Jenis Biaya Logistik, Komponen, Cara Hitung, dan Contohnya

Biaya logistik bukan cuma ongkos kirim. Pengeluaran ini muncul sejak barang diterima dan disimpan, diproses di gudang, dikemas, dikirim, sampai menangani retur jika barang kembali. Karena itu, bisnis yang hanya mencatat biaya transportasi bisa kehilangan gambaran tentang biaya logistik sebenarnya.

Kalau pertanyaannya, biaya logistik apa saja yang perlu diperhitungkan, komponen utamanya mencakup transportasi, pergudangan, persediaan, handling dan fulfillment, packaging, tenaga kerja dan sistem, distribusi akhir, reverse logistics, serta biaya akibat risiko atau ketidakefisienan.

Memahami jenis biaya logistik membantu bisnis melihat bukan hanya berapa banyak uang yang keluar, tetapi aktivitas apa yang membuat biaya tersebut muncul. Dari sini, tim bisa menentukan bagian mana yang memang dibutuhkan dan bagian mana yang masih bisa diperbaiki.

Baca Juga: Manajemen Logistik: Pengertian, Fungsi, dan Tujuannya

Apa yang Dimaksud dengan Biaya Logistik?

Biaya logistik adalah pengeluaran yang timbul karena aktivitas mengelola dan memindahkan barang dari titik asal sampai ke titik yang dibutuhkan bisnis atau pelanggan. Cakupannya dapat dimulai dari penerimaan barang, penyimpanan, pengelolaan inventory, pemrosesan pesanan, transportasi, sampai retur.

Artinya, freight atau ongkos transportasi hanya salah satu bagiannya. Gudang yang terlalu besar, stok yang terlalu lama mengendap, terlalu banyak pengiriman ulang, atau proses picking yang tidak efisien juga dapat menambah total biaya logistik meskipun tarif pengirimannya tidak berubah.

Karena itu, biaya sebaiknya dilihat mengikuti seluruh proses logistik, bukan dicatat terpisah tanpa melihat hubungan antartahap.

Jenis Biaya Logistik yang Perlu Diperhitungkan

1. Biaya Transportasi

Biaya transportasi muncul ketika barang dipindahkan dari satu lokasi ke lokasi lain. Ini bisa berupa pengiriman dari pemasok ke gudang, perpindahan antargudang, distribusi menuju cabang, atau pengiriman ke pelanggan.

Komponennya dapat mencakup:

• freight atau tarif jasa pengiriman
• bahan bakar
• tol dan biaya jalan
• sewa atau penggunaan kendaraan
• driver dan kru
• pickup dan delivery
• biaya terminal jika relevan
• biaya menunggu kendaraan
• surcharge tertentu sesuai layanan

Kalau pengiriman menggunakan penyedia eksternal, jangan hanya melihat rate dasarnya. Freight cost dapat memiliki beberapa komponen tergantung moda, rute, barang, dan cakupan layanan.

2. Biaya Pergudangan

Barang yang belum digunakan atau dikirim membutuhkan tempat. Dari sinilah muncul biaya fasilitas pergudangan.

Contohnya:

• sewa atau depresiasi fasilitas gudang
• listrik dan utilitas
• rak dan peralatan penyimpanan
• keamanan
• forklift dan material handling equipment
• perawatan fasilitas
• area penyimpanan dengan kondisi khusus

Biaya gudang tidak selalu turun hanya karena bisnis menggunakan ruang yang lebih kecil. Kapasitas yang terlalu sedikit juga dapat membuat penataan tidak efisien atau memerlukan perpindahan barang lebih sering.

3. Biaya Inventory atau Persediaan

Stok yang berada di gudang juga memiliki biaya meskipun barang tersebut tidak bergerak. Modal yang sudah digunakan untuk membeli atau memproduksi inventory belum bisa digunakan untuk kebutuhan lain sampai barang terjual atau digunakan.

