Fungsi VGM untuk Pengiriman Kontainer dan Cara Menghitungnya

Saat menyiapkan pengiriman kontainer, kamu mungkin akan diminta mengisi atau menyerahkan data VGM sebelum kontainer dimuat ke kapal. Istilah ini sering muncul dalam pengiriman laut, terutama untuk memastikan berat kontainer sudah tercatat dengan benar sebelum masuk ke proses pemuatan.

Bagi kamu yang baru mengurus pengiriman kontainer, VGM mungkin terasa membingungkan. Apalagi, dalam dokumen pengiriman, juga ada istilah lain, seperti gross weight dan net weight. Padahal, data VGM penting karena berkaitan langsung dengan keselamatan pengiriman laut. Jika VGM tidak disampaikan atau datanya tidak sesuai, kontainer berisiko tertunda untuk dimuat.

Oleh karena itu, sebelum mengirim barang menggunakan kontainer, mari pahami dulu apa itu VGM, fungsinya dalam pengiriman, serta cara menghitungnya dengan benar.

Apa itu VGM?

VGM adalah singkatan dari Verified Gross Mass, yaitu berat total kontainer yang sudah diverifikasi sebelum kontainer dimuat ke kapal. Sederhananya, kalau kamu mengirim barang menggunakan kontainer, VGM menunjukkan berat akhir kontainer secara keseluruhan setelah barang dimasukkan dan siap dikirim. Data-datanya mencakup:

• berat barang atau kargo;
• berat kemasan;
• berat pallet;
• berat material pengaman seperti dunnage, bracing, atau pengikat barang;
• tare weight, yaitu berat kosong kontainer.

Dalam pengiriman laut, data VGM digunakan untuk memastikan apakah berat kontainer sudah tercatat secara akurat, sehingga proses pemuatan di kapal bisa dilakukan dengan aman.

Baca Juga: Apa Itu Shipping? Ini Jenis Layanan yang Sering Digunakan

Mengapa VGM Penting dalam Pengiriman Kontainer?

Saat kapal membawa banyak kontainer sekaligus, pihak pelayaran dan terminal perlu mengetahui berat setiap kontainer sebelum proses pemuatan dilakukan. Data berat ini membantu mereka mengatur susunan kontainer agar beban kapal tetap seimbang.

Jika berat kontainer tidak sesuai, proses pemuatan bisa terganggu. Kontainer bisa ditempatkan di posisi yang kurang tepat, distribusi beban kapal menjadi tidak seimbang, atau pengiriman tertunda karena data berat perlu diperbaiki.

Itulah mengapa VGM tidak hanya berfungsi sebagai data berat, tetapi juga menjadi bagian penting dari keselamatan dan kelancaran pengiriman kontainer.

Fungsi VGM dalam Pengiriman Kontainer

Berikut beberapa fungsi VGM dalam pengiriman kontainer:

1. Menjaga Keselamatan Kapal dan Muatan

Seperti yang sudah dijelaskan di poin sebelumnya, VGM membantu pihak pelayaran mengetahui berat total setiap kontainer sebelum dimuat ke kapal. Data ini penting untuk mengatur distribusi beban agar kapal tetap stabil selama perjalanan.

2. Mencegah Kesalahan Penempatan Kontainer

Setiap kontainer perlu ditempatkan sesuai berat dan kapasitas kapal. Dengan data VGM, pihak pelayaran dapat menentukan posisi kontainer dengan lebih tepat saat proses loading. Misalnya, kontainer yang lebih berat perlu ditempatkan pada posisi yang sesuai agar tidak membebani susunan kontainer lain atau mengganggu keseimbangan kapal.

3. Memenuhi Ketentuan Pengiriman Laut

VGM juga menjadi salah satu persyaratan dalam pengiriman kontainer sebelum dapat dimuat ke kapal. Artinya, VGM bukan hanya informasi tambahan, tetapi bagian dari prosedur yang perlu dipenuhi shipper atau pihak pengirim.

Baca Juga: 6 Jenis Kapal Kargo Berdasarkan Fungsi dan Muatannya

4. Mengurangi Risiko Keterlambatan Pengiriman

Jika VGM tidak disampaikan, terlambat dikirim, atau datanya tidak sesuai, kontainer bisa tertunda untuk dimuat. Akibatnya, jadwal pengiriman dapat ikut mundur dan berpotensi menimbulkan biaya tambahan. Oleh karena itu, pengirim perlu memastikan VGM dihitung dan diserahkan sebelum batas waktu yang ditentukan carrier atau terminal.

5. Membantu Proses Operasional di Terminal

Data VGM membantu terminal dan carrier menangani kontainer sesuai prosedur. Dengan mengetahui berat kontainer, pihak terminal dapat menyesuaikan proses pemindahan, penumpukan, dan pemuatan kontainer menggunakan alat yang sesuai kapasitasnya.

