Dalam proses ekspor-impor menggunakan jalur laut, Bill of Lading (B/L) menjadi salah satu dokumen terpenting karena berfungsi sebagai bukti penerimaan barang, kontrak pengangkutan, sekaligus dokumen kepemilikan. Namun, dalam kondisi tertentu, pengambilan barang tidak selalu memerlukan Original Bill of Lading. Salah satu mekanisme yang sering digunakan adalah telex release.
Telex release adalah instruksi yang diterbitkan oleh shipping line agar consignee dapat mengambil barang di pelabuhan tujuan tanpa harus menyerahkan Original Bill of Lading. Mekanisme ini banyak digunakan ketika pembayaran telah selesai, hubungan antara shipper dan consignee sudah saling percaya, atau pengiriman dokumen fisik dinilai kurang efisien.
Lalu, bagaimana proses telex release dilakukan? Apa bedanya dengan Original Bill of Lading, dan Sea Waybill? Simak penjelasannya berikut ini.
Apa Itu Telex Release?
Telex release adalah instruksi elektronik yang diterbitkan oleh shipping line kepada kantor cabang atau agennya di pelabuhan tujuan agar barang dapat diserahkan kepada consignee tanpa perlu menunjukkan Original Bill of Lading (Original B/L).
Meskipun menggunakan istilah “telex”, proses ini sebenarnya sudah tidak lagi menggunakan jaringan komunikasi telex seperti pada masa lalu. Saat ini, instruksi pelepasan barang umumnya dikirim melalui sistem internal shipping line atau media komunikasi elektronik lainnya. Namun, istilah telex release tetap digunakan karena telah menjadi standar dalam industri pelayaran internasional.
Fungsi utama telex release adalah mempercepat proses pengambilan barang sekaligus menghindari keterlambatan akibat pengiriman Original B/L melalui jasa kurir internasional. Hal ini sangat membantu ketika kapal tiba di pelabuhan tujuan lebih cepat daripada dokumen fisiknya.
Bagaimana Proses Telex Release?
Meskipun terlihat sederhana, penerbitan telex release melibatkan beberapa tahapan yang harus dilakukan secara berurutan. Berikut alur yang umum terjadi dalam pengiriman barang melalui jalur laut:
1. Shipper menyerahkan original bill of lading
Proses dimulai ketika shipper menyerahkan seluruh Original B/L kepada shipping line di pelabuhan asal. Langkah ini biasanya dilakukan setelah seluruh persyaratan transaksi, seperti pembayaran atau persetujuan dari kedua belah pihak, telah dipenuhi.
Dengan menyerahkan Original B/L, shipper menyatakan bahwa dokumen tersebut tidak lagi digunakan sebagai syarat pengambilan barang di pelabuhan tujuan.
2. Shipping line menerbitkan telex release
Setelah proses surrender selesai, shipping line akan memperbarui status dokumen dalam sistem dan mengirimkan instruksi kepada kantor cabang atau agen di pelabuhan tujuan. Instruksi inilah yang disebut sebagai telex release. Melalui pemberitahuan tersebut, agen di pelabuhan tujuan mengetahui bahwa barang dapat diserahkan kepada consignee tanpa meminta Original B/L.
3. Consignee mengambil barang
Saat kapal tiba di pelabuhan tujuan, consignee dapat mengurus proses customs clearance dan pengeluaran barang sesuai prosedur yang berlaku. Karena status pengiriman telah menggunakan telex release, consignee tidak perlu menunjukkan Original B/L untuk memperoleh Delivery Order dari shipping line.
Mekanisme tersebut membuat proses pengeluaran barang menjadi lebih cepat. Namun, tidak semua pengiriman memerlukan telex release. Ada beberapa kondisi tertentu yang membuat metode ini lebih tepat digunakan.
Kapan Telex Release Digunakan?
Telex release umumnya digunakan ketika pengiriman Original B/L dianggap tidak lagi diperlukan atau justru dapat memperlambat proses pelepasan barang. Berikut waktu penggunaan telex release yang tepat:
1. Saat barang harus segera diambil
Dalam beberapa kasus, kapal tiba di pelabuhan tujuan lebih cepat dibandingkan pengiriman dokumen melalui kurir internasional. Agar barang tidak tertahan di pelabuhan dan menimbulkan biaya tambahan seperti storage atau demurrage, shipper dapat memilih menggunakan telex release.
