Stok yang tidak akurat sering kali bukan berasal dari proses penjualan, melainkan sejak barang pertama kali diterima di gudang. Receiving adalah proses penerimaan barang di gudang yang mencakup pembongkaran, pengecekan, hingga pencatatan sebelum barang masuk ke sistem penyimpanan. Proses ini terlihat sederhana, tetapi berdampak besar terhadap akurasi stok dan kelancaran operasional selanjutnya.
Yuk, kita bahas selengkapnya pada artikel ini!
Pengertian Proses Receiving Dalam Operasional Gudang
Receiving adalah proses penerimaan barang yang datang ke gudang dari pemasok atau pelanggan (retur). Aktivitas ini mencakup pembongkaran muatan, pemeriksaan fisik, verifikasi dokumen, dan pencatatan ke dalam sistem inventaris. Receiving menjadi tahap pertama dalam alur pergudangan yang menentukan akurasi data stok untuk proses selanjutnya.
Proses receiving cukup krusial, karena kesalahan di tahap ini akan berdampak ke seluruh rantai pasok. Jika data awal sudah tidak akurat, maka seluruh pergerakan barang setelahnya juga akan ikut bermasalah. Barang yang salah catat atau tidak diperiksa kondisinya dapat menyebabkan kerugian besar di kemudian hari.
Tahapan Proses Receiving
Alur penerimaan barang terdiri dari tiga tahapan utama, yaitu:
1. Pembongkaran Muatan Armada (Unloading)
Proses kerja dimulai saat pengemudi truk memarkir kendaraannya di area loading dock. Kru gudang akan membuka segel pengaman pintu truk dan menurunkan seluruh boks muatan menggunakan forklift atau sasis dorong, tergantung jenis dan volume muatan. Muatan akan dibawa menuju lantai transit sementara.
2. Inspeksi dan Verifikasi
Tim pemeriksa akan menghitung jumlah fisik barang secara manual atau menggunakan barcode scanner. Mereka mencocokkan tipe produk, nomor seri, dan memeriksa apakah ada kebocoran atau kerusakan kemasan. Barang yang rusak harus segera masuk ke area karantina untuk proses retur. Pada tahap ini ketelitian lebih penting dari kecepatan.
3. Penempatan ke Rak (Putaway)
Barang yang telah terverifikasi kemudian dipindahkan ke lokasi penyimpanan di gudang. Proses ini dikenal dengan istilah putaway. Penempatan produk harus mengikuti sistem tertentu agar mudah menemukannya saat dibutuhkan. Jika penataan tidak rapi, waktu pencarian produk akan meningkat dan menghambat operasional.
Dokumen yang Diperlukan dalam Receiving
Proses receiving tidak bisa berjalan tanpa dokumen yang jelas. Beberapa dokumen yang umum digunakan di antaranya:
- Purchase Order (PO)
- Delivery Order (DO)
- Surat jalan
- Checklist penerimaan barang
- Advance Shipping Notice (ASN)
- Packing List
- Bill of Lading (B/L)
Dokumen menjadi acuan utama dalam proses verifikasi. Tanpa dokumen yang lengkap, proses pengecekan akan lebih sulit dan berisiko terjadi selisih data.
Kesalahan Umum dalam Proses Receiving
Beberapa kesalahan sering terjadi pada tahap ini, di antaranya:
1. Tidak Memeriksa Kondisi Barang Saat Diterima
Jika kerusakan baru diketahui setelah barang disimpan, klaim ke pihak supplier jadi lebih sulit. Petugas harus memeriksa setiap kemasan, terutama untuk produk pecah belah dan elektronik. Anda bisa membuat checklist pemeriksaan per jenis barang dan catat setiap kerusakan atau ketidaksesuaian di form penerimaan sebagai bukti klaim.
2. Mencatat Stok Sebelum Barang Benar-benar Diterima
Pencatatan stok sebelum barang diterima dapat menjadi penyebab ketidaksesuaian stok di sistem dengan ketersediaan fisiknya. Barang yang belum selesai diperiksa sebaiknya belum tercatat sebagai stok tersedia. Gunakan status “in-transit” untuk barang yang baru datang, baru pindahkan ke stok tersedia setelah pemeriksaan selesai.
3. Dokumen Tidak Lengkap
Tanpa adanya packing list atau purchase order, petugas tidak bisa memverifikasi apakah barang yang datang benar-benar dipesan. Akibatnya, barang bisa tertahan di area receiving lebih lama. Pastikan tim purchasing mengirimkan salinan purchase order ke gudang sebelum barang tiba.
