Pernah diminta membuat proforma invoice, tapi masih bingung dokumen ini sebenarnya apa? Buat yang belum familiar, istilah ini memang mulai didengar saat berurusan dengan transaksi bisnis, penawaran harga, pembelian barang, atau pengiriman produk ke luar negeri.
Sekilas, proforma invoice memang terdengar mirip dengan invoice biasa. Namun, fungsi keduanya berbeda. Proforma invoice biasanya digunakan sebelum transaksi benar-benar final, sedangkan invoice biasa diterbitkan sebagai tagihan resmi setelah ada kesepakatan atau transaksi berjalan.
Oleh karena itu, memahami proforma invoice penting agar Anda tidak salah menggunakannya. Apalagi, jika Anda perlu membuat dokumen ini untuk kebutuhan bisnis, administrasi, atau transaksi dengan klien. Dalam artikel ini, akan dibahas proforma invoice secara lengkap dan perannya dalam bisnis Anda.
Apa itu Proforma Invoice?
Proforma invoice adalah dokumen sementara yang diberikan penjual kepada pembeli sebelum transaksi benar-benar final. Dokumen ini berisi gambaran awal mengenai detail barang atau jasa yang akan dibeli, mulai dari nama produk, jumlah, harga satuan, total biaya, biaya pengiriman, hingga syarat pembayaran jika ada.
Sederhananya, proforma invoice bisa dipahami sebagai “rancangan tagihan” atau “faktur sementara”. Namun, penting untuk dipahami bahwa proforma invoice bukan tagihan resmi. Artinya, dokumen ini dibuat agar pembeli dapat meninjau rincian pesanan terlebih dahulu sebelum menyetujui transaksi.
Baca Juga: Apa Itu Delivery Order (DO)? Pengertian, Isi Dokumen, dan Bedanya dengan PO dan Invoice
Fungsi Proforma Invoice
Berikut beberapa fungsi proforma invoice yang bisa membantu Anda memahami kegunaannya dalam transaksi:
- Memberikan estimasi biaya kepada pembeli.
- Menjadi dasar persetujuan sebelum transaksi.
- Membantu proses negosiasi harga atau jumlah barang.
- Digunakan dalam transaksi ekspor-impor.
- Membantu pembeli menyiapkan pembayaran atau dokumen internal.
Dengan kata lain, proforma invoice membantu penjual dan pembeli memiliki acuan yang sama sebelum transaksi berjalan lebih jauh. Dokumen ini membuat proses jual beli lebih jelas, transparan, dan minim salah paham, terutama untuk transaksi bisnis, pembelian dalam jumlah besar, pembayaran di muka, atau perdagangan skala internasional.
Kapan Proforma Invoice Digunakan?
Karena sifatnya masih sementara, proforma invoice biasanya digunakan pada tahap penawaran, negosiasi, atau konfirmasi pesanan. Setelah pembeli menyetujui rincian yang tercantum di dalam proforma invoice, barulah penjual dapat memproses pesanan, mengirim barang atau jasa, lalu menerbitkan invoice final sebagai tagihan resmi.
Baca Juga: Apa Itu Airway Bill? Pengertian, Fungsi, dan Bedanya dengan Bill of Lading
Perbedaan Proforma Invoice dan Invoice Biasa
Sekilas, proforma invoice dan invoice biasa memang terlihat mirip karena sama-sama memuat rincian transaksi, seperti nama barang atau jasa, jumlah, harga, dan total biaya. Namun, keduanya memiliki fungsi dan status yang berbeda.
Agar lebih mudah dipahami, berikut perbedaan proforma invoice dan invoice biasa:
| Perbedaan | Proforma Invoice | Invoice Biasa |
| Waktu Penerbitan | Diterbitkan sebelum transaksi final, biasanya pada tahap penawaran, negosiasi, atau konfirmasi pesanan. | Diterbitkan setelah transaksi disepakati, barang dikirim, atau jasa selesai diberikan. |
| Status Dokumen | Bersifat sementara dan belum menjadi dokumen tagihan resmi. | Bersifat resmi dan digunakan sebagai bukti tagihan kepada pembeli. |
| Fungsi | Memberikan gambaran awal tentang rincian pesanan, harga, estimasi biaya, dan ketentuan transaksi. | Menagih pembayaran atas barang atau jasa yang sudah disepakati atau diberikan. |
| Kewajiban Pembayaran | Umumnya belum menjadi dasar pembayaran, karena masih menunggu persetujuan pembeli. | Menjadi dasar pembayaran yang harus dilakukan pembeli sesuai nominal dan jatuh tempo yang tercantum. |
| Penggunaannya dalam Pencatatan Keuangan | Biasanya tidak dicatat sebagai transaksi penjualan final karena belum ada tagihan resmi. | Dapat digunakan sebagai dokumen pencatatan transaksi, penjualan, piutang, atau bukti pembayaran. |
Komponen yang Ada dalam Proforma Invoice
Agar proforma invoice mudah dipahami dan tidak menimbulkan salah tafsir, informasi di dalamnya perlu ditulis dengan lengkap dan jelas. Berikut beberapa komponen yang umumnya ada dalam proforma invoice:
1. Nama dan Alamat Penjual
Bagian ini berisi identitas pihak yang menjual barang atau jasa, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, email, atau kontak lain yang bisa dihubungi. Informasi ini penting agar pembeli mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas transaksi.
