Akurasi data stok barang memegang peranan krusial dalam menjaga kelancaran operasional bisnis. Ketika volume penjualan melonjak, tim gudang sering kali menghadapi selisih data pada stok fisik dengan yang tertera pada sistem. Namun, di sisi lain, Anda tidak mungkin menghentikan operasional sementara hanya untuk melakukan audit inventaris. Oleh karena itu, pelaku bisnis mulai banyak menggunakan metode cycle count.
Metode cycle count adalah metode pengecekan stok yang dilakukan secara berkala pada sebagian item, tanpa harus menghitung seluruh barang dalam satu waktu dan menghentikan aktivitas harian gudang. Yuk, kita kupas tuntas metode ini dalam artikel berikut!
Baca Juga: Apa yang Dimaksud Gudang dalam Logistik dan Fungsinya
Definisi Cycle Count dalam Logistik
Cycle count berfokus pada pengecekan bertahap. Alih-alih menghitung semua barang sekaligus, tim gudang akan memeriksa item tertentu secara rutin sesuai jadwal. Pendekatan ini membuat proses pengecekan jadi lebih mudah dan terkontrol. Kalau ada selisih stok, tim bisa langsung menemukan sumber masalahnya tanpa harus menunggu periode audit keseluruhan.
Metode ini berbeda dengan stock opname yang biasanya dilakukan setahun sekali dengan menutup gudang untuk menghitung seluruh barang. Proses itu bisa memakan waktu berhari-hari, menghambat operasional, dan staf sering kali terburu-buru sehingga rawan kesalahan.
Perbedaan Cycle Count dan Stock Opname
Baik cycle count maupun stock opname sama-sama bertujuan untuk menjaga akurasi persediaan, meskipun punya cara kerja yang berbeda. Stock opname dilakukan dengan menghitung seluruh stok dalam satu waktu. Biasanya operasional gudang akan terhenti sementara agar prosesnya berjalan lebih optimal.
Berbeda halnya dengan cycle count yang dapat dilakukan secara bertahap tanpa menghentikan operasional. Staf hanya memeriksa sebagian barang berdasarkan prioritas atau jadwal tertentu sehingga lebih fleksibel dan cocok untuk gudang dengan volume barang yang tinggi. Agar lebih mudah memahaminya, Anda bisa lihat perbandingannya pada tabel berikut:
| Aspek | Cycle Count | Stock Opname |
| Frekuensi | Rutin, bisa harian/mingguan | Biasanya setahun sekali |
| Cakupan | Sebagian kecil inventaris | Seluruh inventaris sekaligus |
| Dampak operasional | Minimal, gudang tetap berjalan | Harus tutup gudang, operasi terhenti |
| Deteksi masalah | Cepat, bisa langsung ketemu | Lambat, masalah baru ketahuan setahun kemudian |
Baca Juga: Fungsi Penting Warehouse dan Bedanya dengan Gudang
Metode Cycle Count
Ada beberapa pendekatan yang biasa digunakan sesuai kebutuhan bisnis, di antaranya:
ABC Analysis
Metode ini mengkategorikan barang berdasarkan nilai ekonomi atau kecepatan perputaran stok di pasar. Sebagai contoh, produk kategori A memiliki kontribusi penjualan tertinggi sehingga staf harus menghitungnya lebih sering, misalnya sebulan sekali. Kategori B merupakan produk kelas menengah yang cukup Anda audit tiga bulan sekali. Sementara itu, kategori C berisi barang dengan perputaran lambat yang hanya membutuhkan pemeriksaan satu atau dua kali setahun.
Random Sampling
Jika jenis komoditas di gudang Anda memiliki nilai dan karakteristik yang seragam, metode random sampling adalah pilihan tepat. Metode ini memilih barang secara acak untuk diperiksa. Tujuannya untuk mendapatkan gambaran umum tentang kondisi stok tanpa harus mengeceknya secara keseluruhan. Pendekatan ini membantu mendeteksi potensi kesalahan yang mungkin tidak terlihat jika hanya fokus pada item tertentu.
Control Group
Area atau rak tertentu dijadikan sampel kontrol dan dihitung berulang kali. Tujuannya untuk menguji apakah proses dan prosedur penghitungan sudah berjalan dengan benar. Jika control group selalu akurat, artinya metodenya sudah benar. Kalau hasilnya terus-menerus menunjukkan selisih, berarti ada masalah serius dalam proses atau sistemnya.
Tahapan Cycle Count di Gudang
Penerapan metode ini harus mengikuti SOP ketat agar menghasilkan data yang valid. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Pilih metode sesuai kebutuhan (ABC atau random sampling)
- Tentukan jadwal pengecekan, misalnya setiap pagi sebelum jam operasional gudang
- Terbitkan lembar kerja hitung berisi daftar lokasi rak sampel hari itu, namun kosongkan kolom jumlah stoknya
- Petugas lapangan mendatangi lokasi dan menghitung fisik produk secara manual atau scan barcode-nya
- Bandingkan data fisik dengan data sistem komputer perusahaan
- Investigasi selisih dengan mencari tahu penyebabnya
- Lakukan penyesuaian (reconciliation) pada sistem setelah Anda menemukan penyebab selisih persediaan
Baca Juga: Warehouse Management System (WMS): Pengertian, Cara Kerja, dan Manfaatnya
Manfaat Akurasi Inventori
Cycle count membantu menjaga data stok tetap relevan dengan kondisi di lapangan. Dengan pengecekan rutin, kesalahan atau kendala bisa ditemukan lebih cepat untuk mengurangi risiko selisih stok dalam jumlah besar. Selain itu, proses ini juga membantu tim untuk lebih memahami pola pergerakan barang. Informasi ini bisa mereka gunakan untuk memperbaiki tata letak gudang atau sistem pencatatan.
Dalam jangka panjang, akurasi stok yang baik akan mempermudah proses pengadaan dan pengiriman. Operasional menjadi lebih stabil karena keputusan berdasarkan data yang lebih akurat dan konsisten dengan kondisi fisik di gudang. Hal ini membantu tim menghindari kesalahan seperti kelebihan atau kekurangan stok yang tidak terdeteksi. Selain itu, perencanaan kebutuhan barang juga bisa disusun berdasarkan kondisi stok di gudang.
Cycle count adalah salah satu cara untuk menjaga akurasi stok tanpa harus menghentikan operasional gudang. Pendekatan ini membuat pengecekan bisa dilakukan secara bertahap, tetapi tetap konsisten. Pilih metode yang sesuai dengan kebutuhan bisnis agar proses pengecekan bisa berjalan selaras dengan aktivitas harian di gudang. Dengan begitu, selisih stok bisa ditemukan lebih cepat dan tidak menjadi masalah yang lebih besar nantinya.
Agar pengelolaan pengiriman lebih terstruktur dan mudah dipantau, perusahaan dapat memanfaatkan solusi logistik yang terintegrasi. Forwarder.ai membantu bisnis mengelola pengiriman secara efisien dalam satu platform, mulai dari perencanaan hingga tracking kargo secara real-time.
Cek layanan Forwarder.ai untuk berbagai pilihan pengiriman terbaik, cek rute, hingga cek biaya kirim sesuai kebutuhan bisnis Anda!
Kirim Barang Tanpa Ribet. Semua Bisa dari Satu Platform!
Nikmati voucher hingga 200K untuk pengiriman pertamamu. Langsung berlaku dan otomatis terpotong saat checkout.