Perbedaan VGM, Gross Weight, dan Net Weight

VGM, gross weight, dan net weight memang sama-sama berkaitan dengan berat barang. Namun, masing-masing istilah menghitung komponen yang berbeda. Oleh karena itu, penting untuk memahaminya perbedaan ketiganya agar tidak salah membaca dokumen pengiriman.

Cara Menghitung VGM

Secara umum, VGM dapat dihitung dengan dua metode, yakni:

Metode 1: Menimbang Kontainer Setelah Stuffing

Metode ini berkaitan dengan proses stuffing container, yaitu proses memasukkan dan menyusun barang ke dalam kontainer sebelum pengiriman. Kontainer ditimbang setelah seluruh barang dimasukkan ke dalamnya. Artinya, kontainer sudah dalam kondisi lengkap, mulai dari barang, kemasan, pallet, hingga material pengaman.

Rumusnya:

VGM = berat kontainer setelah stuffing

Metode ini lebih praktis karena hasil timbang sudah menunjukkan berat total kontainer yang siap dikirim. Namun, penimbangan perlu dilakukan menggunakan alat timbang yang sesuai dan terkalibrasi agar hasilnya akurat.

Baca Juga: Overweight dalam Pengiriman, Begini Cara Hitung Biayanya

Metode 2: Menjumlahkan Berat Muatan dan Berat Kontainer

Metode kedua dilakukan dengan menjumlahkan seluruh komponen berat yang ada dalam kontainer. Jadi, pengirim perlu mengetahui berat barang, kemasan, pallet, material pengaman, serta tare weight atau berat kosong kontainer.

Rumusnya:

VGM = berat barang + kemasan + pallet/material pengaman + tare weight kontainer

Contohnya, jika berat barang 10.000 kg, kemasan dan pallet 500 kg, material pengaman 100 kg, dan tare weight kontainer 2.300 kg, maka:

VGM = 10.000 + 500 + 100 + 2.300 = 12.900 kg

Metode ini cocok digunakan jika setiap komponen berat sudah tercatat dengan jelas. Namun, pengirim perlu memastikan tidak ada komponen yang terlewat, terutama berat kemasan, pallet, dunnage, atau material pengikat barang.

Siapa yang Bertanggung Jawab Menyampaikan VGM?

Dalam pengiriman kontainer, pihak yang biasanya bertanggung jawab menyampaikan VGM adalah shipper atau pengirim barang. Shipper perlu memastikan berat kontainer sudah dihitung atau diverifikasi dengan benar sebelum data tersebut diserahkan kepada carrier, pelayaran, terminal, atau pihak terkait lainnya. Meskipun begitu, dalam prosesnya, shipper dapat dibantu pihak lain, seperti forwarder, trucking, gudang, atau penyedia jasa timbang.

Kapan VGM Harus Disampaikan?

VGM harus disampaikan sebelum kontainer dimuat ke kapal. Data ini dibutuhkan agar pihak pelayaran dan terminal dapat menentukan apakah kontainer bisa masuk ke proses pemuatan atau tidak.

Sementara itu, untuk waktu penyampaian VGM, biasanya mengikuti ketentuan masing-masing carrier, terminal, atau jadwal cut-off pengiriman. Oleh karena itu, shipper sebaiknya mengecek batas waktu pengiriman data VGM sejak awal agar kontainer tidak tertunda masuk ke kapal.

Jika VGM belum disampaikan sampai batas waktu yang ditentukan, kontainer berisiko tidak dimuat dalam jadwal keberangkatan yang direncanakan.

Baca Juga: Refrigerated Cargo Ship: Solusi Distribusi Produk Segar Tanpa Risiko Rusak

Apa yang Terjadi Jika VGM Tidak Disampaikan?

Nah, jika VGM tidak disampaikan sebelum batas waktu yang ditentukan, kontainer bisa mengalami kendala dalam proses pengiriman. Berikut beberapa risiko yang bisa terjadi jika VGM tidak disampaikan:

1. Kontainer Tidak Dimuat ke Kapal

Tanpa data VGM, kontainer berisiko tidak diterima untuk proses pemuatan. Pihak pelayaran atau terminal dapat menahan kontainer sampai data berat yang diperlukan dilengkapi.

2. Pengiriman Tertunda

Jika kontainer tidak bisa dimuat sesuai jadwal, pengiriman dapat tertunda ke jadwal kapal berikutnya. Keterlambatan ini bisa mempengaruhi estimasi kedatangan barang di negara tujuan.

3. Muncul Biaya Tambahan

Keterlambatan atau penanganan tambahan dapat menimbulkan biaya ekstra, seperti biaya penumpukan, administrasi, penjadwalan ulang, atau biaya lain sesuai ketentuan carrier dan terminal.

