Transaksi ekspor-impor tidak hanya soal mengirim barang dan menerima pembayaran. Ada jeda waktu cukup panjang antara dikirimnya barang dan diselesaikannya pembayaran, terlebih jika transaksinya melibatkan negara yang berbeda. Pada titik ini, kepercayaan antarpihak menjadi permasalahan utama. Untuk mengatasi risiko tersebut, letter of credit adalah salah satu metode pembayaran yang banyak digunakan dalam perdagangan internasional. Sistem ini melibatkan bank sebagai pihak penjamin agar transaksi berjalan sesuai kesepakatan.
Yuk, kita kupas tuntas mengenai dokumen ini beserta cara kerjanya dalam artikel berikut!
Baca Juga: Pengertian Dokumen Logistik dalam Supply Chain
Pengertian Letter of Credit dan Mengapa Dibutuhkan dalam Pengiriman
Letter of credit adalah jaminan pembayaran dari bank kepada eksportir selama dokumen yang menjadi persyaratan terpenuhi. Artinya, eksportir tidak bergantung langsung pada pembeli, tetapi pada komitmen bank. Bagi importir, mekanisme ini memastikan barang benar-benar dikirim sesuai perjanjian sebelum pelunasan dilakukan. Skema ini banyak digunakan ketika kedua pihak belum memiliki hubungan bisnis yang kuat. Dengan adanya L/C, risiko gagal bayar maupun pengiriman yang tidak sesuai bisa dikurangi.
Bagaimana Cara Kerja Letter of Credit dari Pembukuan Hingga Pencairan Dana?
Mekanisme pembayaran ini terdiri dari beberapa tahap yang saling berkaitan satu sama lain, yaitu:
Tahap Pengajuan Oleh Importir ke Issuing Bank
Importir mengajukan permohonan pembukaan L/C ke bank yang digunakan. Dalam pengajuan ini, importir mencantumkan detail transaksi seperti jenis barang, jumlah, nilai, dan dokumen yang harus dipenuhi oleh eksportir. Bank kemudian akan menilai kemampuan finansial importir sebelum menyetujui permohonan tersebut. Jika disetujui, bank akan menerbitkan dokumen jaminan pembayaran sesuai kesepakatan. Tahap ini menjadi dasar dari seluruh proses berikutnya.
Tahap Penerbitan dan Penerusan ke Eksportir
Setelah diterbitkan, L/C dikirim ke bank di negara eksportir (advising bank). Advising bank kemudian meneruskan informasi kepada eksportir sebagai bukti bahwa pembayaran dijamin oleh bank. Eksportir akan memeriksa seluruh syarat yang tercantum sebelum mengirim barang. Jika ada ketentuan yang tidak sesuai, revisi dapat dilakukan sejak awal. Langkah ini penting agar tidak muncul masalah saat pencairan dana.
Tahap Penyerahan Dokumen dan Pencairan Pembayaran
Setelah barang dikirim, eksportir menyiapkan dokumen pengiriman sesuai ketentuan. Dokumen tersebut bisa berupa bill of lading, invoice, packing list, dan dokumen lain yang diminta. Bank akan memeriksa setiap detail untuk memastikan kesesuaiannya. Jika semua sesuai, pembayaran akan dicairkan kepada eksportir. Jika ada perbedaan, bahkan sekecil typo, pencairan bisa tertahan.
Siapa Saja Pihak yang Terlibat Dalam Transaksi Letter of Credit?
Transaksi ini melibatkan beberapa pihak utama dengan peran masing-masing:
- Applicant (Pemohon)
Importir atau pembeli yang mengajukan pembukaan letter of credit ke bank sebagai jaminan pembayaran kepada eksportir. - Beneficiary (Penerima)
Eksportir atau penjual yang akan menerima pembayaran, selama dokumen yang diserahkan sesuai dengan syarat dalam L/C. - Issuing Bank (Penerbit)
Bank milik importir yang menerbitkan letter of credit dan menjamin pembayaran kepada beneficiary. - Advising Bank (Penerus)
Bank di negara eksportir yang menerima L/C dari issuing bank dan meneruskannya kepada beneficiary. - Confirming Bank (Pengonfirmasi)
Bank tambahan yang ikut menjamin pembayaran jika diperlukan, biasanya digunakan ketika eksportir ingin keamanan ekstra. - Paying Bank (Pembayar)
Bank yang ditunjuk untuk melakukan pembayaran kepada beneficiary setelah dokumen dinyatakan sesuai.
Baca Juga: Jenis Dokumen Logistik yang Penting
Apa Saja Jenis-jenis Letter of Credit yang Perlu Diketahui?
Setiap jenis dokumen ini memiliki fungsi berbeda tergantung kebutuhan transaksi. Pemilihan jenis yang tepat akan mempengaruhi tingkat keamanan dan fleksibilitas.
Revocable vs Irrevocable Letter of Credit
Revocable L/C memungkinkan dokumen dapat diubah atau dibatalkan tanpa persetujuan semua pihak. Sementara itu, irrevocable tidak bisa diubah tanpa adanya persetujuan bersama. Dalam praktiknya jenis irrevocable lebih banyak digunakan karena memberikan kepastian bagi eksportir bahwa mereka akan dibayar, selama dokumen yang diminta sudah lengkap dan sesuai.
Confirmed vs Unconfirmed Letter of Credit
Confirmed L/C melibatkan bank tambahan yang ikut menjamin pembayaran. Jenis ini biasanya digunakan jika eksportir ingin jaminan tambahan di luar issuing bank. Sementara itu, unconfirmed hanya bergantung pada pihak penerbit tanpa adanya dukungan dari pihak lain.