2. Nama dan Alamat Pembeli
Komponen ini mencantumkan data pihak yang akan membeli barang atau jasa, seperti nama pembeli atau perusahaan, alamat, serta kontak yang relevan. Tujuannya agar proforma invoice ditujukan kepada pihak yang tepat.
3. Nomor Proforma Invoice
Nomor proforma invoice berfungsi sebagai identitas atau referensi dokumen. Dengan adanya nomor ini, penjual dan pembeli lebih mudah melacak transaksi, terutama jika ada banyak pesanan atau dokumen yang sedang diproses.
4. Tanggal Penerbitan
Tanggal penerbitan menunjukkan kapan proforma invoice dibuat atau dikirimkan kepada pembeli. Informasi ini juga membantu menentukan masa berlaku penawaran dan memudahkan pencatatan dokumen.
5. Deskripsi Barang atau Jasa
Bagian ini menjelaskan barang atau jasa yang ditawarkan, mulai dari nama produk, spesifikasi, ukuran, tipe, hingga detail layanan. Deskripsi yang jelas membantu mengurangi risiko salah paham antara penjual dan pembeli.
6. Jumlah Barang atau Jasa
Komponen ini mencantumkan banyaknya barang yang dipesan atau jumlah layanan yang akan diberikan. Misalnya, 10 unit produk, 100 pcs barang, atau 3 paket layanan.
7. Harga Satuan
Harga satuan adalah harga per unit barang atau jasa sebelum dikalikan dengan jumlah pesanan. Informasi ini membantu pembeli memahami rincian biaya secara lebih transparan.
8. Total Harga
Total harga merupakan hasil perhitungan dari jumlah barang atau jasa dikalikan harga satuan. Jika ada beberapa item, setiap item sebaiknya memiliki subtotal agar lebih mudah diperiksa.
9. Pajak atau Biaya Tambahan
Jika ada pajak, diskon, biaya administrasi, biaya layanan, atau biaya lainnya, bagian ini perlu dicantumkan secara terpisah. Tujuannya agar pembeli mengetahui seluruh komponen biaya sebelum menyetujui transaksi.
Baca Juga: Aturan Perpajakan untuk Jasa Freight Forwarding
10. Ongkos Kirim
Untuk transaksi barang, terutama pengiriman antarkota atau antarnegara, ongkos kirim perlu dicantumkan. Informasi ini bisa meliputi biaya pengiriman, metode pengiriman, berat barang, atau biaya transportasi jika diperlukan.
11. Syarat Pembayaran
Syarat pembayaran berisi ketentuan terkait cara pembayaran, seperti metode pembayaran, nomor rekening, uang muka, pelunasan, atau batas waktu pembayaran jika sudah disepakati.
12. Estimasi Waktu Pengiriman
Bagian ini mencantumkan perkiraan kapan barang akan dikirim atau diterima pembeli. Informasi ini membantu pembeli mempersiapkan kebutuhan operasional atau administrasi.
13. Masa Berlaku Penawaran
Karena proforma invoice bersifat sementara, masa berlaku penawaran perlu dicantumkan. Misalnya, harga berlaku sampai tanggal tertentu. Jika sudah melewati masa berlaku, penjual dapat memperbarui rincian transaksi atau menerbitkan dokumen baru.
Contoh Proforma Invoice Sederhana
Cara Membuat Proforma Invoice
Setelah memahami komponen yang ada di dalamnya, langkah berikutnya adalah mengetahui cara membuat proforma invoice dengan benar. Dengan begitu, dokumen yang Anda kirim tidak hanya lengkap, tetapi juga mudah dibaca dan sesuai dengan kebutuhan transaksi.
Baca Juga: Jenis Dokumen Logistik yang Penting
1. Gunakan Format yang Rapi dan Mudah Dibaca
Proforma invoice sebaiknya dibuat dengan format yang jelas, misalnya menggunakan tabel untuk rincian barang atau jasa. Format yang rapi membantu pembeli memahami isi dokumen tanpa harus menebak-nebak informasi penting.