Biaya inventory dapat mencakup:

• biaya modal yang tertahan dalam stok
• penyimpanan inventory
• risiko kerusakan
• risiko kedaluwarsa
• penurunan nilai barang
• barang usang atau obsolete
• shrinkage atau selisih inventory

Semakin lama barang mengendap, semakin penting bisnis mengetahui apakah stok tersebut masih mendukung penjualan atau justru menambah biaya. Salah satu indikator yang bisa digunakan adalah inventory turnover.

Baca Juga: Inventory Turnover: Arti, Rumus, dan Cara Menghitungnya

4. Biaya Handling dan Fulfillment

Barang tidak hanya disimpan. Ada aktivitas fisik yang perlu dilakukan sejak barang masuk sampai siap keluar dari fasilitas.

Biayanya dapat berasal dari:

• bongkar muat
• receiving
• putaway
• picking
• sorting
• packing
• staging
• loading

Jumlah barang yang diproses bukan satu-satunya penentu. Order yang terdiri dari banyak SKU, barang berukuran besar, atau produk yang membutuhkan pengecekan khusus dapat membutuhkan lebih banyak waktu dan tenaga kerja.

5. Biaya Packaging

Packaging melindungi produk sekaligus memengaruhi biaya distribusi. Ukuran kemasan yang terlalu besar dapat menambah penggunaan ruang dan, pada layanan tertentu, membuat berat volumetrik meningkat.

Komponen biayanya bisa berupa:

• karton atau box
• palet
• stretch film
• bubble wrap atau pelindung
• dunnage
• label
• strapping
• peti atau kemasan khusus

Menekan biaya packaging bukan berarti mengurangi perlindungan barang. Kerusakan yang meningkat justru dapat menghasilkan biaya retur, penggantian produk, dan pengiriman ulang yang lebih besar.

6. Biaya Tenaga Kerja

Operasional logistik membutuhkan orang untuk menerima barang, mengelola inventory, menyiapkan pesanan, mengatur transportasi, mengoperasikan kendaraan, sampai menangani masalah pengiriman.

Biaya ini dapat mencakup gaji, lembur, tenaga kontrak, pelatihan, serta biaya lain yang berkaitan dengan tim operasional.

Biaya tenaga kerja juga perlu dilihat bersama produktivitas. Penambahan tenaga kerja mungkin wajar ketika volume meningkat, tetapi kenaikan jumlah staf tanpa kenaikan output bisa menunjukkan proses yang perlu dievaluasi.

7. Biaya Sistem dan Teknologi

Bisnis dapat menggunakan software untuk mengelola gudang, transportasi, inventory, order, tracking, atau analisis data.

Biaya teknologi bisa berupa:

• langganan software
• implementasi sistem
• integrasi antaraplikasi
• scanner atau perangkat mobile
• barcode atau RFID
• maintenance
• dukungan teknis

Contohnya, Warehouse Management System (WMS) membantu mencatat dan mengelola aktivitas barang di gudang. Namun, manfaat sistem tetap bergantung pada kualitas proses dan data yang dimasukkan.

Baca Juga: Warehouse Management System (WMS): Pengertian, Cara Kerja, dan Manfaatnya

8. Biaya Last Mile Delivery

Tahap terakhir menuju pelanggan juga menghasilkan biaya tersendiri. Kendaraan perlu mendatangi banyak titik dengan ukuran order, kondisi jalan, dan jarak antarpenerima yang berbeda.

Biayanya antara lain:

• kendaraan dan bahan bakar
• kurir atau driver
• route planning
• failed delivery
• redelivery
• proof of delivery
• pengelolaan delivery exception

Karena itu, biaya per order bisa berbeda walaupun nilai produknya sama. Pelanggan yang berada jauh dari rute reguler atau membutuhkan pengantaran ulang dapat menambah biaya pelayanan.

9. Biaya Reverse Logistics dan Retur

Aliran barang tidak selalu berakhir setelah diterima pelanggan. Barang bisa kembali karena retur, kerusakan, penukaran, kegagalan pengiriman, atau alasan operasional lainnya.

