Setiap kali bisnis membeli barang—seperti bahan baku, perlengkapan kantor, maupun jasa—ada keputusan yang ikut diambil di belakangnya. Mulai dari pemilihan supplier, kapan barang harus datang, dan berapa jumlah yang perlu dipesan. Proses ini tidak terjadi begitu saja, karena ada sistem dan prosedur yang mengaturnya. Purchasing adalah aktivitas yang mengelola keputusan pembelian agar tetap sesuai kebutuhan bisnis.
Yuk, kita bahas selengkapnya mengenai proses pembelian di perusahaan dalam artikel ini!
Pengertian Purchasing dalam Operasional Bisnis
Purchasing adalah proses pembelian barang atau jasa yang perusahaan butuhkan untuk menjalankan operasionalnya. Fokusnya ada pada eksekusi, mulai dari membuat pesanan hingga memastikan barang benar-benar diterima. Proses ini melibatkan koordinasi dengan vendor, pengecekan harga, dan penyesuaian waktu pengiriman. Kalau purchasing tidak berjalan dengan rapi, stok bisa terganggu atau biaya jadi tidak terkendali. Dampaknya langsung terasa dalam menjaga ketersediaan barang di lapangan.
Apa Perbedaan Purchasing dan Procurement?
Tidak sedikit orang beranggapan bahwa purchasing dan procurement merujuk pada hal yang sama. Procurement mencakup proses yang lebih luas, mulai dari perencanaan kebutuhan hingga evaluasi supplier. Sementara itu, purchasing lebih berfokus pada eksekusi pembelian setelah kebutuhan dan supplier telah ditentukan. Jadi, dapat dikatakan bahwa pembelian adalah bagian dari procurement. Perbedaan ini penting untuk kamu pahami agar bisa melihat mana yang sifatnya strategis dan operasional.
Baca Juga: Apa Itu Procurement? Pengertian, Tahapan, dan Bedanya dengan Purchasing
Bagaimana Alur Kerja Purchasing dari Awal hingga Barang Diterima?
Berikut adalah alur proses pembelian di perusahaan:
Membuat Permintaan Pembelian
Proses dimulai dari permintaan pembelian yang diajukan oleh tim terkait. Di tahap ini, kebutuhan barang harus dijelaskan secara jelas, mulai dari jumlah hingga spesifikasi. Permintaan ini biasanya perlu disetujui sebelum diproses lebih lanjut. Kalau tahap awal ini tidak detail, risiko salah beli bisa terjadi. Kejelasan di awal membantu menghindari perubahan di tengah proses.
Memilih Vendor dan Membuat Purchase Order
Setelah permintaan disetujui, langkah berikutnya adalah memilih vendor yang bisa memenuhi kebutuhan tersebut. Pemilihan tidak hanya berdasarkan harga, tapi juga mempertimbangkan kemampuan vendor dalam memenuhi jadwal pengiriman. Setelah vendor dipilih, purchase order dibuat sebagai dokumen resmi pemesanan. Dokumen ini menjadi acuan untuk proses pengiriman dan pembayaran. Kejelasan di tahap ini membantu menghindari kesalahan di tahap berikutnya.
Menerima dan Memeriksa Barang
Saat barang tiba, tim perlu memastikan jumlah dan kondisinya sesuai dengan pesanan. Proses pengecekan ini penting untuk menghindari barang yang tidak sesuai masuk ke gudang. Kalau ada selisih atau kerusakan, tim bisa langsung melakukan penyesuaian dengan vendor. Tahap ini sering dianggap sepele, padahal dampaknya bisa besar ke operasional. Barang yang tidak sesuai bisa mengganggu proses berikutnya.
Memproses Pembayaran
Setelah barang diterima dan diverifikasi, proses selanjutnya adalah pembayaran sesuai kesepakatan. Pembayaran biasanya dilakukan berdasarkan invoice dari vendor. Ketepatan dalam proses ini penting untuk menjaga hubungan dengan supplier. Keterlambatan pembayaran bisa memengaruhi kerja sama ke depan. Siklus pembelian pun selesai di tahap ini.
Baca Juga: Membangun Hubungan Kuat dengan Supplier: Strategi, Manfaat, dan Tantangan
Apa Saja Tugas Utama Staf Purchasing?
Berikut adalah tugas utama staf pembelian di perusahaan:
- Mencari dan mengevaluasi vendor, dengan membandingkan harga, kualitas, dan reputasinya
- Melakukan negosiasi untuk mendapatkan harga dan syarat terbaik
- Membuat dan mengelola pesanan, mulai dari pembuatan pre-order hingga pelacakan pengiriman
- Memverifikasi barang, guna memastikan yang diterima sesuai pesanan
- Mengelola dokumen pembelian, menyimpan catatan untuk audit dan evaluasi
Baca Juga: Pengertian Dokumen Logistik dalam Supply Chain
Bagaimana Purchasing yang Buruk Berdampak pada Biaya Pengiriman?
Purchasing yang buruk bisa berdampak langsung pada biaya logistik. Sebagai contoh, keterlambatan pemesanan membuat pengiriman harus dipercepat dengan biaya lebih tinggi. Pemilihan vendor yang tidak konsisten juga bisa menyebabkan jadwal pengiriman berubah-ubah. Kondisi ini membuat perencanaan distribusi jadi sulit dikontrol. Pembelian yang tidak terkelola dengan baik bisa memicu biaya tambahan yang sebenarnya bisa dihindari.
Bagaimana Digitalisasi Mengubah Proses Purchasing Bisnis Kecil?
Banyak bisnis mulai beralih ke sistem digital untuk mengelola purchasing. Dengan sistem ini, proses pemesanan bisa tercatat dengan lebih rapi dan mudah dipantau. Status pesanan juga bisa dilihat secara real-time tanpa harus komunikasi manual berulang. Selain itu, data pembelian bisa digunakan untuk evaluasi dan perencanaan berikutnya. Digitalisasi membantu proses pembelian jadi lebih terstruktur dan minim kesalahan.
Purchasing adalah proses yang memastikan bisnis mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan seefisien mungkin. Dengan memahami alur, tugas, dan perbedaannya dengan procurement, kamu bisa mengelola pembelian dengan lebih baik dan menghindari masalah yang menghambat operasional bisnis.
Agar pengelolaan pengiriman lebih terstruktur dan mudah dipantau, perusahaan dapat memanfaatkan solusi logistik yang terintegrasi. Forwarder.ai membantu bisnis mengelola pengiriman secara efisien dalam satu platform, mulai dari perencanaan hingga tracking kargo secara real-time.
Cek layanan Forwarder.ai untuk berbagai pilihan pengiriman terbaik, cek rute, hingga cek biaya kirim sesuai kebutuhan bisnis Anda!
Kirim Barang Tanpa Ribet. Semua Bisa dari Satu Platform!
Nikmati voucher hingga 200K untuk pengiriman pertamamu. Langsung berlaku dan otomatis terpotong saat checkout.