4. Perlu Penimbangan Ulang

Jika VGM belum tersedia atau data berat dianggap tidak sesuai, kontainer mungkin perlu ditimbang ulang. Proses ini dapat menambah waktu dan biaya, terutama jika fasilitas timbang tidak tersedia di lokasi yang sama.

5. Proses Administrasi Menjadi Lebih Lama

Data VGM yang belum lengkap bisa membuat proses dokumen pengiriman ikut tertunda. Shipper mungkin perlu memperbarui data, menghubungi forwarder atau carrier, dan menyesuaikan kembali jadwal pengiriman.

Tips agar Perhitungan VGM Lebih Akurat

Agar hasilnya lebih akurat, berikut beberapa tips yang bisa kamu lakukan:

1. Gunakan Data Berat yang Valid

Pastikan berat barang, kemasan, pallet, dan material lainnya berasal dari data yang jelas. Jika menggunakan metode penimbangan, gunakan alat timbang yang sesuai dan terkalibrasi agar hasilnya lebih akurat.

2. Cek Tare Weight pada Pintu Kontainer

Tare weight adalah berat kosong kontainer. Biasanya, informasi ini dapat ditemukan pada pintu kontainer. Pastikan angka tare weight yang digunakan sesuai dengan kontainer yang benar-benar dipakai, karena setiap kontainer bisa memiliki berat kosong yang berbeda.

Baca Juga: Apa Itu Telex Release, Cara Kerja, & Bedanya dengan Bill of Lading

3. Pastikan Berat Kemasan dan Pallet Ikut Dihitung

VGM tidak hanya menghitung berat barang. Berat kemasan, pallet, dunnage, bracing, tali pengikat, atau material pengaman lain juga perlu dimasukkan dalam perhitungan. Jika ada komponen yang terlewat, hasil VGM bisa lebih rendah dari berat sebenarnya.

4. Cocokkan Data dengan Dokumen Pengiriman

Sebelum VGM disampaikan, cocokkan data berat dengan dokumen pengiriman, seperti packing list, shipping instruction, atau dokumen lain yang digunakan dalam proses ekspor. Langkah ini membantu mengurangi risiko perbedaan data.

5. Ikuti Cut-off Time dari Carrier

Setiap carrier atau terminal bisa memiliki batas waktu penyampaian VGM yang berbeda. Pastikan kamu mengetahui cut-off time sejak awal dan mengirimkan data sebelum batas waktu tersebut agar kontainer tidak tertunda untuk dimuat.

6. Gunakan Bantuan Forwarder Jika Belum Familiar

Jika kamu belum terbiasa menghitung atau menyampaikan VGM, gunakan bantuan forwarder atau pihak logistik yang memahami proses pengiriman kontainer. Mereka dapat membantu memastikan data VGM dihitung, diperiksa, dan disampaikan sesuai ketentuan.

Hubungan VGM dengan FCL dan Stuffing Container

VGM erat kaitannya dengan pengiriman kontainer, terutama dalam skema FCL (Full Container Load). Pada pengiriman FCL, satu kontainer biasanya digunakan oleh satu shipper untuk mengirim barang dalam jumlah besar. Karena kontainer digunakan secara penuh, berat total kontainer perlu dihitung dengan benar sebelum dimuat ke kapal.

VGM juga berkaitan dengan proses stuffing container, yaitu proses memasukkan, menyusun, dan mengamankan barang ke dalam kontainer. Setelah proses stuffing selesai, barulah berat total kontainer bisa dihitung atau diverifikasi.

Dengan kata lain, proses stuffing membantu menentukan isi kontainer, sedangkan VGM memastikan berat akhir kontainer sudah tercatat dengan benar. Untuk memahami konteksnya lebih jauh, kamu bisa membaca artikel tentang FCL dan stuffing container.

Baca Juga: 20 Jenis Container Logistik dan Fungsinya, Lengkap dengan Cara Memilihnya

Kesimpulannya, VGM adalah data berat kontainer terverifikasi yang penting dalam pengiriman kontainer melalui jalur laut. Data ini membantu pihak pelayaran dan terminal memastikan kontainer dapat dimuat dengan aman, sesuai kapasitas, dan mengikuti ketentuan yang berlaku.

Dengan memahami fungsi VGM, kamu dapat menyiapkan proses pengiriman kontainer dengan lebih tepat. Perhitungan VGM yang akurat juga dapat membantu mengurangi risiko keterlambatan atau kendala saat kontainer akan dimuat ke kapal.

Jika kamu membutuhkan dukungan untuk pengiriman kontainer, termasuk FCL, stuffing container, atau kebutuhan logistik internasional lainnya, kamu bisa mengunjungi Forwarder.ai untuk melihat solusi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis kamu.

Feeling enlightened? Share this article to more people.

• Share on Facebook
• Share on LinkedIn
• Share on X
• Share on Threads
• Share on WhatsApp