumkan jadwal pembayaran, metode pembayaran, alamat tujuan, hingga waktu pengiriman. Informasi ini menjadi acuan bersama sehingga pemasok dapat menyiapkan pesanan sesuai jadwal, sementara pembeli memiliki kepastian mengenai proses yang akan dijalankan.
Alur Purchase Order Menuju Proses Pengiriman Barang
Setelah purchase order dibuat, masih ada beberapa tahapan sebelum barang benar-benar dikirim kepada pembeli. Berikut adalah alurnya secara umum:
- Pembeli membuat purchase order berisi rincian produk, jumlah, harga, serta ketentuan transaksi, kemudian mengirimkannya kepada supplier.
- Supplier meninjau dan menyetujui PO apabila seluruh informasi sudah sesuai. Jika masih ada perbedaan spesifikasi, harga, atau jumlah pesanan, proses revisi biasanya dilakukan pada tahap ini.
- Pemasok menyiapkan pesanan setelah PO disetujui. Tahapan ini dapat mencakup pengadaan stok, proses produksi, picking, hingga packing sesuai detail yang tercantum pada PO.
- Barang diserahkan kepada penyedia jasa logistik untuk dikirim ke alamat tujuan sesuai jadwal yang telah disepakati.
- Invoice diterbitkan setelah pesanan diproses atau dikirim, kemudian pembeli menyelesaikan pembayaran sesuai ketentuan berlaku.
Alur tersebut menunjukkan bahwa proses pengiriman sebenarnya dimulai jauh sebelum armada mengangkut paket. Kelengkapan dan ketepatan informasi pada purchase order turut menentukan kelancaran setiap tahap berikutnya.
Baca juga: Logistik Bukan Cuma Kirim Barang, Ini Penjelasan dan Proses Lengkapnya
Purchase Order vs Proforma Invoice, DO, dan Dokumen Lain
Selama proses pengadaan hingga pengiriman, satu transaksi biasanya melibatkan beberapa dokumen dengan fungsi berbeda. Meski sama-sama berkaitan dengan transaksi jual beli, masing-masing dokumen digunakan pada tahapan yang berbeda.
| Dokumen | Dibuat oleh | Kapan Digunakan? | Fungsi Utama |
|---|---|---|---|
| Purchase Order (PO) | Pembeli | Sebelum pesanan diproses | Menyampaikan permintaan pembelian beserta rincian produk, harga, jumlah, dan ketentuan transaksi kepada supplier. |
| Proforma Invoice | Penjual (supplier) | Sebelum transaksi atau pembayaran | Memberikan penawaran resmi berisi estimasi harga, spesifikasi, dan syarat transaksi sebelum pesanan diproses. |
| Delivery Order (DO) | Penjual (supplier) | Saat barang dikirim | Menjadi surat pengantar yang menyatakan bahwa pesanan telah disiapkan dan dikirim kepada pembeli. |
| Invoice | Penjual (supplier) | Setelah pesanan diproses atau dikirim | Menjadi dokumen penagihan yang digunakan sebagai dasar pembayaran oleh pembeli. |
Keempat dokumen tersebut saling melengkapi dan digunakan pada tahapan yang berbeda. Jika PO menjadi acuan sebelum pesanan diproses, maka delivery order digunakan saat barang dikirim, sedangkan invoice berfungsi sebagai dasar penagihan setelah transaksi berjalan.
Tips Mengelola Purchase Order agar Pengiriman Tidak Terlambat
Kesalahan kecil pada purchase order bisa berdampak hingga proses pengiriman. Sebelum mengirim PO kepada pemasok, ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan, di antaranya:
- Gunakan nomor PO unik agar setiap transaksi lebih mudah dilacak, terutama jika bisnis menangani banyak pesanan dalam waktu bersamaan.
- Periksa kembali rincian pesanan sebelum PO dikirim, mulai dari spesifikasi produk, jumlah, harga, hingga alamat tujuan. Langkah sederhana ini membantu mengurangi risiko revisi setelah pesanan mulai diproses.
- Pastikan jadwal pengiriman sudah disepakati sejak awal agar pembeli dan pemasok memiliki acuan waktu yang sama ketika menyiapkan pesanan maupun mengatur distribusi.
- Simpan seluruh dokumen transaksi secara terpusat, termasuk PO, delivery order, dan invoice. Dokumen yang tersusun rapi akan lebih mudah ditelusuri jika sewaktu-waktu diperlukan untuk proses pengecekan atau penyelesaian kendala.
Baca juga: 7 Permasalahan Logistik dan Solusi Efektifnya
Purchase order adalah fondasi acuan bagi pembeli dan supplier sebelum proses pengadaan dimulai. Ketika informasi di dalamnya disusun dengan lengkap sejak awal, setiap pihak memiliki acuan jelas dalam menyiapkan, memproses, hingga mengirim pesanan. Hasilnya bukan hanya proses yang lebih rapi, tetapi juga meminimalisir risiko kesalahan di sepanjang rantai operasional.
Agar pengelolaan pengiriman lebih terstruktur dan mudah dipantau, perusahaan dapat memanfaatkan solusi logistik yang terintegrasi. Forwarder.ai membantu bisnis mengelola pengiriman secara efisien dalam satu platform, mulai dari perencanaan hingga tracking kargo secara real-time.
Cek layanan Forwarder.ai untuk berbagai pilihan pengiriman terbaik, cek rute, hingga cek biaya kirim sesuai kebutuhan bisnis Anda!
Kirim Barang Tanpa Ribet. Semua Bisa dari Satu Platform!
Nikmati voucher hingga 200K untuk pengiriman pertamamu. Langsung berlaku dan otomatis terpotong saat checkout.