Reverse logistics dapat menimbulkan biaya untuk:

• pickup barang retur
• transportasi kembali
• pemeriksaan kondisi
• repacking
• restocking
• perbaikan
• disposal
• pengiriman barang pengganti

Kalau tingkat retur cukup tinggi, biaya ini sebaiknya dicatat terpisah agar penyebabnya bisa dianalisis, bukan bercampur dengan ongkos distribusi normal.

10. Biaya Risiko dan Ketidakefisienan

Ada biaya yang tidak selalu muncul sebagai satu baris khusus pada invoice, tetapi tetap mengurangi margin.

Contohnya:

• barang rusak
• kehilangan atau shrinkage
• pengiriman ulang
• kendaraan menunggu terlalu lama
• kapasitas gudang yang tidak terpakai
• stok berlebih
• stockout yang memicu pengiriman darurat
• kesalahan picking dan packing
• biaya akibat keterlambatan

Jenis biaya ini sering terlewat karena tersebar di beberapa departemen. Padahal, justru di sinilah bisnis dapat menemukan peluang efisiensi yang tidak terlihat dari tarif freight saja.

Biaya Logistik Langsung dan Tidak Langsung

Selain berdasarkan aktivitasnya, biaya logistik juga bisa dilihat dari seberapa mudah biaya tersebut dikaitkan dengan satu shipment, order, pelanggan, atau produk.

Pembedaan ini membantu ketika bisnis ingin mengetahui biaya sebenarnya untuk melayani pelanggan tertentu. Kalau hanya menghitung biaya langsung, sebagian biaya fasilitas dan operasional bisa tidak ikut terbaca.

Biaya Logistik Tetap dan Variabel

Biaya juga dapat dikelompokkan berdasarkan bagaimana nilainya berubah saat volume aktivitas naik atau turun.

Biaya Tetap

Biaya tetap tidak langsung berubah hanya karena jumlah order naik sedikit atau turun sedikit dalam satu periode.

Contohnya bisa berupa sewa gudang, biaya dasar sistem, atau kontrak fasilitas tertentu.

Biaya Variabel

Biaya variabel cenderung berubah mengikuti aktivitas. Semakin banyak barang diproses atau dikirim, semakin besar biaya yang muncul.

Contohnya bisa berupa bahan kemasan per order, tarif pengiriman per shipment, atau tenaga tambahan yang digunakan berdasarkan volume.

Beberapa biaya berada di antara keduanya. Armada sendiri, misalnya, memiliki biaya tetap seperti kepemilikan atau sewa kendaraan dan biaya variabel seperti bahan bakar serta tol.

Cara Menghitung Total Biaya Logistik

Tidak ada satu rumus akuntansi yang harus digunakan setiap perusahaan untuk seluruh kebutuhan analisis. Namun, bisnis dapat memulai dengan menjumlahkan komponen yang relevan dan menerapkan definisi yang konsisten dari periode ke periode.

Secara sederhana:

Total Biaya Logistik = Transportasi + Pergudangan + Inventory Carrying + Handling/Fulfillment + Packaging + Tenaga Kerja & Sistem + Last Mile + Reverse Logistics + Biaya Risiko yang Dicatat

Rumus tersebut perlu disesuaikan dengan model bisnis. Perusahaan yang tidak memiliki gudang sendiri, misalnya, mungkin membayar fulfillment provider dalam satu tarif sehingga beberapa komponen sudah digabung.

Yang paling penting adalah mencegah double counting. Kalau biaya tenaga kerja gudang sudah dimasukkan sebagai bagian dari biaya warehousing, jangan masukkan nilai yang sama sekali lagi ke total tenaga kerja.

Cara Menghitung Biaya Logistik per Order atau Shipment

Total biaya perusahaan sulit digunakan untuk mengambil keputusan harian kalau tidak dipecah ke unit yang lebih relevan. Salah satu caranya adalah menghitung biaya per order atau shipment.