2. Shipper dan consignee sudah saling percaya
Telex release juga banyak digunakan pada transaksi antara perusahaan yang telah memiliki hubungan bisnis jangka panjang atau masih berada dalam satu grup perusahaan. Karena tingkat kepercayaan sudah tinggi, penggunaan Original B/L sebagai dokumen kepemilikan tidak lagi menjadi kebutuhan utama.
3. Pembayaran telah diselesaikan
Original B/L sering digunakan sebagai jaminan dalam transaksi perdagangan internasional. Oleh karena itu, telex release umumnya baru dilakukan setelah pembayaran diselesaikan atau sesuai kesepakatan antara eksportir dan importir.
4. Ingin mengurangi biaya dan waktu pengiriman dokumen
Mengirim Original B/L melalui jasa kurir internasional membutuhkan waktu dan biaya tambahan. Dengan menggunakan telex release, perusahaan dapat menghemat biaya pengiriman dokumen sekaligus mempercepat proses pelepasan barang di negara tujuan.
Meskipun menawarkan kemudahan, telex release bukan satu-satunya metode yang dapat digunakan dalam pengiriman internasional. Untuk memahami perbedaannya, kamu juga perlu mengenal Original B/L dan Sea Waybill.
Perbedaan Telex Release, Original Bill of Lading, dan Sea Waybill
Ketiga istilah tersebut sama-sama berkaitan dengan proses pengiriman barang melalui laut. Namun, fungsi dan penggunaannya berbeda.
Original bill of lading (Original B/L)
- Berfungsi sebagai dokumen kepemilikan barang (document of title).
- Original B/L harus diserahkan untuk mengambil barang.
- Umumnya digunakan pada transaksi yang memerlukan kontrol kepemilikan barang, seperti pembayaran menggunakan Letter of Credit (L/C).
Telex release
- Barang dapat diambil tanpa menyerahkan Original B/L.
- Diterbitkan setelah shipper melakukan surrender Bill of Lading kepada shipping line.
- Cocok digunakan ketika pembayaran telah selesai atau shipper dan consignee telah saling percaya.
Sea waybill
- Sea waybill tidak berfungsi sebagai dokumen kepemilikan barang (non-negotiable).
- Barang dapat diambil tanpa Original B/L maupun proses surrender Bill of Lading.
- Umumnya digunakan pada transaksi dengan tingkat kepercayaan yang tinggi.
Secara sederhana, Original B/L memberikan kontrol atas kepemilikan barang, telex release mempermudah pelepasan barang setelah proses surrender selesai, sedangkan sea waybill memungkinkan barang diserahkan langsung kepada consignee tanpa menggunakan Original B/L.
Kelebihan dan Kekurangan Telex Release
Sebelum menggunakan telex release, penting untuk memahami kelebihan dan keterbatasannya agar dapat memilih metode pelepasan barang yang sesuai dengan kebutuhan transaksi.
Kelebihan telex release
- Mempercepat proses pengambilan barang di pelabuhan tujuan.
- Tidak perlu mengirim Original B/L melalui kurir.
- Mengurangi risiko dokumen asli hilang atau terlambat diterima.
- Menghemat biaya pengiriman dokumen internasional.
- Mempermudah proses administrasi untuk transaksi yang telah selesai pembayarannya.
Kekurangan telex release
- Tidak cocok digunakan jika pembayaran belum diselesaikan.
- Memerlukan proses surrender Original B/L terlebih dahulu.
- Bergantung pada persetujuan dan kebijakan shipping line.
- Tidak semua jenis transaksi atau pengiriman dapat menggunakan telex release.
Dengan memahami kelebihan dan kekurangan tersebut, eksportir maupun importir dapat menentukan apakah telex release merupakan pilihan yang paling sesuai untuk proses pengiriman barang internasional.
Sudah Paham Apa Itu Telex Release?
Telex release adalah instruksi yang diterbitkan oleh shipping line agar consignee dapat mengambil barang tanpa menyerahkan Original B/L di pelabuhan tujuan. Mekanisme ini banyak digunakan dalam pengiriman internasional karena mampu mempercepat proses pelepasan barang sekaligus mengurangi kebutuhan pengiriman dokumen fisik.
Penting untuk dipahami bahwa surrender Bill of Lading bukanlah telex release. Surrender merupakan proses penyerahan Original Bill of Lading kepada shipping line, sedangkan telex release adalah instruksi yang diterbitkan setelah proses tersebut selesai. Selain itu, telex release juga berbeda dengan Original B/L maupun Sea Waybill, baik dari segi fungsi maupun penggunaannya.