Revolving Letter of Credit dan Back-to-Back Letter of Credit
Revolving digunakan untuk transaksi berulang dengan supplier yang sama sehingga kamu tidak perlu membuka L/C baru setiap kali melakukan pengiriman. Sementara itu, back-to-back L/C digunakan ketika kamu menjadi perantara, yaitu menerima pesanan dari pembeli lalu membuka letter of credit baru ke supplier untuk memenuhi pesanan tersebut. Kedua jenis ini membantu transaksi berjalan lebih efisien dalam skenario tertentu.
Standby Letter of Credit
Standby L/C berfungsi sebagai jaminan jika salah satu pihak gagal memenuhi kewajibannya. Pembayaran hanya dilakukan jika terjadi wanprestasi. Jenis satu ini sering digunakan sebagai proteksi tambahan dalam kontrak bisnis.
Dokumen Apa Saja yang Dibutuhkan Agar Letter of Credit Bisa Dicairkan?
Dokumen menjadi faktor utama dalam pencairan dana. Bank tidak melihat kondisi fisik barang, melainkan kesesuaian dokumen dengan ketentuan berlaku. Dokumen yang umum digunakan untuk letter of credit adalah bill of lading, invoice, packing list, dan certificate of origin. Setiap detail harus sama dengan yang tercantum dalam L/C, termasuk nama barang, jumlah, dan tanggal pengiriman. Perbedaan kecil bisa membuat proses pencairan tertunda.
Baca Juga: Dokumen Pengiriman FCL yang Wajib Disiapkan
Apa Risiko Menggunakan Letter of Credit dan Bagaimana Menghindarinya?
Meski memberikan jaminan, skema ini tetap memiliki risiko. Risiko terbesar muncul dari ketidaksesuaian dokumen (discrepancy) dengan syarat yang tercantum. Kesalahan kecil seperti perbedaan nama barang atau jumlah bisa membuat pembayaran tidak langsung cair. Selain itu, prosesnya juga lebih kompleks dibanding metode lain.
Risiko lainnya adalah biaya relatif tinggi karena melibatkan banyak pihak dan proses administrasi yang rumit. Untuk mengurangi risiko, lakukan pemeriksaan ulang terhadap semua dokumen sebelum diserahkan ke pihak bank. Gunakan jasa forwarder yang berpengalaman untuk memastikan kelengkapan dan kesesuaian dokumen.
Bagaimana Peran Freight Forwarder dalam Memastikan Dokumen Sesuai L/C?
Dalam praktiknya, banyak pelaku bisnis menggunakan freight forwarder untuk membantu proses pengiriman sekaligus memastikan dokumen sesuai dengan syarat L/C.
Kesesuaian Bill of Lading dengan Ketentuan
Bill of lading harus mencantumkan detail yang sama dengan dokumen pembayaran, seperti nama pengirim, penerima, dan jenis barang. Kesalahan dalam dokumen ini bisa membuat bank menolak pencairan. Freight forwarder biasanya membantu memastikan data tersebut sesuai sebelum dokumen diterbitkan. Peran ini penting untuk menghindari revisi yang memakan waktu.
Baca Juga: Fungsi Penting Bill of Lading dalam Pengiriman Barang
Kelengkapan Packing List dan Certificate of Origin
Packing list menjelaskan isi barang secara rinci, sedangkan certificate of origin menunjukkan asal barang. Kedua dokumen ini menjadi bagian penting dalam proses verifikasi bank. Ketidaksesuaian data bisa membuat pencairan tertunda. Dengan bantuan freight forwarder, risiko kesalahan dokumen bisa ditekan.
Apa Perbedaan Letter of Credit dengan Metode Pembayaran Lain?
Metode ini berbeda dari transfer langsung (T/T), D/P, atau D/A. Pada transfer biasa, pembayaran dilakukan tanpa jaminan dari bank. Dalam D/P dan D/A, pembayaran bergantung pada kesepakatan antara pembeli dan penjual. L/C memberikan perlindungan keamanan tambahan karena melibatkan bank sebagai penjamin. Namun, prosesnya lebih kompleks dan membutuhkan biaya tambahan.
Dalam transaksi internasional, letter of credit adalah metode pembayaran yang mengandalkan bank sebagai penjamin antara pembeli dan penjual. Sistem ini memastikan pembayaran dilakukan setelah memastikan dokumen pengiriman sesuai dengan kesepakatan. Meskipun prosesnya lebih panjang dan detail, tingkat keamanannya lebih tinggi dibanding metode lain. Dengan pengelolaan dokumen yang rapi, risiko dalam transaksi dapat ditekan dan kerja sama bisnis bisa berjalan lebih lancar.
Agar pengelolaan pengiriman lebih terstruktur dan mudah dipantau, perusahaan dapat memanfaatkan solusi logistik yang terintegrasi. Forwarder.ai membantu bisnis mengelola pengiriman secara efisien dalam satu platform, mulai dari perencanaan hingga tracking kargo secara real-time.
Cek layanan Forwarder.ai untuk berbagai pilihan pengiriman terbaik, cek rute, hingga cek biaya kirim sesuai kebutuhan bisnis Anda!
Kirim Barang Tanpa Ribet. Semua Bisa dari Satu Platform!
Nikmati voucher hingga 200K untuk pengiriman pertamamu. Langsung berlaku dan otomatis terpotong saat checkout.