Rumus sederhananya:

Biaya Logistik per Order = Total Biaya Logistik yang Relevan / Jumlah Order

atau:

Biaya per Shipment = Total Biaya Pengiriman yang Relevan / Jumlah Shipment

Rata-rata ini berguna untuk monitoring, tetapi jangan berhenti di sana. Order Jakarta dengan satu produk kecil belum tentu membutuhkan biaya yang sama dengan order menuju lokasi jauh yang berisi banyak SKU.

Untuk analisis lebih dalam, bisnis dapat melihat cost to serve, yaitu berapa biaya yang benar-benar diperlukan untuk memenuhi pesanan pelanggan, channel, atau rute tertentu.

Apa Bedanya Biaya Logistik dan Freight Cost?

Keduanya saling berkaitan, tetapi cakupannya berbeda.

Jadi, penurunan freight cost tidak otomatis berarti total biaya logistik turun. Contohnya, memilih pengiriman yang lebih lambat mungkin menekan ongkos transportasi tetapi meningkatkan kebutuhan safety stock atau waktu inventory berada dalam perjalanan.

Baca Juga: Pahami Apa Itu Freight Cost, Cara Hitung, & Tips Menghematnya

Biaya Logistik yang Sering Tidak Terlihat

Masalah biaya logistik sering bukan karena satu tarif terlalu mahal, tetapi karena aktivitas kecil yang berulang.

Redelivery

Barang yang gagal diterima perlu dikirim kembali. Bisnis menggunakan kendaraan, waktu kurir, dan kapasitas pengiriman dua kali untuk satu order.

Idle Time

Truk yang menunggu proses loading terlalu lama tetap menggunakan waktu armada dan driver tanpa menghasilkan perpindahan barang.

Overstock

Barang berlebih menggunakan ruang gudang dan modal. Kalau pergerakannya lambat, risiko penurunan nilai juga meningkat.

Stockout

Kekurangan stok juga bisa menambah biaya. Tim mungkin perlu melakukan pengadaan atau pengiriman darurat dengan layanan yang lebih mahal untuk memenuhi kebutuhan.

Kesalahan Order

Salah picking atau salah kirim dapat menghasilkan rangkaian biaya baru berupa retur, pemeriksaan, pengiriman pengganti, dan pekerjaan customer service.

KPI untuk Memantau Biaya Logistik

Total rupiah saja belum cukup untuk menilai efisiensi. Biaya bisa naik karena bisnis memang tumbuh dan menangani lebih banyak order. Karena itu, bandingkan biaya dengan aktivitas yang dihasilkan.

Definisikan KPI secara konsisten sebelum membandingkan periode. Misalnya, tentukan lebih dulu apakah retur, software, atau biaya tenaga kerja tertentu masuk ke logistics cost. Tanpa batas yang sama, perubahan rasio bisa menyesatkan.

Cara Mengendalikan Biaya Logistik tanpa Mengorbankan Layanan

1. Cari Cost Driver Terbesar

Jangan menekan semua pos biaya sekaligus. Urutkan pengeluaran berdasarkan nilainya, lalu cari aktivitas yang membuat biaya terbesar tersebut naik.

Kalau freight menjadi pengeluaran terbesar, analisis rute, utilisasi kendaraan, konsolidasi, dan pola booking. Kalau inventory lebih bermasalah, fokusnya bisa bergeser ke forecasting dan replenishment.

2. Bandingkan Total Cost, Bukan Satu Tarif

Supplier atau penyedia jasa dengan rate paling rendah belum tentu memberikan total biaya terendah. Perhatikan minimum charge, handling, waktu tunggu, pickup, delivery, dan biaya lainnya.

Rate card logistik dapat digunakan sebagai acuan untuk membaca tarif beserta satuan dan ketentuannya sebelum membandingkan layanan.

3. Tingkatkan Utilisasi Kapasitas

Kendaraan yang sering berjalan dengan ruang kosong atau gudang yang terlalu besar terhadap kebutuhan aktual menurunkan utilisasi aset.

Periksa apakah pengiriman bisa dikonsolidasikan tanpa membuat lead time terlalu panjang dan apakah ruang gudang digunakan sesuai pola inventory.