4. Area Receiving Tidak Siap
Dermaga penerimaan yang penuh atau kekurangan tenaga kerja dapat menyebabkan antrian panjang truk. Hal ini bisa memperpanjang waktu tunggu dan dapat memicu biaya penumpukan (demurrage). Jadwalkan kedatangan supplier dengan sistem slot waktu dan siapkan alat bantu seperti hand pallet dan forklift sebelum truk tiba.
5. Tidak Menggunakan Sistem Digital
Pencatatan manual sangat rawan kesalahan sehingga sering kali mengakibatkan data yang tidak sinkron. Kesalahan input data seperti salah angka atau terlewat satu item saja dapat merembet ke ketidakakuratan stok di seluruh sistem. Anda bisa gunakan barcode scanner yang terintegrasi dengan Warehouse Management System (WMS) agar data langsung masuk sistem tanpa harus input data manual.
Tips Meningkatkan Efisiensi Proses Receiving
Proses receiving dalam logistik dapat berjalan lebih efisien jika dikelola dengan pendekatan yang tepat. Berikut adalah beberapa tips efisiensi yang bisa Anda terapkan:
1. Gunakan Teknologi Barcode atau RFID
Petugas cukup scan barcode pada setiap kemasan, data langsung masuk ke sistem. Waktu pemrosesan bisa lebih cepat dan kesalahan input dapat diminimalisir. Data yang masuk otomatis langsung memperbarui inventaris di sistem. Dengan teknologi ini, satu orang bisa memproses lebih banyak barang dalam waktu yang sama.
2. Tetapkan Sistem WMS (Warehouse Management System)
WMS mengotomatisasi seluruh alur receiving mulai dari penerimaan data ASN (Advance Shipping Notice), panduan pemeriksaan, hingga putaway ke lokasi yang tepat. Sistem ini membantu para staf untuk mengetahui barang harus ditempatkan di rak mana sehingga tidak perlu bingung atau bolak-balik bertanya kepada banyak pihak. WMS juga mencatat waktu setiap tahap penerimaan sehingga manajemen bisa memantau kinerja staf.
3. Siapkan Area Receiving yang Memadai
Pastikan dermaga penerimaan memiliki cukup ruang untuk menampung barang dari truk yang baru datang. Siapkan palet kosong di dekat area bongkar agar barang bisa langsung dipindahkan tanpa menghalangi truk berikutnya. Alat bantu seperti hand pallet dan forklift harus dalam kondisi siap pakai dan mudah diakses. Petugas receiving juga harus siaga di dermaga sebelum truk tiba.
4. Standarisasi Prosedur Pemeriksaan
Buat checklist pemeriksaan yang berbeda untuk setiap jenis barang. Misalnya, produk elektronik perlu dicek lebih teliti dengan dinyalakan dan diuji fungsinya, sedangkan bahan bangunan cukup diperiksa jumlah dan kondisi kemasannya saja. Standarisasi ini memastikan semua petugas melakukan hal yang sama, tidak ada yang terlewat, dan tidak ada pemeriksaan berlebihan yang membuang waktu.
5. Gunakan ASN (Advance Shipping Notice)
Minta supplier untuk mengirim ASN sebelum barang dikirim. Data barang seperti jumlah, berat, dan jenis kemasan sudah masuk ke sistem WMS sebelum truk tiba. Ketika barang datang, petugas tinggal memverifikasi kesesuaian barang fisik dengan data yang sudah ada, tanpa perlu menginputnya secara manual.
Receiving adalah tahapan awal yang menentukan kualitas data dan kelancaran operasional gudang secara keseluruhan. Ketika proses receiving berjalan rapi sesuai prosedur, bukan hanya data yang lebih akurat, melainkan seluruh alur operasional selanjutnya juga jadi lebih terkontrol.
Agar pengelolaan pengiriman lebih terstruktur dan mudah dipantau, perusahaan dapat memanfaatkan solusi logistik yang terintegrasi. Forwarder.ai membantu bisnis mengelola pengiriman secara efisien dalam satu platform, mulai dari perencanaan hingga tracking kargo secara real-time.
Cek layanan Forwarder.ai untuk berbagai pilihan pengiriman terbaik, cek rute, hingga cek biaya kirim sesuai kebutuhan bisnis Anda!