2. Pastikan Data Transaksi Sudah Sesuai Kesepakatan Awal
Sebelum mengisi dokumen, pastikan detail transaksi sudah sesuai dengan komunikasi awal antara penjual dan pembeli. Misalnya jenis barang, jumlah, harga, diskon, ongkos kirim, dan ketentuan pembayaran.
3. Hitung Total Biaya Secara Transparan
Tampilkan perhitungan biaya dengan jelas, mulai dari harga satuan, subtotal, pajak, diskon, biaya pengiriman, hingga total estimasi biaya. Dengan begitu, pembeli bisa memahami dari mana saja total biaya tersebut berasal.
4. Tambahkan Catatan atau Ketentuan Jika Diperlukan
Jika ada syarat khusus, seperti masa berlaku penawaran, estimasi pengiriman, ketentuan uang muka, atau perubahan harga berdasarkan stok, tuliskan di bagian catatan. Bagian ini membantu mencegah salah paham dengan pembeli.
5. Review dan Kirim ke Pembeli untuk Konfirmasi
Sebelum dikirim, periksa ulang isi dokumen, terutama nominal, jumlah barang, dan informasi kontak. Setelah itu, kirimkan kepada pembeli untuk dikonfirmasi. Jika pembeli menyetujui rincian tersebut, transaksi bisa dilanjutkan dan invoice final dapat diterbitkan.
Apakah Proforma Invoice Wajib Dibayar?
Proforma invoice tidak selalu wajib dibayar. Hal ini karena proforma invoice bukan tagihan resmi, melainkan dokumen sementara yang berisi rincian transaksi sebelum kesepakatan final dibuat.
Pembeli umumnya baru wajib melakukan pembayaran ketika transaksi sudah disetujui oleh kedua pihak dan penjual menerbitkan invoice final atau dokumen tagihan resmi sesuai kesepakatan. Namun, dalam beberapa transaksi, proforma invoice bisa digunakan sebagai dasar untuk pembayaran uang muka atau pembayaran awal jika memang sudah disepakati sebelumnya.
Jadi, sebelum membayar berdasarkan proforma invoice, pastikan Anda sudah memahami rincian transaksi, mengecek total biaya, dan menyetujui ketentuan yang tercantum di dalamnya.
Baca Juga: Apa Itu Letter of Credit (L/C) dan Cara Kerjanya?
Apakah Proforma Invoice Sama dengan Faktur Pajak?
Proforma invoice tidak sama dengan faktur pajak. Keduanya memiliki fungsi yang berbeda, meskipun sama-sama berkaitan dengan transaksi.
Faktur pajak adalah dokumen perpajakan yang digunakan dalam transaksi yang berkaitan dengan Pajak Pertambahan Nilai atau PPN. Dokumen ini dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak atau PKP atas penyerahan Barang Kena Pajak dan/atau Jasa Kena Pajak.
Kesalahan yang Perlu Dihindari saat Membuat Proforma Invoice
Agar proforma invoice tidak menimbulkan salah paham, ada beberapa kesalahan yang sebaiknya dihindari, yaitu:
- Menganggap proforma invoice sebagai invoice final.
- Tidak mencantumkan masa berlaku penawaran.
- Tidak menulis syarat pembayaran dengan jelas.
- Salah menghitung total biaya.
- Tidak membedakan proforma invoice dengan faktur pajak.
Baca Juga: Mengenal Debit Note: Pengertian, Fungsi, dan Contoh Penggunaannya
Proforma invoice dapat membantu penjual dan pembeli memahami rincian transaksi sebelum kesepakatan benar-benar final. Melalui dokumen ini, pembeli bisa meninjau detail barang atau jasa, harga, biaya tambahan, syarat pembayaran, hingga estimasi pengiriman dengan lebih jelas.
Meskipun begitu, proforma invoice bukan tagihan resmi dan bukan invoice final. Dengan memahami fungsi dan cara membuatnya, Anda bisa menggunakan proforma invoice secara lebih tepat dalam proses bisnis maupun administrasi transaksi.
Jika Anda membutuhkan solusi untuk mengelola proses pengiriman, Anda dapat mengunjungi Forwarder.ai untuk mengetahui layanan yang tersedia dan mendukung proses logistik bisnis Anda.
Kirim Barang Tanpa Ribet. Semua Bisa dari Satu Platform!
Nikmati voucher hingga 200K untuk pengiriman pertamamu. Langsung berlaku dan otomatis terpotong saat checkout.