4. Kelola Inventory berdasarkan Permintaan

Menekan inventory sampai serendah mungkin juga bukan tujuan yang tepat. Stok terlalu sedikit dapat menyebabkan stockout, sedangkan stok terlalu tinggi menahan modal dan ruang.

Gunakan data permintaan, lead time, dan tingkat layanan yang dibutuhkan untuk menentukan jumlah persediaan yang lebih seimbang.

5. Kurangi Pekerjaan Ulang

Kesalahan picking, label, alamat, atau dokumen menghasilkan pekerjaan tambahan tanpa menambah nilai ke pelanggan. Pantau penyebab kesalahan yang paling sering muncul lalu perbaiki proses di titik tersebut.

6. Gunakan Sistem untuk Masalah yang Memang Membutuhkan Sistem

WMS, TMS, atau software lain bisa membantu meningkatkan visibilitas dan mengurangi pekerjaan manual. Namun, software bukan pengganti proses yang jelas.

Sebelum membeli sistem baru, tentukan masalah apa yang ingin diselesaikan dan indikator apa yang akan digunakan untuk mengukur hasilnya.

7. Analisis Biaya sampai Level Pelanggan atau Rute

Dua pelanggan dengan nilai transaksi yang sama belum tentu memberi margin yang sama. Pelanggan yang memesan sedikit tetapi sering, berada jauh dari rute utama, atau memiliki tingkat retur tinggi dapat membutuhkan biaya pelayanan yang lebih besar.

Analisis seperti ini membantu bisnis mengambil keputusan tentang minimum order, jadwal pengiriman, wilayah layanan, serta struktur harga berdasarkan data, bukan rata-rata seluruh pelanggan.

Baca Juga: Menghitung Biaya Pengiriman Cargo: Faktor yang Perlu Dipertimbangkan

Checklist Audit Biaya Logistik

Kalau ingin mulai mengevaluasi biaya, gunakan pertanyaan berikut sebagai checklist awal:

• Berapa total biaya transportasi setiap bulan?
• Rute mana yang memiliki biaya per shipment tertinggi?
• Berapa persen kapasitas kendaraan dan gudang yang benar-benar digunakan?
• Berapa lama rata-rata inventory tersimpan?
• Produk apa yang paling banyak mengendap?
• Berapa biaya picking, packing, dan handling per order?
• Seberapa sering terjadi redelivery atau retur?
• Berapa biaya akibat kerusakan atau kesalahan order?
• Apakah rate card sama dengan biaya yang akhirnya ditagihkan?
• Pelanggan atau rute mana yang memiliki cost to serve paling tinggi?
• Apakah biaya naik karena volume bertambah atau karena proses makin tidak efisien?

Dari sini, pilih beberapa cost driver terbesar untuk dianalisis lebih dalam. Mengoptimalkan satu proses dengan dampak besar biasanya lebih berguna daripada menghemat sedikit di banyak pos yang sebenarnya tidak material.

Mengelola Biaya Logistik Bukan Sekadar Mencari Ongkir Termurah

Jenis biaya logistik saling berkaitan. Tarif transportasi yang lebih murah bisa menambah waktu inventory, gudang murah yang terlalu jauh bisa meningkatkan biaya distribusi, dan packaging yang ditekan terlalu jauh bisa menaikkan kerusakan serta retur.

Karena itu, tujuan pengelolaan biaya bukan membuat setiap pos serendah mungkin. Yang perlu dicari adalah kombinasi biaya, kapasitas, waktu, dan tingkat layanan yang paling masuk akal untuk operasional bisnis.

Kalau kamu ingin membandingkan pilihan pengiriman berdasarkan rute dan kebutuhan bisnis, cek layanan Forwarder.ai untuk berbagai pilihan pengiriman, rute, dan estimasi biaya kirim.

Feeling enlightened? Share this article to more people.

• Share on Facebook
• Share on LinkedIn
• Share on X
• Share on Threads
• Share on WhatsApp